談醫(yī)院檔案管理效能的提高路徑

陳子愷

摘 要：隨著科技的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不適合醫(yī)院檔案開(kāi)發(fā)與利用。因此，醫(yī)院檔案管理人員應(yīng)當(dāng)借助信息時(shí)代的潮流，抓住這一發(fā)展機(jī)遇，學(xué)習(xí)和應(yīng)用新的預(yù)測(cè)工具和方法，積極應(yīng)對(duì)社會(huì)發(fā)展的變化和需求，將醫(yī)院檔案承載的時(shí)代使命植入“信息化”、“數(shù)字化”屬性，深入研究收集醫(yī)療信息、管理信息和利用信息的新方法、新模式，進(jìn)而充分開(kāi)發(fā)醫(yī)院檔案資料的價(jià)值，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理建設(shè)科學(xué)化發(fā)展，以更好地發(fā)揮醫(yī)療檔案信息的實(shí)質(zhì)功能和作用。本文將圍繞提高醫(yī)院檔案管理效能的具體措施展開(kāi)論述，以期為醫(yī)院檔案管理革新發(fā)展提供有益參考。

關(guān)鍵詞：醫(yī)療檔案；數(shù)字資源；信息化；檔案管理

隨著我國(guó)醫(yī)療改革日益深化，醫(yī)療檔案現(xiàn)代化建設(shè)已成為當(dāng)前醫(yī)療衛(wèi)生管理環(huán)節(jié)中的關(guān)鍵部分。加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作不僅是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)的重要手段，同時(shí)也是醫(yī)院內(nèi)部控制與管理完善的重要力量。從工作內(nèi)容看，檔案管理行業(yè)的具體工作范圍涵蓋了對(duì)檔案文件的歸檔、整理、保管、建立全宗以及檢索服務(wù)等；從工作性質(zhì)看，檔案管理工作強(qiáng)度較大、任務(wù)較為繁雜。隨著信息技術(shù)時(shí)代的到來(lái)，當(dāng)前檔案管理工作將迎來(lái)全新的挑戰(zhàn)與發(fā)展機(jī)遇。下文將就這一具體路徑展開(kāi)探討。

1 基于根本，充分發(fā)揮思想意識(shí)對(duì)檔案管理的能動(dòng)作用

在充分認(rèn)識(shí)檔案管理對(duì)于加強(qiáng)醫(yī)療事業(yè)發(fā)展的重要意義的前提下，必須加大對(duì)于檔案管理的工作力度，具體地說(shuō)，首先加大醫(yī)院檔案工作的宣傳力度，廣泛利用各種宣傳渠道、充分發(fā)揮思想意識(shí)對(duì)于檔案工作積極性的能動(dòng)作用，使更多的人意識(shí)到檔案管理對(duì)醫(yī)院管理與發(fā)展的推力。要注意的是，對(duì)于思想意識(shí)和重要性認(rèn)知程度的提升，不應(yīng)僅局限在醫(yī)院檔案管理人員身上，而要面向醫(yī)院上下及社會(huì)大眾，爭(zhēng)取管理層對(duì)檔案管理工作的重視與支持，從而獲得其工作過(guò)程中所需的軟硬件設(shè)施、檔案存放以及信息化建設(shè)所需的場(chǎng)地支持。其次加大資金投入力度和檔案管理隊(duì)伍的建立力度，充分解決傳統(tǒng)管理模式下所存在的庫(kù)房緊張、資金短缺、設(shè)備老化等問(wèn)題，為完善檔案管理工作創(chuàng)造更多有利的環(huán)境與條件，以自覺(jué)性、科技化以及縝密性的思維來(lái)從事檔案管理工作。

2 健全制度，全面規(guī)范醫(yī)院檔案管理各步驟與各項(xiàng)細(xì)節(jié)

醫(yī)院檔案管理工作本身是一項(xiàng)極其繁瑣的過(guò)程，為了使其能夠以更加縝密、全面和深入的服務(wù)于醫(yī)院工作，使其在每一個(gè)環(huán)節(jié)當(dāng)中都能發(fā)揮其應(yīng)有的作用，就必須全面規(guī)范檔案管理的各個(gè)步驟的各項(xiàng)細(xì)節(jié)，建立全面而系統(tǒng)的檔案管理制度，使醫(yī)院全體職工的每一個(gè)工作細(xì)節(jié)都有據(jù)可依、有步可循。同時(shí)，能夠充分秉承我國(guó)現(xiàn)行檔案管理和信息保密類(lèi)法律的政策內(nèi)容，將醫(yī)院檔案涉及到的信息資料從內(nèi)容分類(lèi)、保管期限上作出明確的劃分，并設(shè)定有針對(duì)性的管理要求，形成一定的綱領(lǐng)性文件，從而保障醫(yī)院工作人員在檔案管理過(guò)程中，有章可循、有制可依。同時(shí)要將醫(yī)院檔案業(yè)務(wù)的相關(guān)流程包括檔案收集、錄入、編號(hào)入庫(kù)，后期的調(diào)檔、移交和分寸方面的內(nèi)容進(jìn)行程序化設(shè)定；并定期對(duì)醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和盤(pán)點(diǎn)，并形成文字匯報(bào)內(nèi)容，及時(shí)反映檔案分類(lèi)、轉(zhuǎn)移和封存等情況，嚴(yán)格遵循醫(yī)院檔案管理制度，以保持醫(yī)院各部門(mén)之間的消息流通和業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)，避免造成檔案信息的冗余和浪費(fèi)。

3 技術(shù)開(kāi)發(fā)，拓寬檔案服務(wù)領(lǐng)域?qū)崿F(xiàn)多面應(yīng)用管理資源

在衛(wèi)生事業(yè)大發(fā)展的背景下，醫(yī)院檔案管理作為醫(yī)院的無(wú)形資產(chǎn)之一，于現(xiàn)實(shí)中的利用價(jià)值越來(lái)越高。可以說(shuō)，醫(yī)院工作的方方面面都與檔案信息源密不可分。而推動(dòng)檔案管理技術(shù)開(kāi)發(fā)，成為醫(yī)院提高檔案管理效能最為有效的方式之一。對(duì)檔案信息資料進(jìn)行電子化，有助于醫(yī)院檔案信息資源的快速傳輸、快速交流及共享，對(duì)改善醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀大有裨益。而隨著檔案載體的發(fā)展，檔案信息存儲(chǔ)實(shí)現(xiàn)了多媒體化，尤其是開(kāi)發(fā)利用了聲像技術(shù)、圖文顯示技術(shù)后，檔案信息儲(chǔ)存朝著容量大、密度高、電子化方向前進(jìn)。現(xiàn)代信息技術(shù)兼具信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、集成化優(yōu)勢(shì)，以大存儲(chǔ)量、快速的檢索速度、便捷的使用查找、圖文并茂的人機(jī)界面等功能，正逐漸取代傳統(tǒng)檔案管理模式與載體。以多媒體檢索功能為例，與普通檢索不同的是其檢索點(diǎn)和檢索要求有所增加，用戶(hù)可以按照自身實(shí)際需求向系統(tǒng)發(fā)出圖像、圖形、聲音等的檢索命令，檔案信息可以準(zhǔn)確、便捷的被獲取和利用。由此使得醫(yī)院檔案檢索功能向智能化方向發(fā)展，在提高查全率和查準(zhǔn)率的同時(shí)，也使檔案檢索過(guò)程更為直觀(guān)、簡(jiǎn)便。

4 重視人才，完善培訓(xùn)制度以構(gòu)建立體化人才結(jié)構(gòu)隊(duì)伍

檔案管理工作歸根到底是由人負(fù)責(zé)展開(kāi)和進(jìn)行的，因此要想確保檔案管理規(guī)范與制度得以切實(shí)執(zhí)行，就必須加強(qiáng)對(duì)于現(xiàn)有檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升其綜合素質(zhì)，同時(shí)注意對(duì)高技術(shù)和管理人才的引入，充分構(gòu)建起以高端人才為先導(dǎo)、以工作業(yè)務(wù)培訓(xùn)為輔助的立體化、復(fù)合式的人才結(jié)構(gòu)隊(duì)伍。具體來(lái)說(shuō)，首先，要著重培養(yǎng)醫(yī)院檔案管理人員的工作熱情，端正其工作態(tài)度，只有以飽滿(mǎn)的工作精神投入到檔案管理工作當(dāng)中，才可能將工作做好、完善，反之，消極怠工必然有礙于工作的順利展開(kāi)；其次，加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院檔案管理人員在服務(wù)理念、信息化建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)運(yùn)營(yíng)以及法律政策方面的培訓(xùn)。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，醫(yī)院檔案管理不再是單一性的工作內(nèi)容，其與醫(yī)院其他部門(mén)、甚至社會(huì)其他行業(yè)之間均有不同程度的關(guān)聯(lián)，也正是這種聯(lián)系性的存在，促使檔案管理人員必須不斷充實(shí)、豐富，全面提升個(gè)人綜合素質(zhì)，才能解決醫(yī)院檔案管理過(guò)程中可能面的各類(lèi)問(wèn)題，提升工作效率和服務(wù)質(zhì)量；再者，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理人員的團(tuán)隊(duì)建設(shè)，以團(tuán)隊(duì)的氛圍來(lái)提升每一人員的工作意識(shí)與狀態(tài)，通過(guò)先進(jìn)思想、作風(fēng)的建設(shè)，及各類(lèi)政策方針的傳輸，以穩(wěn)定醫(yī)院檔案管理隊(duì)伍，保障檔案管理各項(xiàng)工作有條不紊、持續(xù)連貫的開(kāi)展。

5 總結(jié)與建議

綜上所述，醫(yī)院檔案不僅為臨床、科研提供了依據(jù)支撐，同時(shí)促使醫(yī)院全局管理趨向更為多元化、精益化。然而，從當(dāng)前醫(yī)院檔案用戶(hù)對(duì)檔案使用的實(shí)際訴求來(lái)看，單純的數(shù)據(jù)查詢(xún)抑或是文件借閱已經(jīng)不能滿(mǎn)足其對(duì)檔案的借閱和利用需求，而是更希望藉由對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)的查閱，同時(shí)能夠查閱更多文本背后的特定信息。有鑒于此，醫(yī)院檔案管理工作應(yīng)在注重提供傳統(tǒng)查找、借閱、利用等服務(wù)的同時(shí)，逐步實(shí)現(xiàn)向知識(shí)發(fā)掘?qū)用娴霓D(zhuǎn)型。同時(shí)，立足于不斷發(fā)展的社會(huì)新形勢(shì)下，醫(yī)院檔案管理部門(mén)要不斷吸取以往各項(xiàng)經(jīng)驗(yàn)，及時(shí)做好檔案管理工作的信息收集、反饋和評(píng)價(jià)，深入挖掘服務(wù)受眾的真實(shí)需求，通過(guò)不斷的反思實(shí)現(xiàn)進(jìn)一步的創(chuàng)新，切實(shí)推動(dòng)醫(yī)院檔案現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程，提高醫(yī)院工作效率的同時(shí)充分發(fā)揮醫(yī)療檔案的社會(huì)價(jià)值。

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