談醫院檔案管理效能的提高路徑

陳子愷

摘 要：隨著科技的飛速發展，傳統的檔案管理方式已經不適合醫院檔案開發與利用。因此，醫院檔案管理人員應當借助信息時代的潮流，抓住這一發展機遇，學習和應用新的預測工具和方法，積極應對社會發展的變化和需求，將醫院檔案承載的時代使命植入“信息化”、“數字化”屬性，深入研究收集醫療信息、管理信息和利用信息的新方法、新模式，進而充分開發醫院檔案資料的價值，促進醫院檔案管理建設科學化發展，以更好地發揮醫療檔案信息的實質功能和作用。本文將圍繞提高醫院檔案管理效能的具體措施展開論述，以期為醫院檔案管理革新發展提供有益參考。

關鍵詞：醫療檔案；數字資源；信息化；檔案管理

隨著我國醫療改革日益深化，醫療檔案現代化建設已成為當前醫療衛生管理環節中的關鍵部分。加強醫院檔案管理工作不僅是實現醫院戰略發展目標的重要手段，同時也是醫院內部控制與管理完善的重要力量。從工作內容看，檔案管理行業的具體工作范圍涵蓋了對檔案文件的歸檔、整理、保管、建立全宗以及檢索服務等；從工作性質看，檔案管理工作強度較大、任務較為繁雜。隨著信息技術時代的到來，當前檔案管理工作將迎來全新的挑戰與發展機遇。下文將就這一具體路徑展開探討。

1 基于根本，充分發揮思想意識對檔案管理的能動作用

在充分認識檔案管理對于加強醫療事業發展的重要意義的前提下，必須加大對于檔案管理的工作力度，具體地說，首先加大醫院檔案工作的宣傳力度，廣泛利用各種宣傳渠道、充分發揮思想意識對于檔案工作積極性的能動作用，使更多的人意識到檔案管理對醫院管理與發展的推力。要注意的是，對于思想意識和重要性認知程度的提升，不應僅局限在醫院檔案管理人員身上，而要面向醫院上下及社會大眾，爭取管理層對檔案管理工作的重視與支持，從而獲得其工作過程中所需的軟硬件設施、檔案存放以及信息化建設所需的場地支持。其次加大資金投入力度和檔案管理隊伍的建立力度，充分解決傳統管理模式下所存在的庫房緊張、資金短缺、設備老化等問題，為完善檔案管理工作創造更多有利的環境與條件，以自覺性、科技化以及縝密性的思維來從事檔案管理工作。

2 健全制度，全面規范醫院檔案管理各步驟與各項細節

醫院檔案管理工作本身是一項極其繁瑣的過程，為了使其能夠以更加縝密、全面和深入的服務于醫院工作，使其在每一個環節當中都能發揮其應有的作用，就必須全面規范檔案管理的各個步驟的各項細節，建立全面而系統的檔案管理制度，使醫院全體職工的每一個工作細節都有據可依、有步可循。同時，能夠充分秉承我國現行檔案管理和信息保密類法律的政策內容，將醫院檔案涉及到的信息資料從內容分類、保管期限上作出明確的劃分，并設定有針對性的管理要求，形成一定的綱領性文件，從而保障醫院工作人員在檔案管理過程中，有章可循、有制可依。同時要將醫院檔案業務的相關流程包括檔案收集、錄入、編號入庫，后期的調檔、移交和分寸方面的內容進行程序化設定；并定期對醫院檔案數據進行統計和盤點，并形成文字匯報內容，及時反映檔案分類、轉移和封存等情況，嚴格遵循醫院檔案管理制度，以保持醫院各部門之間的消息流通和業務關聯，避免造成檔案信息的冗余和浪費。

3 技術開發，拓寬檔案服務領域實現多面應用管理資源

在衛生事業大發展的背景下，醫院檔案管理作為醫院的無形資產之一，于現實中的利用價值越來越高。可以說，醫院工作的方方面面都與檔案信息源密不可分。而推動檔案管理技術開發，成為醫院提高檔案管理效能最為有效的方式之一。對檔案信息資料進行電子化，有助于醫院檔案信息資源的快速傳輸、快速交流及共享，對改善醫院檔案管理現狀大有裨益。而隨著檔案載體的發展，檔案信息存儲實現了多媒體化，尤其是開發利用了聲像技術、圖文顯示技術后，檔案信息儲存朝著容量大、密度高、電子化方向前進?，F代信息技術兼具信息化、數字化、網絡化、集成化優勢，以大存儲量、快速的檢索速度、便捷的使用查找、圖文并茂的人機界面等功能，正逐漸取代傳統檔案管理模式與載體。以多媒體檢索功能為例，與普通檢索不同的是其檢索點和檢索要求有所增加，用戶可以按照自身實際需求向系統發出圖像、圖形、聲音等的檢索命令，檔案信息可以準確、便捷的被獲取和利用。由此使得醫院檔案檢索功能向智能化方向發展，在提高查全率和查準率的同時，也使檔案檢索過程更為直觀、簡便。

4 重視人才，完善培訓制度以構建立體化人才結構隊伍

檔案管理工作歸根到底是由人負責展開和進行的，因此要想確保檔案管理規范與制度得以切實執行，就必須加強對于現有檔案管理工作人員的業務培訓，提升其綜合素質，同時注意對高技術和管理人才的引入，充分構建起以高端人才為先導、以工作業務培訓為輔助的立體化、復合式的人才結構隊伍。具體來說，首先，要著重培養醫院檔案管理人員的工作熱情，端正其工作態度，只有以飽滿的工作精神投入到檔案管理工作當中，才可能將工作做好、完善，反之，消極怠工必然有礙于工作的順利展開；其次，加強對醫院檔案管理人員在服務理念、信息化建設、網絡技術運營以及法律政策方面的培訓。隨著社會的不斷發展，醫院檔案管理不再是單一性的工作內容，其與醫院其他部門、甚至社會其他行業之間均有不同程度的關聯，也正是這種聯系性的存在，促使檔案管理人員必須不斷充實、豐富，全面提升個人綜合素質，才能解決醫院檔案管理過程中可能面的各類問題，提升工作效率和服務質量；再者，加強醫院檔案管理人員的團隊建設，以團隊的氛圍來提升每一人員的工作意識與狀態，通過先進思想、作風的建設，及各類政策方針的傳輸，以穩定醫院檔案管理隊伍，保障檔案管理各項工作有條不紊、持續連貫的開展。

5 總結與建議

綜上所述，醫院檔案不僅為臨床、科研提供了依據支撐，同時促使醫院全局管理趨向更為多元化、精益化。然而，從當前醫院檔案用戶對檔案使用的實際訴求來看，單純的數據查詢抑或是文件借閱已經不能滿足其對檔案的借閱和利用需求，而是更希望藉由對相關數據的查閱，同時能夠查閱更多文本背后的特定信息。有鑒于此，醫院檔案管理工作應在注重提供傳統查找、借閱、利用等服務的同時，逐步實現向知識發掘層面的轉型。同時，立足于不斷發展的社會新形勢下，醫院檔案管理部門要不斷吸取以往各項經驗，及時做好檔案管理工作的信息收集、反饋和評價，深入挖掘服務受眾的真實需求，通過不斷的反思實現進一步的創新，切實推動醫院檔案現代化建設進程，提高醫院工作效率的同時充分發揮醫療檔案的社會價值。

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