以改革創新思維提升檔案管理服務水平

楊國杰

黨的十八大以來，以習近平同志為總書記的黨中央從實現“兩個一百年”目標和中華民族偉大復興的“中國夢”出發，在簡政放權、放管結合、優化服務等方面提出了明確要求。面對新常態、新要求和新形勢，要與時俱進地改革和創新機關檔案管理工作，全面提升檔案管理服務化、現代化、規范化、專業化水平。

一、主動融入新常態，提升檔案管理服務化水平

隨著時代的進步和發展，人們法制和檔案意識不斷增強，檔案調閱利用日益增多，這對加強檔案管理、拓展檔案服務領域等提出了更高要求。作為檔案管理工作者，必須不斷更新觀念、與時俱進，提升“三種服務意識”：一要提升大局服務意識。堅持把服務穩增長、調結構作為重中之重，著力抓好項目建設、民生領域、城鄉建設等領域檔案指導和服務，做到經濟社會發展到哪里，檔案工作就服務到哪里。諸如，圍繞當前土地流轉、美麗鄉村建設等重點，加強農業農村檔案資源建設，抓好相關檔案資料收集管理，切實為惠農、利農、富農搞好服務。二要提升參謀服務意識。要改變過去重管理、輕利用現象，由“封閉型”向“開放型”轉變，由被動接收向主動服務轉變。要整齊有序完成各類檔案的分類收儲工作，及時準確地為領導、單位、群眾提供有價值的資料信息。作為市級政府檔案室，必須為領導決策及時提供檔案信息資料，做到市政府領導需要什么，第一時間就要提供到位，以更加出色的工作能力提升檔案管理工作的份量和影響力。三要提升民生服務意識。按照“提供一份有價值的資政報告、建好一個為民服務窗口、舉辦一次展覽活動、辦好一個檔案文化專欄、出版一批檔案編研成果”的“五個一”要求，提供全方位的民生檔案信息服務，努力把“死檔案”變成“活信息”，把“檔案庫”變成“思想庫”。通過不懈努力，邯鄲市人民政府辦公廳檔案室1997年晉升省一級檔案室，2007年被被評為全國檔案工作優秀集體。

二、加大硬件建設投入，提升檔案管理現代化水平

傳統的機關檔案工作以紙質文件材料為工作對象，工作效率慢，已不能適應當前政務服務和經濟社會發展的需要。要提升檔案管理現代化水平，必須努力實現檔案管理數字化、自動化、多樣化。一是館（室）檔案“數字化”。要加大對檔案室基礎設施投入，增加現代化管理設備，把分散于不同載體、不同地理位置的信息以數字化形式存儲，以高度有序的綜合檔案信息資源為處理核心，向各類工作提供大規模、大信息量的分布式數字信息服務，實現檔案信息資源的“數字化”。二是管理系統“自動化”。建立計算機檔案管理系統，實現檔案自動編目和檢索、檔案自動全文存儲與檢索、檔案業務工作管理、計算機輔助立卷、檔案自動標引，以及文檔一體化管理，提高檔案管理效率。三是存儲介質“多樣化”。充分利用計算機高容量的磁盤存儲系統和硬盤存儲系統，特別是光盤存儲系統，彌補紙質檔案存儲缺陷，提高檔案收儲能力和“多重保險”。近年來，邯鄲市政府辦公廳在辦公經費緊張的情況下，撥出專款設置檔案庫房150余平方米，并實施改造、維護，增大了檔案容量； 印制了專用檔案盒30000個；購置了密集檔案柜18組、五節柜15個、消磁柜、碎紙機、刻錄機以及大批消防、防盜、防蟲等設施和物品，提高了安全防范能力；按行政、業務、科技三大類檔案設置1臺電腦作為總信息庫，并與全機關300余臺電腦聯網，加強了內部信息聯系和共享，檔案管理實現上檔升級，效率大大提高。

三、強化制度建設，提升檔案管理規范化水平

科學規范的檔案管理機制是檔案管理職權明晰、運轉高效、規范嚴謹的保障。要提高檔案管理規范化水平，務必做到“三個到位”：一是管理制度落實到位。按要求制定檔案管理員職責和保密、查閱利用、接收、保管、整理、登記、征集、鑒定、檢查等制度，進一步規范檔案管理工作程序，落實檔案管理目標任務獎懲辦法。二是責任制度落實到位。在機構與組織管理、基礎設施、業務建設、檔案信息化建設、檔案信息開發利用等六方面確定目標任務，并向領導、責任科室、個人層層分解，簽訂目標責任書，真正做到任務、時間、人員三落實。三是程序管理落實到位。嚴格落實檔案接收、鑒定、整理、保管“四步程序”：第一步，要及時接收。對已處理完畢的文檔、圖紙、圖片、電子文檔、實物等檔案及時進入檔案室，按程序處理檔案；同時，廣泛收集當代新政策、法律法規、理論學說、高新科技等方面的文獻資料，擴大信息來源。第二步，要鑒別真偽。對接收的檔案資料，要對其真實性、完整性、可用性、時限性和保密程度進行分類鑒定和處理，以利于對其實施動態管理，而后對檔案進行整理、保管分類、編號、登記，增強檔案的保存價值和使用價值。第三步，要科學整理。檔案要按規定的分類庫柜位置存放，確保檔案目錄、檔案名稱、檔案存放位置、計算機管理總目錄一致，便于清查、調取檔案。第四步，要安全保管。加強對檔案的保管、保衛和保密工作，做好防火、防盜、防蟲咬、防霉變等預防工作，堅持每半年對電子文檔載體和環境進行檢測，及時檢查信息保存情況。

四、加強人員能力培訓，提升檔案管理專業化水平

現代化檔案管理對工作人員在業務知識、科學知識、法律知識及管理操作能力等方面要求非常高，而基層檔案管理又比較薄弱。因此，必須加大對市、縣、鄉三級檔案管理人員的培訓。一是抓好繼續教育培訓。組織檔案工作者認真學習《檔案法》、《保密法》及國家關于檔案管理等方面的法律法規和專業知識，做到守法、守規。二是抓好崗位專項培訓。堅持“按需施教、學用結合、務求實效”的原則，按崗位、分層次、多渠道、多形式開展專項培訓，為檔案管理人員提供系統專業的學習機會，不斷完善知識結構，提升能力素質。三是抓好考核激勵。對檔案管理人員進行科學考核、評估，嚴明獎罰，提升維護檔案安全和歷史真實性、服務全局的自覺性、主動性，努力造就一支政治強、業務精、作風硬、紀律嚴的高素質檔案干部隊伍。

（作者單位：邯鄲市人民政府辦公廳 ）