提高辦公室檔案管理工作效率的思考

楊修凌

【摘要】辦公室檔案管理是辦公室工作的重要組成部分，科技信息的蓬勃發展，傳統的檔案管理方式無法適應時代的發展，同時對檔案的整理及保管都提出了更高的要求。本文筆者根據辦公室檔案管理過程中出現的問題，提出了幾點提高工作效率的措施，只有運用先進的科學技術提高辦公室管理的效率才能進一步促進事業單位的長久順利發展。

【關鍵詞】辦公室檔案管理；工作效率；問題；措施

如今，網絡信息化作為時代的特征，辦公室檔案管理被廣泛應用，所以只有提高辦公室管理水平和工作效率才能順應現代化社會的進步，才能充分發揮電子信息化管理的優越條件。各個事業單位應該抓緊機遇調整管理策略，提高創新管理水平，優化檔案管理模式。

一、提高辦公室檔案管理工作效率的重要性

辦公室檔案管理主要的目的就是為事業單位的檢索查詢提供服務，保持檔案的完整性才是它的最大價值。信息時代促進了電子檔案的興起，對人們的生活工作都帶來了方便。提高檔案尤其是電子檔案的管理水平勢在必行。辦公室檔案的內容及重要性都有很大的差別，特別是其中的秘密文件，尤其關系到事業單位的健康發展。即使是重要性較低的檔案，檔案管理的工作人員也應該提高安全意識，避免資料的丟失以備隨時檢索查驗。例如，人事部門的人事檔案關系著每個工作人員的個人身份證明及每個人的發展情況，不容忽視。妥善管理好個人檔案，可以方便辦理各項手續，節省時間。不同辦公室部門相關的檔案資料也是領導決策的依據，屬于指令性文件，為部門工作提供思路和方法。把檔案管理與網絡信息技術相結合，通過高級或者是模糊檢索可以方便查找員工或者計劃資料。此外，使用網絡還能遠程管理資料，便于異地查詢，更大程度的發揮檔案管理的功效。在對檔案管理時，可通過設置權限，進行分級管理，便于記錄對信息資料查閱的情況，有效保護辦公室檔案資源。

二、辦公室檔案管理工作存在的問題

1、信息化水平還比較低

現代信息化水平的不斷提高，目前的檔案管理模式已經落后，為適應發展，傳統的檔案管理工作逐漸趨于信息化、數字化。而一些事業單位的辦公室檔案管理仍然采用紙質版，占用了大量的空間，還不利于檔案資料的檢索、查詢。所以必須提高電子檔案的利用水平，這樣才能有效保障檔案資料的安全性，提高空間資源的利用效率，提高辦公室工作斜率。

2、辦公室檔案管理工作人員意識薄弱

阻礙檔案管理工作效率的最大問題就是工作人員的管理意識還比較淡薄。很多從事辦公室檔案管理工作的人員都是為了獲得編制或者是得到一份輕松的工作通過關系進入單位的，他們并不是專門從事這一行業的管理人員，也沒有經過嚴格的培訓。很難認識到檔案管理工作的重要性。無法避免在檔案管理工作中出現的像資料收集不完整、不規范等問題。必然影響辦公室檔案管理的工作效率。所以相關的工作人員一定要提高意識。

3、檔案管理人員水平不高，能力有限

檔案管理實際上是一門綜合性的專業，尤其目前與互聯網技術的結合對檔案管理的專業化水平提出了更高的要求。由于目前檔案管理工作越來越重要，單位的相關工作人員的數量也在增加，但高校培養的相關的檔案管理的專業人才卻出現斷層現象，導致人才缺乏，單位也無法聘用到專業的人員，只能選擇非專業的人員從事管理，對于檔案管理工作埋下隱患。這些非專業人員對檔案管理工作沒有科學合理的規劃，致使很多的有用的資料信息的價值得不到發揮。沒有經過專業學習的管理人員的責任意識也比較淡薄，管理的能力可想而知。

4、檔案管理制度不完善，管理方式落后

實際上在很多的單位，檔案管理工作并沒有收到重視，甚至是可有可無的。單位領導沒有制定完善的檔案管理制度，無章可循，必然使在辦公室檔案管理工作中出現錯誤。埋下安全隱患。對資料信息的收集整理無法很好的規范。目前辦公室檔案管理的方式也沒有緊跟時代步伐更新，傳統的管理方式，使管理的工作效率得不到提高，管理不到位，責任不明確。隨著檔案信息量越來越大，種類繁多，對檔案管理工作的效率提出了更高的要求，所以，相關的管理人員必須改變傳統的管理方式，利用現代化信息技術，朝電子檔案方向轉變，提高搜集、整理資料信息的效率。

三、如何提高辦公室檔案管理工作的效率

1、加大檔案管理的資金投入，完善信息系統

針對目前檔案管理的信息化水平比較低的情況，單位應該加大資金投入，改變傳統的紙質檔案管理，建立完善的信息系統，進而提高辦公室檔案管理的信息化水平。但是，檔案信息化的建設需要時間、精力、人力的投入，這些都離不開資金的支持，所以有必要將辦公室檔案管理歸為信息化或者是城市電子政務建設中，這樣能獲得更穩定的資金支持。此外，單位部門可以把信息系統和當地的信息化建設項目想銜接，促進資源共享及資本的節省。

2、建立完善的辦公室檔案管理制度

辦公室檔案管理出現的很多問題都需要單位領導加以重視，建立完善的辦公室檔案管理制度，才能積極有效的提高檔案管理水平。完善的管理制度可以對檔案管理工作程序及規范化加以約束，與此同時，形成完善的工作機制，單獨放置辦公室檔案，保證檔案管理工作的安全有序進行。只有檔案管理有章可循，責任到人，管理人員才能引起足夠的重視，在管理檔案時，有意識的分門別類，尤其重要的文件檔案要特別放置，確保資料信息的安全性。此外，要定期更改檔案的保密期限，這樣才能根據時間的變化，提高、或者降低檔案的保密等級。當然，對于過期的檔案，更要及時整理，整理存放，相應的監督工作也要做到位，便于今后對檔案的查閱。

3、提高檔案管理工作人員的專業素養及管理能力

只有辦公室檔案管理人員提高對檔案管理價值的重視程度，提高自身的專業素養及能力，才能提高管理的工作效率。單位的領導人員可以定期對本單位的檔案管理人員進行專業知識的培訓，讓他們充分認識到檔案管理工作的必要性，提高對計算機的操作水平，熟練運用現代化的信息技術，提高檔案管理的水平及能力。此外，在單位的后期聘用的過程中，可以提高待遇以便篩選有一定檔案專業知識或者工作經驗的人才，從根本上提高整體的檔案管理科學化水平。提高檔案管理人員的水平對提高整個事業單位的運作效率及形象都有重要影響。

四、結語

隨著信息化的發展，單位各項工作的管理越來越離不開辦公室檔案管理，同時，提高辦公室檔案管理工作效率也是單位提高內部管理水平，推動事業單位進步的必然要求。辦公室檔案管理工作是否規范、合理決定著單位順利正常的運行。所以筆者認為必須建立完善的檔案管理制度，提高檔案管理的信息化水平，培養高素質的專業管理人才，只有這樣，才能提高檔案管理效率，使單位的各項工作順利開展。

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