告訴Office您想要做什么

聶靜 張娜娜

引言

Office的高效快捷已吸引了超過12億的用戶。對于這個隱藏著許多復雜功能的“巨無霸”來說，您肯定有過因找不到所需功能而苦惱的經歷，也肯定希望它能如人機對話那樣，快速反應出所需功能的位置。Office 2016的誕生，實現了大家的這一愿望，在其選項卡的最后一項顯示“告訴我您要做什么”，它就是大家所期待的功能。這也是Office家族的首次創新，只要在搜索欄的“告訴我您要做什么”處輸入您所需功能的關鍵詞，便能快速找到該功能的標題。下面筆者將結合教學中的案例，感受“告訴我您要做什么”這個新功能帶來的便捷的樂趣。

快速將文本轉換為表格

實驗中學教務處要求教師的教案要統一格式，特別是英語教案中英文對照必須以表格形式顯示。提交教案時，八年級英語教師張老師發現他所有的中英文都是文本格式，于是，他從第一節中的顏色部分著手進行轉換，摘取一段文本（如圖1），文本標題為“中英文對照”，共有三行四列內容，教務處要求標題在表格上邊，標題和表格的對齊方式選擇居中，文本內容放在三行四列的表格中。根據要求，表格應設計為三行四列，標題為“中英文對照”，位于表格上方，且標題和表格內容居中對齊。

1.傳統轉換

打開教案，在“開始”選項卡下選擇“查找”功能，在查找導航搜索欄中輸入“中英文對照”，搜索到需要轉換的文本內容，在所要轉換的文本中插入文字分隔符（如空格、逗號等），選中文本，執行“插入→表格→文本轉換成表格”，在“文本轉換成表格”對話框中，修改“表格尺寸”欄目中的“列數”為4，對于“自動調整”操作，欄目默認“固定列寬”為自動，文字分隔位置選擇“空格”（教案中文本的分隔符為空格），設置好后單擊“確定”，選擇“開始”選項卡，選中“標題”和“表格”，在“段落”工具中單擊“居中”對齊。可是，張老師對Office功能選項卡不熟悉，他想用這個功能，但找不到功能選項卡，這個時候，他突然想到可以找“告訴我您想要做什么”尋求幫助。

2.快速轉換

（1）快速找到文本

打開教案，在“告訴我您想要做什么”中輸入“查找”，單擊“查找”功能選項，在彈出的查找導航搜索欄中輸入“中英文對照”，找到需要轉換的文本內容。

（2）快速找到“文本轉換成表格”

選中文本（如果沒有分隔符，先插入分隔符），在“告訴我您想要做什么”中輸入關鍵詞“表格”“文本表格”或者“文本轉換成表格”等，凡是和表格相關的關鍵詞，都可以彈出“添加表”功能。特別需要說明的是，如果文本沒有分隔符，一定要插入分隔符，否則會出現行、列不在預期表格內，或者行數、列數增加和減少，達不到預期的中英文對照的目的。

（3）快速設置“文本轉換成表格”

單擊“添加表”，選擇“文本轉換成表格”（特別說明，在執行“表格”命令前一定要選中需要轉換的文本，如果不選中需要轉換的文本，則“文本轉換成表格”選項會處于灰色不可用狀態），執行命令后得到對話框“將文字轉換成表格”。

（4）快速設置選項值

在“將文字轉換成表格”對話框中，設置“表格尺寸”的“列數”為4。若看到的不是預期的列數，核對選中的文本是不是缺少分隔符；若和預期的列數相符，則對于“自動調整”操作，項目默認“固定列寬”為自動，文字分隔位置選擇“空格”（教案中文本的分隔符為空格），設置好后單擊“確定”。

（5）快速格式化標題和表格

此時，我們已經把文本轉換為表格了，接下來就可以對標題和表格進行格式化，選中標題和表格，在“告訴我您想要做什么”中輸入居中，點擊確定，即可得到符合要求且美觀的表（如表1）。

怎么樣？以前想用卻找不到的功能，是不是在“告訴我您想要做什么”的幫助下，顯得如此簡單？尤其是大篇幅的教案，有這樣強大而實用的功能確實方便快捷。特別是Office 2016，對初學者也不在話下，他們再也不用為找不到所需的功能而煩惱。不過，大家在享用新功能的同時，千萬不要忽略細節性的操作，如插入分隔符、選中文本等。

快速解決Excel中創建簇狀柱形圖出錯

李老師是實驗中學教務處的一名教師，兼管七年級的學生成績，由于學校條件有限，學生成績主要通過Excel進行管理。學期末，李老師對各班成績進行整理和分析，可是在建立簇狀柱形圖時，出現了無法解決的難題，現以部分學生和科目為例（如表2），梳理一下數據分析的整個過程。

1.排序

打開七年級成績單（含1～3班），選擇數據區域，在“告訴我您想要做什么”中輸入排序關鍵詞，選擇升序排列，注意在排序提醒中，要選擇“擴展選定區域”（如果不選擇此項，將會出現只對班級進行排序，排序后與學號、姓名等其他信息不對應），單擊排序，實現對班級的升序排列。

2.分類匯總

選中特定空白單元格（這里選擇D20），在“告訴我您想要做什么”中輸入分類匯總關鍵詞，彈出分類匯總對話框，在“分類字段”組中選擇“班級”命令，在“匯總方式”組中選擇“平均值”，在“選定匯總項”組勾選“語文”“數學”“英語”等科目，求出每個班各科平均成績。

3.插入簇狀柱形圖

利用分類匯總的結果，選中每個班各科平均成績所在的單元格，在“告訴我您想要做什么”中輸入“圖表”，快速插入簇狀柱形圖。選擇該圖，在“告訴我您想要做什么”中輸入“選擇數據”，彈出“選擇數據源”對話框，分別選擇圖例項中編輯“1班、2班、3班”和水平軸標簽編輯“語文、數學、英語”，修改標題為“柱狀分析圖”，得到下頁圖2左的柱狀圖，為什么會出現科目擠在一起的情況呢？原來在水平軸標簽編輯的時候出現了問題，筆者建議大家在單擊水平軸標簽編輯后，直接在“學生成績單”中選擇所有科目，得到圖2右的柱狀圖。

快速整合主題不同的演示文稿

實驗中學八年級一班的物理老師要求兩人一組做物理課件，前兩節內容存放在文檔“第1-2節.pptx”，使用積分主題，主題顏色設置為綠色，后三節內容存放在文檔“第3-5節.pptx”，使用離子主題，主題顏色設置為藍色。最后把“第3-5節.pptx”整合到“第1-2節.pptx”（保留各自的主題），重新命名為物理課件，學生首先想到的是分工做好兩個文檔，然后把文檔第1-2節拷貝到第3-5節，可是第3-5節的主題就會變成第1-2節主題。這怎么辦呢？Office來告訴您。

1.制作文檔

打開PPT，新建空白演示文稿，在“告訴我您想要做什么”中輸入“主題”，選擇“積分”主題，然后再輸入“主題顏色”，選擇“綠色”，編輯前兩節內容，保存文檔為“第1-2節.pptx”，保存路徑選擇桌面。同樣方法制作“第3-5節.pptx”文檔。

2.快速整合

打開“第1-2節.pptx”，在“告訴我”中輸入“重用”，在功能選項卡“新建幻燈片”下選擇“重用幻燈片”。在“重用幻燈片”對話框中找到“從以下源插入幻燈片”，然后選擇“瀏覽”，在“瀏覽文件”中選擇桌面路徑，找到“第3-5節.pptx”。在“重用幻燈片”對話框任意選擇一張幻燈片，右鍵選擇“插入所有幻燈片”，可以快速實現兩個文檔的整合。

3.特別注意

此時，您會發現所插入的幻燈片主題全部變成“第1-2節.pptx”的主題，這是因為沒有在“重用幻燈片”對話框的左下角勾選“保留源格式”（如圖3），勾選之后，“第3-5節.pptx”會保留原格式，最后另存為“物理課件”，制作完畢。

結束語

熟悉Office 2016新增的“告訴我您想要做什么”功能之后，您是否能想到Office之前的那個看上去比較萌的助手？它是Clippy。其實二者的作用是相似的，它們都能解決操作中的困惑。隨著用戶對信息獲取途徑和效率的高要求，需要升級軟件才能使之更為智能。“告訴我您想要做什么”就像Office內部的搜索引擎，當用戶遇到困難需要幫助時盡管求助它。因為根據它的提示用戶便能很快地找到解決的途徑。希望通過以上舉例，大家能體會到它不僅可以快速定位所需的功能對話框，而且能給我們的操作帶來極大的便利。