制度關不掉一盞燈

劉承元

一家公司有一個開放式的大辦公室，有兩百人在一起辦公。由于管理不到位，辦公室經常發生燈、空調徹夜未關的現象。

為此，行政部想了許多辦法。他們起初想到貼上一張“人走燈滅”的溫馨提示，效果不佳；后來，又發出言辭懇切的通知，要求大家務必注意，效果也不好；最后，干脆出臺相關處罰措施，抓到犯錯之人罰款100元。看得出來，因為每每采取措施之后效果總是不盡如人意，管理者會在制度建設上不斷加大力度。結果是，制度加碼，管理復雜，效果不好，員工抵觸。

類似的問題也發生在酒店。客人離開客房之后，電視和電燈都開著，酒店想出一個兩全其美的辦法來：房間鑰匙（IC卡）既可以開門，也可以插卡取電。客人離開的時候取走鑰匙，電源立即被切斷。酒店的這個聯動方法，屬于機制的范疇，是防呆機制的一種（傻瓜都能做對）。它源于智慧，優于制度，管理簡單，效果良好。

針對同一個問題，有一家公司的員工想出另一個辦法：他們在辦公室大門的門楣上方，懸掛一幅卡通畫，只要一鎖門，卡通畫就會掉下來，上書：“你關燈了嗎？”這個聯動方法，也屬于機制的范疇，是糾錯機制的一種。從以上故事中，我們懂得了一個道理：制度固然重要，但機制比制度更重要、更可靠，它會對管理對象產生更大的約束力。

在一家企業，為了防止員工在裝配機器過程中漏裝螺絲，他們提出這樣幾種機制：第一種，在復數個螺絲盒上安裝感應器和蜂鳴器，只要作業者未按規定順序從螺絲盒中拿取螺絲，蜂鳴器就會報警。第二種，設計了一只有復數個手指的機械手，自動吸起規定數目的螺絲，操作者只要把機械手上的螺絲裝完就行。第三種，事先把每臺機器所用的螺絲分別配送在不同工位上，各個工位的作業者只要把配好的螺絲裝完即可。以上三種機制的約束力不同，但是都能不同程度地減少員工犯錯的機會。相比之下，如果有人試圖以諸如“每漏裝一顆螺絲罰款100元”這樣的制度來解決問題，就十分可笑了。

在一家生產復印機的工廠里，復印機側面需要安裝一個散熱排風扇，這個風扇一旦裝反，就會導致機器過熱損壞。但由于是流水線作業，作業者長時間重復勞動，一不留神就可能出錯。后來，主管要求作業者增加檢查環節，即裝完后用手試一下風向。即便如此，也還有裝反的可能。為了解決這個難題，最徹底的辦法是修改排風扇結構，使得排風扇反向無法安裝。但這需要投入一筆不小的資金。后來，作業者開動腦筋，想出一個辦法，即在排風扇旁邊裝一個風筒，風筒的另一端裝上一紙質風車，如果裝配正確，排風扇就會正常排風，風車就會不停旋轉。如果發現風車不轉，就要及時進行檢查。

總結以上事例，我們發現，借助于制度的管理通常都是事后實現的。這樣的管理不僅效果不佳，而且失敗成本和管理成本高。而善用機制的管理，通常都是事前實現的，防患于未然，不僅管理效果好，而且管理簡單、高效和人性化。