會計檔案管理問題小議

彭紅梅

摘 要：會計檔案為會計核算工作處理的專業(yè)資料，其映射出單位各項經濟業(yè)務，具體涵蓋會計憑證、賬目、報表材料、信息化應用存儲軟件等。其屬于國家檔案資料的重要內容之一，在企業(yè)、事業(yè)單位會計管理與經濟發(fā)展中發(fā)揮了核心價值作用。為此，強化會計檔案管理尤為重要，本文通過對會計檔案管理中存在的問題進行分析，以提出科學有效的應對策略，激發(fā)會計檔案優(yōu)質作用，提升企事業(yè)單位核心競爭力。

關鍵詞：會計檔案；管理；作用；存在問題；加強措施

會計檔案管理是國家檔案的重要組成部分，它是一項政策性、機密性、專業(yè)性較強的工作，會計檔案也是各單位的重要檔案，它是對一個單位經濟活動的記錄和反映。會計檔案是企事業(yè)、機關單位經濟信息的重要載體，是主要信息源。管好用好會計檔案，是使單位經營管理、有序、高效運行的有效保證。

1 會計檔案的作用

1.為國家、單位制定經濟計劃、作出經濟決策提供可靠信息

會計檔案是各單位對經濟活動進行全面、系統(tǒng)、連續(xù)、綜合地核算和監(jiān)督的產物，是經濟管理所必需的材料。國家將各單位的財務軟件生成的會計檔案所反映的各類數據加以逐級匯總，可以進一步反映和考核國民經濟各部門有關計劃和預算的執(zhí)行情況及各行業(yè)的經濟發(fā)展情況，比較準確地實行國家范圍內的綜合平衡和編制國民經濟計劃。各行業(yè)主管部門將所屬各單位的會計檔案進行系統(tǒng)利用，能夠發(fā)現過去的資金使用和投向是否合理，為作出正確經濟決策提供依據。

2.為單位的財務工作及經營管理提供決策依據

經濟工作必須按照經濟規(guī)律辦事，力求以最小的勞動耗費獲取最大的經濟效益。財務軟件中的會計檔案中所記載的各種事項和數據，均是本單位執(zhí)行國家預算或經營活動的原始記錄。通過利用會計檔案，可以分析、對比歷年來各項資金的來源和運用情況，以及財務、成本計劃執(zhí)行情況，查明獲得成績和出現失誤的原因，為各單位內部財務工作及經營管理提供決策依據。

3.為保護國家財產、監(jiān)督執(zhí)行國家財務制度、查處經濟案件提供有力證據

會計檔案，尤其會計憑證，既是登記賬簿的依據，又是記錄經濟業(yè)務、明確經濟責任的書面證明。它保留了許多歷史標記，如經濟事項中經辦人員、財會人員、單位負責人等相關人員的簽字、印章等，均為真憑實證，是揭露和查處經濟犯罪活動的有力證據。各類賬簿可以隨時反映各單位的資產的增減變化情況和實有數額，查明財產的保管和使用情況，從而有效地保護國家財產安全。通過會計檔案，還可查明各項經濟業(yè)務是否符合有關政策、制度的規(guī)定，有無鋪張浪費和損害社會財產的行為，從而嚴肅財經紀律，防止違法亂紀現象的發(fā)生。

2 現階段會計檔案管理存在的問題和不足

1.相關人員對會計檔案管理重視不夠

會計檔案管理相關人員指的是單位領導和財務人員，現階段領導比較注重經濟效益、社會效益，對會計檔案管理比較忽略。財務人員存在重視會計核算、收支管理和項目實施，相對忽視文件材料的收集、整理和歸檔工作，甚至認為會計檔案管理費時費力，根本不把財務資料的整理、歸檔工作列入議事日程，造成會計人員對會計業(yè)務非常熟練，但是對會計檔案規(guī)范化整理的要求知之甚少。沒有設專人負責管理會計檔案，有的單位甚至由出納兼管會計檔案，不符合《會計基礎工作規(guī)范》要求和《會計檔案管理辦法》的規(guī)定。

2.會計檔案管理制度不健全

我國1999年1月1日實施的《會計檔案管理辦法》第四條明文規(guī)定：各單位必須加強對會計檔案管理工作的領導，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密。實際情況是小的企事業(yè)單位、私營企業(yè)沒有聯(lián)系實際建立簡單易行的會計檔案管理制度；有些企事業(yè)單位雖然訂了一些會計檔案管理制度，也僅作為應付各種財務檢查的擺設，檢查一過便束之高閣形同虛設。

3.會計檔案管理的硬件設施設備不完善

現階段單位的財務部門的安保普遍得到了加強，財務部門防盜門窗、保險柜都比較到位。會計檔案保管的硬件設施卻很不完善，會計檔案用木箱或紙箱隨便放在財務室內的地上文件柜頂上，專門的檔案室很少。有的單位雖有專門的檔案室，但安全意識不強，沒有安裝防盜門窗，缺少防損毀的必要設施設備等。

4.會計檔案保管期限和銷毀不規(guī)范

盡管《會計檔案管理辦法》第八、第九條規(guī)定了會計檔案保管期限，第十、第十一條規(guī)定了會計檔案進行銷毀的程序和特殊情況處理。但是，由于思想上缺少足夠的重視，客觀上缺少專人會計檔案管理，很多單位會計檔案都存在著超期保管的問題（永久保存的除外）。這個問題表面上看沒有大礙，實際上造成有限的保管設施資源浪費，不利于新會計檔案的保管利用。

3 強化會計檔案管理科學策略

1.優(yōu)化會計檔案管理工作體制，完善裝訂立卷

為完善會計檔案管理，各企事業(yè)單位財務機構人員，應正視會計檔案管理工作重要性，依據財政部門以及檔案管理機構相關精神，就實際發(fā)展狀況，編制管理會計檔案工作機制。應就檔案的歸檔管理、立卷、查借歸還、管理期限、銷毀以及資料移交等制度進行細化明確，令其有據可依，逐步邁上科學管控的軌道。檔案資料的立卷裝訂為管理工作的起步階段，可為后續(xù)的優(yōu)化管理夯實基礎。為此，工作人員應提升責任感，依據會計檔案管理規(guī)定，將會計憑證按冊裝訂。應認真細致的核查原始會計憑證在裝訂粘貼過程中是否牢固，內容是否完整，每冊厚度是否相同，應確保裝訂的完整、結實，同時體現一定的美觀性。

2.規(guī)范會計檔案資料查借手續(xù)，做好移交管理

規(guī)范的會計檔案管理可預防信息資料的不良丟失，因此企事業(yè)單位財務機構應創(chuàng)建細致全面的查借手續(xù)。內部會計人員可進行直接的借閱。而他類部門員工與外單位員工在借閱時應履行詳細登記手續(xù)，填寫姓名、借閱的檔案信息以及時間，并簽字確認。在還回會計檔案之時，工作人員則應細致的檢驗，確認是否完好無損，有否存在涂改以及破壞資料的現象，預防會計檔案查借過程中的缺損、不完整、丟失以及泄露現象。財務部門應依據會計檔案管理規(guī)定，定期移交應予以歸檔的會計資料到管理檔案機構，不應隨意進行封閉的保管。同時檔案部門應定期進行會計檔案資料的點收，履行工作職責，做好交接手續(xù)的辦理。

3.科學開展會計檔案的綜合鑒定以及銷毀工作

做好會計檔案的綜合鑒定與銷毀工作尤為重要，應依據規(guī)范原則標準，對超期檔案信息進行再次評估，分析其應用價值。將不具保存效用的會計檔案全面剔除銷毀。實踐工作中應體現良好的科學性，檔案管理機構應出具鑒定意見，并聯(lián)合單位會計部門構建鑒定小組，進行全面細致的評估。資料需要銷毀時，應撰寫銷毀報告，填寫審批表格，報告之中應涵蓋鑒定評估檔案信息的具體時間，資料銷毀的總量以及簡要的內容信息等，而后經手人以及負責銷毀人員應履行必要的簽字蓋章手續(xù)。當銷毀報告通過審批后便可實施具體的銷毀，同時檔案以及財務部門應委派工作人員進行現場監(jiān)督，確保安全、順利、高效的操作。

4 結語

會計檔案管理是財務管理的重要環(huán)節(jié)，加強會計檔案管理可以促進財務管理水平的提高。通過加強會計檔案整理、保管和查閱等工作，能夠為生產經營、社會管理、經濟體制改革提供更加優(yōu)質的服務，促進經濟發(fā)展和社會文明進步。

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