高校學生檔案轉遞工作中存在的問題與改進措施

戴麗虹

基于高校學生檔案對學生個人及用人單位的重要價值，關于學生檔案工作方面的研究越來越多，主要集中在高校學生檔案的價值、高校學生檔案管理的現狀、問題及對策等方面。本文試圖就高校學生檔案管理工作中的轉遞環節進行研究，針對轉遞環節中存在的問題進行闡述并提出改進措施。據人力資源社會保障部消息，2016年就業形勢比較復雜、非常艱巨，今年高校畢業生是765萬人，比去年增加16萬人。畢業生人數的不斷增長加大了高校學生檔案轉遞工作的強度和難度。

一、高校學生檔案轉遞工作存在的問題

1.檔案意識較薄弱

高校學生檔案轉遞工作的順利完成需要專職檔案員、兼職檔案員、學生的良好配合。專職檔案員的檔案意識相對較高，對學生檔案的了解與認識更清楚。高校兼職檔案員主要是指輔導員。輔導員的檔案意識相對較薄弱，能對學生檔案有基本了解，但由于自身教學管理工作繁重，在學生檔案工作上精力投入較少。檔案意識最薄弱的則是學生。學生對學生檔案的了解甚少，不知道其對自身發展的價值，更不清楚檔案安全轉遞的重要性。

一方面，很多大學生在填寫歸檔材料時不重視，不按規定要求書寫，書寫內容隨便，這些問題雖小，卻會影響最終的檔案轉遞，延長學生檔案整理郵寄時間。另一方面，學生不能及時提交檔案郵寄信息、不及時查詢檔案去向。考取研究生、公務員、事業單位的學生需將調檔函及時上交輔導員，由于檔案意識的欠缺，部分學生往往不能及時上報信息，這導致部分學生檔案轉遞延遲，不能在用人單位規定時間內寄達檔案。每年畢業季我校檔案室都會按照就業處的就業分配方案將學生檔案寄出，并將郵寄單號及相關信息掛于校園網，同時還通知各學院告知學生讓其上網查詢以確認檔案是否正確郵寄。但很多學生對此不重視，認為自己沒有正式單位，只有考公務員、事業單位才需要檔案，有些學生甚至不知道檔案郵寄這回事。此外，現在很多單位人事關系完全被勞動合同關系取代，并不接收學生檔案。這也是學生不夠重視檔案的原因之一。基于這種檔案意識缺乏，很多檔案成為“棄檔”。在工作中經常遇到畢業很多年的學生回母校找檔案的情況，只有需要檔案的時候才知道檔案的重要性卻已然不知檔案去向。

2.學生檔案管理制度欠完善

雖然高校檔案工作日益受到重視，但相對于教學、行政等類檔案，高校學生檔案起步較晚，并未被給予高度重視。目前很多高校的學生檔案管理工作都有一些管理制度，但都相對籠統，缺乏完善的有針對性的學生檔案管理制度。大多數高校學生檔案由學生處或者檔案館（室）保管。欠完善的管理制度會讓學生檔案在收集、整理、移交各個環節出現差錯，最終增加學生檔案轉遞工作的難度或導致部分學生檔案不能及時轉寄。由于工作量大，各部門在畢業季集中移交檔案材料時問題較多。如：材料填寫不規范，材料不符合歸檔要求，材料缺失，材料種類多、數量大導致的移交手續不齊全等問題。這些問題都易造成檔案不完整并直接影響學生檔案郵寄工作。此外，很多高校都沒有一套針對學生檔案轉遞工作的管理制度或章程，沒有明確檔案轉遞的整理流程及相關人員在轉遞工作中的職責分工等事項，一定程度上影響學生檔案轉遞工作的有序開展。以我校為例，學生檔案的轉遞流程主要是：我們將招就處發來的派遣信息按郵寄需要進行部分刪減后傳至郵局；郵局按照此信息打印出快遞單并按班級、學號依次排序；將檔案裝入快遞袋并貼上相對應的快遞單；郵局派專人取走檔案；雙方簽移交清單（一式兩份）；將郵寄信息掛在校園網供查詢。但每年在此環節中還是會出現一些或大或小的問題。這都要求我們以學生檔案管理工作具體要求為依據，逐步健全學生檔案管理制度并有針對性的制定管理章程，規范學生檔案轉遞工作，營造良好的制度環境。

3.學生檔案管理隊伍建設需加強

高校檔案工作的合理有序開展需要一支相對合理和專業化的檔案人員隊伍。目前很多高校仍存在人員結構配置不合理之處，檔案專職工作人員配備數量與自身檔案規模不相符。高校學生檔案轉遞工作主要集中在畢業生離校階段，需集中整理一屆畢業生在校期間產生的需歸檔的材料，工作量大且有時間限制。這要求檔案專職人員和兼職人員投入較大精力去管理學生檔案。但檔案專職人員配備不夠，兼職檔案員精力不夠且更換頻繁，這樣的檔案隊伍建設嚴重限制了學生檔案轉遞工作的開展。以宿州學院為例。首先，我校專職檔案人員三名，應對大批量的學生檔案整理歸檔郵寄工作完全力不能及，通常是招勤工儉學的學生協助做好此工作。但學生畢竟對檔案了解少，短期的教導并不能完全確保檔案的歸檔郵寄工作準確無誤，這使得學生檔案轉遞工作存在安全隱患。其次，我校各二級學院和部門兼職檔案員不固定，更換頻繁，易導致檔案專職人員與兼職人員的聯系交流困難。兼職檔案員通常是各學院的行政（黨務）秘書或輔導員，他們本身的教學、行政、管理學生任務繁重，投入在學生檔案上面的精力少之又少，在收集整理檔案材料時很容易出現內容不規范、材料缺失等現象，這對學生檔案轉遞工作持續發展存在制約。

4.學生檔案轉遞方式較混亂

長期以來，機要郵寄一直是大學生檔案轉遞的主要方式。2015年4月，中國郵政集團公司發布文件，“自2015年6月1日起，各省（含自治區、直轄市，下同）郵政公司各級機要通信機構停止收寄和投遞各大專院校、人社部門及所屬各級人才交流中心的各類‘大學生檔案”，“引導有關單位將原由郵政機要通信渠道傳遞的‘大學生檔案轉由‘EMS標準快遞等方式傳遞”。2015年6月25日，教育部辦公廳、人力資源社會保障部辦公廳、國家郵政局辦公室又聯合下發《關于高校畢業生檔案轉遞有關事項的通知》（教學廳函[2015]39號），明確指出：“2015年高等學校可通過郵政機要通信轉遞高校畢業生檔案”，“已與郵政部門簽署協議的高校，畢業生檔案可采取EMS標準快遞方式轉遞”。傳統的機要郵寄方式正規、系統、安全，但郵寄速度相對較慢；EMS標準快遞方式則速度較快，查詢便捷。因此，我校現在畢業生檔案轉遞方式是機要與EMS標準快遞兩種方式相結合。這兩種方式各有利弊，能結合使用的確可以提高檔案轉寄的效率。但是兩種郵寄方式適用范圍的不明確，接收單位接收檔案方式的不確定等因素都影響著學生檔案的安全及時郵寄。往往我們用EMS郵寄的檔案會被退回，或機要方式郵寄的檔案不能及時寄達。這些問題都成為學生檔案轉遞工作開展的制約因素。此外，現在學生檔案轉遞還出現一種自帶方式。以往檔案是不允許本人攜帶的，但現在很多用人單位急用或者其他原因允許本人攜帶檔案去報道。學生個人來提取檔案，我們則需要在成千的檔案中找出該份檔案，這也一定程度上降低了我們的工作效率，延長了學生檔案轉遞時間，加大了學生檔案轉遞工作的難度。

二、做好學生檔案轉遞工作的有效措施

1.加強宣傳工作，提升檔案意識

專職檔案員在提高自身檔案意識的同時，要加大宣傳力度，讓兼職檔案員和學生充分認識學生檔案的價值，了解學生檔案在學生日后升學或工作中的重要作用。檔案意識提高才能凝聚力量，做好高校學生檔案轉遞工作。一方面，學校可以通過校內宣傳板、校園網等資源大力宣傳學生檔案相關知識，包括學生檔案材料內容、學生檔案材料填寫要求、學生檔案價值、學生檔案轉遞流程、學生檔案轉遞注意事項等內容。也可以將這些內容編制成冊發放下去，提高他們對學生檔案的認知，進而提升檔案意識，更重視學生檔案轉遞工作。另一方面，開展培訓并將培訓常態化。這里主要是指專職檔案員對兼職檔案員的培訓。專職檔案員應定期（例如每年畢業季到來之前）就學生檔案的知識組織兼職檔案員進行培訓，學習學生檔案轉遞知識，總結上一年學生檔案轉遞工作中出現的問題，指出該年學生檔案工作中需注意的事項等。由于檔案專職人員和學生接觸較少，對學生的檔案教育培訓還得通過兼職檔案員進行開展。輔導員可以在日常的學生管理工作中多提及學生檔案方面的知識，認真指導學生如何規范填寫各類檔案材料，告知學生基本注意事項，如及時提交檔案材料、及時查詢檔案去向等。目前我校主要通過網站宣傳的形式提高學生的檔案意識，擴展學生的檔案知識；同時會在學生畢業回校辦理離校手續時派一名專職檔案工作人員在大學生事務中心進行檔案價值、檔案郵寄等知識的介紹宣傳并接受咨詢。

2.完善管理制度，營造優良制度環境

高校學生檔案管理工作良性發展的前提和保障就是一套健全完善的規章制度。如果沒有健全的學生管理制度做支撐，學生檔案管理水平無法提升，易導致學生檔案從建檔、歸檔到轉寄過程中的錯誤及混亂現象。一是高校應健全完善學生檔案管理制度。制度應明確學生檔案的任務和歸檔范圍，細化新生檔案接收、在校期間檔案收集整理、歸檔、郵寄這一系列環節中的基本要求，保障學生檔案的完整與安全性。制度還需確定各部門在學生檔案管理工作中的職責范圍，確保分工清楚，各執其責。專職檔案工作人員除了負責學生檔案管理的大方向，也要時常指導培訓兼職檔案員如何更好地做好這項工作。良好的制度環境可以讓學生檔案管理工作做到有章可循。二是制定學生檔案轉遞工作方面的規章制度。在方向性的學生檔案管理制度指導下，需根據學校學生檔案轉遞實際情況，明確學生檔案轉遞的各項要求。如明確轉遞流程、與郵局的移交手續、學生自取的手續，確定每種轉遞方式適用的檔案范圍等。細化的完善的學生檔案轉遞章程可以更好地保障該工作的順利開展。

3.建立合理檔案管理隊伍，加強人員素質培養

首先，高校應根據本校檔案工作實際適當擴大檔案專職人員隊伍，可招聘檔案學專業畢業生，保障學校檔案工作人員數量及質量。足夠的檔案專職人員才能保證學生檔案轉遞工作安全開展。其次，高校檔案管理人員應不斷提高自身綜合素質，包括理論素質和實踐能力，提高檔案管理工作效率及服務水平。專職檔案工作人員應加強對學生檔案管理知識的學習，關注學生檔案管理研究方面最新知識，充分學習并運用到學生檔案安全管理工作中。同時要做好對學校各部門兼職檔案管理人員檔案安全知識的培訓教育，并將此類培訓經常化、規律化。在實際工作中不斷創新，與其他兄弟院校多交流學生檔案轉遞工作中的經驗；同時做好對兼職檔案員的培訓，加強與兼職檔案員的溝通聯系，并要求其做好對學生的宣傳工作，督促其配合學生檔案轉遞工作的開展。最后，高校應為學生檔案轉遞管理加大投入，包括資金、人力、政策各方面的投入。

4.合理利用郵寄方式，確保轉遞安全

高校應根據最新政策，結合本校工作實際，明確機要方式和EMS標準快遞方式這兩種郵寄方式的適用范圍，有效利用兩種方式做好學生檔案的安全轉遞。我校目前采取的措施是：外省及考取研究生的學生的檔案一律用機要方式轉遞；其他檔案一律用EMS標準快遞方式轉遞。如若接收單位有明確要求轉遞方式，我們則嚴格按照要求郵寄檔案。同時，針對個別學生自取檔案的現象，我們也有嚴格要求。自取檔案的學生必須攜帶接收單位調檔函及本人身份證件，填寫檔案領取表并簽字確認。我們也會和學生強調聲明由他們本人自取的檔案無論何種情況一律不接受退回。這兩年我校采取這兩種郵寄渠道相結合的方式，畢業生檔（下轉第41頁）（上接第47頁）案轉遞工作相對便捷安全。

作為學生在高校求學期間各項活動的真實性記錄，學生檔案對學生的個人發展存在巨大價值。做好學生檔案的安全轉遞工作愈發重要。高校應加大對學生檔案轉遞工作的重視程度，提高學生檔案意識；健全完善學生檔案管理制度；合理采取郵寄方式確保檔案的安全轉遞。在各方積極配合下，高校學生檔案轉遞工作日漸成熟，學生檔案的價值得到充分體現。

（作者單位：宿州學院）