基于無線網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的會議電子閱文系統(tǒng)研究與設(shè)計

高強

【摘要】 會議電子閱文系統(tǒng)依托無線網(wǎng)絡(luò)及移動通信等先進技術(shù)，實現(xiàn)電子化文件的分發(fā)、更新、瀏覽、批閱、審議等功能。本文從系統(tǒng)功能設(shè)計層面就會議電子閱文系統(tǒng)進行深入研究和闡述。

【關(guān)鍵詞】 計算機 無線網(wǎng)絡(luò) 會議 電子閱文

計算機技術(shù)飛速發(fā)展的今天，越來越多的傳統(tǒng)生產(chǎn)生活方式被改變著，多年前被認為是“概念”的方式在信息化時代的大潮下逐步成為現(xiàn)實。會議電子閱文系統(tǒng)作為一種新型技術(shù)，依托無線網(wǎng)絡(luò)及移動通信等先進技術(shù)，實現(xiàn)電子化文件的分發(fā)、更新、瀏覽、批閱、審議等功能，從而節(jié)約紙張資源開銷以及相關(guān)聯(lián)的印刷、裝訂、分發(fā)等環(huán)節(jié)的人力物力及時間開銷，會議文件和參閱材料得到及時推送的同時，降低了工作人員的工作強度，提高了工作效率。本文從系統(tǒng)功能設(shè)計層面就會議電子閱文系統(tǒng)進行深入研究和闡述。

一、會議電子閱文系統(tǒng)的基本要求

會議之前，通過網(wǎng)絡(luò)將電子版的會議文件材料推送給與會人員提前審閱，會議期間發(fā)送會議文件供與會人員瀏覽閱讀、在線批注、意見建議在線提交。系統(tǒng)同時支持通信運營商4G網(wǎng)絡(luò)和會議場所WLAN網(wǎng)絡(luò)。當出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)無法覆蓋時，通過數(shù)據(jù)緩存和同步更新技術(shù)，暫時將信息儲存于移動終端設(shè)備上，待重新連接上網(wǎng)絡(luò)時，可自動或輔助手動完成數(shù)據(jù)同步及斷點續(xù)傳。

無線網(wǎng)絡(luò)中的數(shù)據(jù)傳輸要保證數(shù)據(jù)的完整性，文件操作的不可抵賴性，保障數(shù)據(jù)傳輸過程中的安全性，利用先進的加密技術(shù)、用戶驗證、存取控制等安全機制，使用戶只能看到和自己有關(guān)的文件。若終端設(shè)備意外丟失，安裝和保存在終端設(shè)備上的系統(tǒng)軟件、相關(guān)文件等數(shù)據(jù)可接收遠程控制進行徹底銷毀。

二、會議電子閱文系統(tǒng)的功能設(shè)計

會議電子閱文系統(tǒng)從功能上應(yīng)至少包括會議基礎(chǔ)信息管理、與會人員管理、會議文件管理、終端軟件管理、文檔安全管理五大部分。下面就各模塊功能進行詳細設(shè)計和闡述。

2.1會議基礎(chǔ)信息管理

會議基礎(chǔ)信息管理為會議電子閱文系統(tǒng)的各項應(yīng)用功能提供基礎(chǔ)支撐，并對會議的基礎(chǔ)信息進行結(jié)構(gòu)化管理。

1.會議基本信息管理。對會議類型進行設(shè)置和管理，可以自定義會議類型。對不同會議類型下的具體會議信息進行管理，包括會議標題、時間、地點等，支持會議的樹狀層級結(jié)構(gòu)管理。

2. 會議分組信息管理。對會議的分組信息進行管理，分組信息包括所屬會議、分組編號、分組名稱、分組會議地點等。與會人員的分組信息在與會人員管理中設(shè)定。

3. 會議日程與議程管理。各類會議日程議程安排，議程必須屬于且唯一屬于某一項日程，一項日程中可包含多項議程。

2.2與會人員管理

按與會人員的不同身份來定義不同角色，不同角色又對應(yīng)不同的操作權(quán)限。例如，可將用戶劃分為參會人員、列席人員、會務(wù)服務(wù)人員等，根據(jù)不同的身份來定義用戶角色及操作權(quán)限。系統(tǒng)可支持默認為上次會議與會人員，支持與會人員增減及微調(diào)。建立與會人員名單總表，增減與會人員時可從與會人員總表中挑選。支持人員復用功能，即對于同類會議，能直接復用上次會議的參會人員作為本次會議的參會人員。對于出席前后兩次會議人員差異部分，支持通過手工增減微調(diào)。與會人員請假、臨時變動等情況應(yīng)反映到系統(tǒng)中。系統(tǒng)支持與會人員信息批量導入功能。數(shù)據(jù)覆蓋前需提示。

2.3會議文件管理

會議文件必須與會議議程、會議日程、會議地點、與會人員等進行對應(yīng)和關(guān)聯(lián)。會議文件管理的核心是建立一套文件操作機制，包括文件的制作、分發(fā)、下載、閱讀、批注、歸檔等；支持文件打包批量導入；支持文件批量刪除；支持議題拖拽排序；支持根據(jù)議題進行文件關(guān)聯(lián)。對不同時期形成的每一個會議文件都應(yīng)以不同的版本進行歸檔，并詳細記錄版本號、歸檔時間、歸檔人等信息，系統(tǒng)管理者或其他用戶可以隨時調(diào)閱，方便進行文件歷史的回溯。

2.4終端軟件管理

為了方便會議與會人員使用電子閱文系統(tǒng)，需開發(fā)與本系統(tǒng)配套的終端軟件，通過簡潔的操作界面、良好的人機接口、方便的操作方式為與會人員審閱文件、提出審議意見提供便利，最大限度的發(fā)揮系統(tǒng)效益，提升會議質(zhì)量和效率。會議終端軟件主要功能如下：

1.會議文件展示

支持按照本次會議或歷史會議等不同分類展示；支持類似文件夾式的展示方式；支持會議文件綁定會議議程和日程功能；支持參閱材料關(guān)聯(lián)會議文件功能。

2.文件閱讀和批注

文件閱讀和批注是電子閱文系統(tǒng)的基本功能，也是與會人員使用頻率最高的功能，直接關(guān)系到與會人員閱讀文件的效率，需盡可能接近紙質(zhì)文件的瀏覽方式供與會人員閱讀和批注，基本功能如下：

（1）支持翻頁、頁面定位、關(guān)鍵字查詢、頁面無級縮放、手寫圈畫、文字高亮顯示、下劃線、刪除線等功能。顯示的會議文件內(nèi)容可以類似紙質(zhì)的流暢翻頁、拖拉、快速定位。（2）支持在文件上手寫批注和文字批注功能，實時記錄并保存批注內(nèi)容（包括手寫圈畫、文字等）、批注人、批注時間、修改記錄等一切操作信息。支持同一頁文件中的不同批注可有選擇性地去除，同時不影響本頁文件中其他批注。可以控制顯示或者隱藏批注。（3）支持書簽添加和管理功能。用戶可以對某頁文件插入書簽，并對書簽進行管理，如在書簽上手寫輸入文字。當文件以縮略圖的形式展示時，需向用戶顯示哪些頁面被插入了書簽。點擊被插入的書簽圖標時，可以顯示書簽上用戶書寫的文字。（4）支持全文縮略圖顯示。盡可能將全文展示于整個終端設(shè)備屏幕，并對縮略后的文件文字具備一定的辨識度，方便查找。（5）支持文字的選擇、復制功能。被選擇的文字經(jīng)復制后可粘貼至備忘錄或其他新建文件中，方便用戶編輯。（6）與會人員能快捷地實現(xiàn)文件閱讀和其他應(yīng)用功能的切換。

3.會議文件同步瀏覽

實現(xiàn)所有與會人員和會議主講人同步閱讀會議文件的功能，如文件翻頁、頁面滾動等。此功能是非強制性的功能，用戶可自由選擇隨時退出同步瀏覽并使用系統(tǒng)中的其他功能。允許為某一特定工作人員設(shè)定權(quán)限，授權(quán)其從另一臺終端上實現(xiàn)主講人的文件同步瀏覽功能。

4.會議文件自動更新

用戶都可以通過WLAN或4G網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)會議文件的自動更新，在客戶端程序運行的情況下，系統(tǒng)就會識別并啟動更新工作，將最新版本的會議文件自動下載存儲到會議終端設(shè)備并提示用戶。保證用戶在不同網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下都能夠快捷、安全、完整地獲取會議文件。

5.會務(wù)信息推送及回執(zhí)

可以定時或即時推送會務(wù)信息，終端設(shè)備可以接收推送的會務(wù)通知，通過會議終端處理參會信息，提交會議回執(zhí)或執(zhí)行相關(guān)回復操作。

6.全文檢索

實現(xiàn)會議文件的全文檢索功能。支持結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的混合檢索，可以在每次檢索前靈活定義檢索的范圍，支持中文的各種編碼。支持按字索引、按詞索引、按關(guān)鍵句索引。

2.5文檔安全管理

由于會議文件必須在限定的時間內(nèi)給限定的人群閱讀，具有較高的敏感性和實效性，為防止會議文件被非法獲取和篡改，必須應(yīng)用專業(yè)的文檔安全系統(tǒng)對會議文件加以管理。會議文件自進入會議電子閱文系統(tǒng)就受到電子文檔安全管理系統(tǒng)的保護。系統(tǒng)提供保護的功能包括對會議文件進行加密保護，根據(jù)保護策略對特定用戶群或用戶賦予不同的訪問權(quán)限，具有靈活可調(diào)的授權(quán)審批機制，可按部門、用戶組、用戶等有針對性地實現(xiàn)多種授權(quán)策略。系統(tǒng)對于文檔的下載、閱讀、修改、批注、刪除、移動等各類操作都能進行詳細的日志記錄，并提供高效、靈活多樣的查詢功能。

會議電子閱文系統(tǒng)具有資源節(jié)約性、瀏覽便捷性、查詢快速性、安全可靠性等諸多特性，相信在不久的將來，會議電子閱文系統(tǒng)必將逐步取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件閱覽方式成為機關(guān)企事業(yè)單位會議的必備系統(tǒng)。