淺談檔案管理工作標準化建設

文緹瑩

【摘要】檔案管理工作在近幾年中已經逐漸的受到重視，并且在科技進步的影響下，向數值化和信息化的方向建設，提高了檔案管理工作的服務水平，為企業經濟的長久建設穩固了基礎。文章中針對目前存在的管理現狀，提出了標準化檔案管理工作的建設意見。希望在快速發展的經濟環境中，能夠促進單位的整體管理水平，間接的提高企業的經濟效益。

【關鍵詞】檔案管理；標準化；意義；問題及措施

信息化、辦公自動化技術的迅猛發展，使各行各業的生產和管理模式發生了巨大改變。傳統的檔案管理工作也面臨著挑戰，陳舊的檔案管理機制落后于時代發展，不利于單位管理工作效率的提高。因此，要對檔案進行標準化管理，提高檔案管理的綜合水平，全程記錄新時期基層單位建設發展的風貌和功績，更好的促進單位的各項工作的進展。

一、實施檔案管理標準化的意義

檔案是黨和國家的寶貴財富，做好檔案保管工作，防止檔案的損毀，延長檔案的使用壽命，維護檔案的完整與安全，是檔案管理的工作重點。做好檔案管理標準化，不但有利于檔案的科學管理，更是實現檔案工作現代化的重要環節。無數事實證明，標準化透于檔案管理現代化的進程之中，標準化工作是實現檔案管理現代化的前提和基礎，沒有標準化就無法實現檔案管理的現代化。當然標準永遠不可能是一成不變的，它必然要在一種動態的管理中，定期得到修改，以滿足實踐的需要。而標準實施的結果，必將推動各項業務工作的規范化，同時造就了一批復合型人才，為實現檔案管理現代化奠定堅實的基礎。

二、檔案管理標準化存在的問題

1、傳統的檔案管理方式的影響仍然存在，檔案管理標準化缺乏統一操作性。檔案管理標準化本身的標準并不統一，缺乏規范、系統的制度和機制。因此，各個單位或者參考其他部門的管理制度，或者在網上下載、復制，各不一致，又不符合本單位自身實際，導致基層檔案管理標準化實施難度大，有的流于形式。

2、一些部門為了應付上級部門的考核或者評比而弄虛作假，在自我評價上努力夸大成績，隱瞞問題，使上級的調研和改進都缺乏真實性和針對性。有的單位檔案關了只是關注考核和評比涉及的內容，不認真關注檔案管理工作本身的意義和效率。

3、許多單位的領導管理理念沒有與時俱進，不重視檔案管理標準化專業人才的培養，許多基層單位的檔案管理人員，不具備檔案標準化管理的素質和水平，缺乏數字化、現代化的管理知識和能力，導致檔案管理標準化的實效性不強。

三、檔案管理標準化問題的解決措施

1、完善檔案工作管理機制

在檔案管理工作標準化機制的完善中，不應對既有的機制內容完全效仿，在不同的工作內容和工作環境中具有較多的不同，但是在根本核心上卻具有同樣的目的性，就是促進企業的穩定建設，實現企業經濟效益的增長。在實際的工作安排中，應加強對先進企業的檔案管理基礎工作的調研有分析，根據企業自身的實際情況構建標準化的管理體系，鞏固人力資源的檔案管理基礎，促進在管理工作中能夠創新建設，促進服務型檔案管理工作的轉變，并向更加全面的管理方向發展。在一些特殊問題和常見問題的處理中，要以針對性和指導性為中心，利用法律法規的制約標準化管理體系，在制度上要針對操作人員的意識與行動進行規范與制約，進行責任制的劃分，并要求工作內容和績效評定有章可循，在科學化和完善化的管理體系與制度的建設中加強檔案管理工作。

2、提高人力資源的專業素質

在傳統的檔案管理工作中，管理人員只是針對紙質類文件進行整理、擺放和查閱等，沒有真正的發揮出檔案管理資料在企業發展中的重要職能，并且由于企業領導的不重視，在此方面的人員要求上一直不高，那么人力資源的專業素質也就有限。但是在現代化的經濟建設中，經濟多元化和國際化的發展方向要求企業必須建立健全的管理體系，其中在檔案管理工作中就要求服務型的轉變，并提高管理能高效，為企業各部門和各項經濟建設提供出真實客觀的檔案資料，為企業能夠做出正確的決策鞏固基礎。特別是在信息化建設不斷進步的今天，在促進檔案管理標準化建設的同時必須要進行信息化構建，積極的利用信息科技推動檔案管理工作的高效率實施。那么在人力資源的培訓中就要嚴格要求專業素質的提高，以適應不斷變化的科技與市場環境。

3、抓住檔案管理標準化的工作重點——財務檔案管理

在現代財務管理體制改革背景下，財務檔案的管理標準化成為了影響財務管理效果、影響基層單位經濟活動的重要內容。而且，作為檔案管理的核心，財務檔案管理工作對單位檔案、固定資產檔案、經營檔案都有著重要的影響。針對財務檔案管理的核心地位，現代檔案管理標準化實施中應以財務檔案標準化為中心，通過管理制度的完善、相關人員素養的培養、檔案管理標準化的執行等工作確保現代檔案管理標準化目標的實現。通過財務檔案管理標準化實施中的帶頭作用，促進其他檔案內容標準化的實施。

4、進入數字化檔案管理模式

數字化技術是借助計算機，將復雜的工作程序通過數字等形式進行簡單化的管理，進而提高了工作的準確度與高效率。在既有紙質類文件的規范管理后，需要對檔案信息進行數字化管理體系建設，例如在書籍的查閱中，可以事先利用條形碼對書籍進行歸檔處理，那么在查閱使用中就可以通過數字化技術的應用，迅速的找出所需要的某一類檔案，或者具體的檔案信息資料。在管理制度和標準化執行行為中也可以進行數字化的構建。以標準化執行為基礎、以數字化檔案優勢為輔助，促進現代檔案管理能力的提升。強化執行監督管理，促進檔案管理標準化的實施。

5、加強對檔案管理標準化的監督檢查

檔案管理標準化實施是個動態的過程，檔案隨著單位的建設進程和人員的流動情況不斷的更新和補充，檔案管理的機制和模式需要檔案管理人員具體落實和操作。而檔案管理標準化的效果和水平究竟如何，是否真正的擺脫了傳統落后的模式，是否真正的推動了基層單位的現代化管理及建設的進步，需要科學的考核，同時也離不開有力的監督和檢查。有的部門和單位雖然建立了合理、完善的檔案管理標準化機制，卻因為管理人員執行、實施不善，從而引發了許多檔案管理問題及漏洞。對此，我們建議有關領導要一方面定期檢查和監督檔案管理情況，發現問題及時糾正，避免發生更嚴重的后果；另一方面，實行獎懲分明的科學考核制度，督促管理人員認真負責，嚴格管理，將農村檔案管理標準化向縱深推進。

四、結語

總而言之，檔案管理標準化是實現管理現代化的重要環節，對基層單位的經營和發展具有重要的推動作用。我們的單位領導和檔案管理人員，要努力健全檔案管理體制，不斷提高檔案管理的現代化水平，學習科學的檔案管理經驗，有效的對檔案標準化管理、執行情況進行監督，推進整個單位的現代化進程，從而推進中國特色社會主義建設更好的前進。

【參考文獻】

[1] 邢學英. 論述檔案管理標準化存在的問題[J]. 科學與財富， 2015（05）.

[2] 方小妹. 淺談如何使檔案管理工作更規范化、標準化[J]. 黑龍江史志， 2014（14）.