淺談我國人事檔案管理改革中若干問題

劉曉穎

摘 要：人事檔案是一個人成長經歷以及學習和工作表現的記錄，反映了一個人的品質、素養與能力。它為單位挑選干部，選賢任能提供了重要的依據。故，人事檔案對企業或是個人來講都是非常重要的。然而隨著我國經濟體制改革和人事管理制度改革的不斷深入，人事檔案的管理工作卻暴露出來越來越多的問題。為了解決這些問題，適應現代化市場經濟的發展需要，人事檔案管理的改革問題不容小視。本文將圍繞人事檔案管理改革中存在的幾個問題進行研究和討論。

關鍵詞：檔案管理；專業性；規范化；信息化

中圖分類號： G271 文獻標識碼： A 文章編號： 1673-1069（2016）25-28-2

0 引言

人事檔案管理工作富有機密性、政策性以及較強專業性，其重要性顯而易見。對流動的工作者來說，他們可以憑借自己的人身檔案請求檔案管理部門辦理身份認定和社會保險，可以請求所在單位為自己代辦申報職稱等。另外退休年齡的確定，五險一金的繳納以及工資的調整都是以人身檔案做主要依據的。由此來看，人事檔案具有很重要的作用。然而現實中很多管理部門都沒有清楚認識到這一點，隨著市場經濟改革的不斷深入，人事檔案管理中的多重問題愈加凸顯。接下來，我將針對我國人事檔案改革中現存的幾個問題，從以下幾點粗談一下個人看法。

1 人事檔案管理體制缺乏規范化

1.1 缺少健全的收集歸檔工作制度

大部分人事檔案管理部門沒有健全的收集歸檔工作制度，且存在有制度卻不嚴格執行的現象。小部分管檔部門對部門下發的《干部人事檔案材料收集歸檔規定》只原形照搬而不建立符合自身部門的實施細則，且不及時進行收集歸檔工作。

1.2 收集的材料內容不規范，存在空洞和套話連篇的現象

收集的材料內容不規范，存在空洞和套話連篇的現象。在《干部人事檔案材料收集歸檔規定》中，雖然有關于收集歸檔范圍的相關規定，但是目前一個人的檔案材料仍不能全面反應他的真實情況。此外，一些歸檔的材料還存在應付了事的嫌疑，材料內容千篇一律，空話、套話連篇。

1.3 人事檔案管理人員專業性差

人事檔案管理人員專業性差，有些地方甚至將人事檔案交由五花八門的管理部門代管。由此很多檔案管理人員是沒有經過任何專業檔案知識培訓的，他們的檔案業務能力非常低下，自然無法理解檔案的至關重要性，更不了解管檔要求以及檔案材料的管理詳情，從而大大降低了檔案管理效率。此外，非專業人士在調閱檔案的時候，總是運用原始的手工操作的方式反復調用檔案原件，使得檔案紙張泛黃變脆，字跡也逐漸褪色，大大影響了檔案的完整性。

2 有些人事檔案管理部門的硬件設施太落后，檔案管理技術明顯不足

2.1 企業單位對人事檔案管理不重視

目前尚有很多企業單位并沒有意識到人事檔案管理的重要性，他們寧愿把其他部門工作完善的無可挑剔，也不愿在檔案室的硬件設備的添置上多花一分錢。從而造成大多檔案室設備極其簡陋不堪。更有甚者直接取締了檔案室的存在，將人事檔案寄存在其他部門，最終導致檔案材料出現遺失、霉變、蛀蟲等現象。

2.2 檔案管理技術落后

很多地方企業的檔案管理技術還是以傳統的手工操作為主，因設備和技術都比較落后，在檔案的收集或調閱上必將耗費掉很多的時間和精力，尤其在流動性工作人員群體的人事檔案問題的處理上，傳統的檔案管理技術遠遠不能滿足現實需求，不能保證管理檔案的完整性、準確性以及美觀度。除此之外，大部分人事檔案的案卷質量也較低，尚不能達到“歸檔齊全完整、鑒別認真、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊”的標準，大大喪失了人事檔案管理的真正意義。

3 人事檔案材料信息的收集力度太小，實時更新能力太低

3.1 檔案材料信息的收集力度小

檔案材料的收集力度比較小，從而導致了現在很大一部分的人事檔案材料只能提供一些淺顯易見的人員的基本情況。比如說入團入黨情況、獲獎情況以及工資調整之類的信息。更糟糕的是，這些信息中還存在被篡改，制造虛假成分的可能。這也是我國人事檔案管理改革過程中面臨的最嚴重的問題之一。

3.2 人事檔案材料的更新不及時

因我國尚未廣泛進行人事檔案的信息化建設，從而無法做到檔案材料的實時更新，進而大大降低了企業單位的人事反饋機制。另外，與國外相比，我國在這方面的投入也少很多，人事檔案管理效率方面也落后很多，因此加強我國人事檔案的信息化建設是非常有必要的。

綜上所述指出了我國人事檔案管理改革中面臨的主要問題，除此之外，我國在人事檔案的所有權的劃分上還比較模糊，以及社會上出現的“棄檔”現象的發生也表明我國的人事檔案管理的改革所面臨的挑戰是不容樂觀的。中國歷來講究“對癥下藥”，接下來本文將針對以上問題進行粗淺分析并提出以下解決方法，總結如下：

第一，要及時強化現代化人事檔案的管理理念，加強對人事檔案管理工作的重視度。當前，在人事檔案的管理工作中存在的這些問題都源于一點，即領導沒有充分認識到人事檔案管理工作的重要性。為了大力促進我國人事檔案管理改革工作的正常進行，所做的首要工作既是要轉變檔案管理的傳統觀念，強化現代化人事管理的理念，要將人事檔案管理服務大眾的功能擺在明顯位置，同時更要將建立相對完善的社會誠信體系作為目標，強化人事檔案信用的管理功能。

第二，要完善現代化人事檔案的管理體制，健全人事檔案的管理制度。

①在收集、歸檔、整理、借閱、利用等方面都建立起統一而規范化的制度，能為提高檔案的管理效率提供條件基礎。比如說在收集方式上可以鼓勵各部門主動送交其部門內部人員的檔案材料，而非依靠檔案管理部門主動索要的方式，而收集內容上要保證真實可靠性，杜絕空話套話。需要注意的是在建立管理的規范化制度的時候，要做到簡潔明了，并且使其實用性和可操作性強。由此，這些制度在可以規范日常檔案管理的工作，失誤率也會相對減少。需要注意的是，同時還需要制定出輔助性質的獎懲制度，用來獎勵檔案管理工作中嚴格遵守規范的人士，并對違規操作的檔案管理員進行懲罰。如此，在單位的管理制度之中能做到獎懲分明，就能夠在一定程度上促進檔案管理的改革工作順利進行。

②規范檔案員的整體素質。做到不雇傭非專業性人事進行檔案的管理工作，杜絕將企業的人事檔案材料交由其他部門進行代管現象的出現。

③考慮到檔案管理工作涉及的內容很多，比如：企業的人力資源管理以及企業的運行機制等等，如果沒有一個統一而完善的管理制度，那么企業中的各種管理便會缺乏很大的權威以及規范性。故，要積極順應檔案管理改革的大潮流，就要擁有一個完善的人事檔案管理體制，有一個健全的人事檔案管理制度。如此，才能保證企業人事檔案管理的透明度，才能加強企業各部門的協調與合作，從而更有效促進企業的良性循環。

第三，加強建設檔案管理的硬件設施并提高檔案管理技術。

要加大我國人事檔案室硬件設備建設的投入，為檔案的存放提供整潔干燥且環境良好的環境。同時還應當為檔案管理員建立一個不定時的專業培訓體系，針對不同的檔案管理崗位，有不同的培訓方法。培訓內容中都包括檔案管理的所有專業理論知識，當然還包括其他的科目進行交叉學習。例如信息技術以及管理學的知識培訓，從而力爭提高所有檔案管理人員的管理技術。

第四，加快廣泛建立電子數字化的人事檔案信息系統的腳步，提高人事檔案的管理水平

現如今，信息化的時代要求人們必須建立電子化的人事檔案，加大現代化管理進程中的軟、硬件的投入力度，加快檔案資源的信息化，只有這樣才可實現現代化檔案的保護，才能真正順應現代化社會改革的潮流。

綜上可知，只有在領導們高度重視人事檔案管理改革的前提下，建立一套完善的人事檔案管理體制和制度，并加強人事檔案室的硬件設施建設以及擁有一支規范化且專業性強的檔案員隊伍，并大力支持電子化信息檔案材料的創設和普及，那么我國人事檔案管理改革便能如魚得水，順利進行。

參 考 文 獻

[1] 高麗紅，張鐵錚.檔案管理信息化建設思考[J].合作經濟與科技，2009（15）.

[2] 萬素美.加強檔案管理信息化建設[J].科技資訊，2009（25）.