新時期檔案管理模式的建構

楊玲

【摘要】新時期對檔案管理模式提出了較高要求，本文對單位檔案信息化管理問題進行了分析，并提出新時期檔案管理模式的建構策略。

【關鍵詞】單位；檔案信息化；管理模式

新時期對單位檔案信息化管理提出了較高要求。新時期下的單位檔案信息化要能夠實現對單位的合理管理，確保單位檔案信息的準確性。通過完善單位檔案管理機制，有效避免傳統單位管理模式下存在的問題，提升單位檔案管理質量。新時期下的單位檔案信息化管理將紙質檔案錄入系統，實現了信息電子化管理，有效避免了紙質檔案易毀損、易丟失問題，便于數據的統計與查詢，提高了檔案管理效率。

一、新時期檔案管理的問題分析

（一）單位信息化管理人員素質欠缺。很多單位建館時間較長，一些管理人員年齡偏大，知識結構較為陳舊，缺乏檔案管理的專業知識，因此這些管理人員的專業水平較低，對信息化技術的了解較少。一些管理人員的思維仍停留在紙質化檔案管理工作理念上，不具備新時期單位檔案管理的綜合素質。在單位檔案信息化管理工作中，易讓單位信息管理系統出現混亂，不利于新時期單位檔案信息化管理水平的提升。

（二）單位檔案信息化資源利用率低。單位檔案信息化建設的基本要求是檔案信息要簡單有效，以大大縮短用戶閱讀時間，方便用戶閱讀，當前很多單位資料還未得到充分開發和利用，很多單位管理落后，借閱手續復雜，不利于用戶借閱使用，很多單位資源未得到廣泛應用。一些單位檔案信息化建設取得了一定成效，雖在管理模式上有一定創新，但還未脫離傳統檔案管理窠臼，未實現管理模式創新的飛躍。很多單位資源未充分利用，影響了單位信息資源的利用效率。

（三）單位信息化平臺二次開發不足。單位檔案信息化建設的目的是更好地為公眾提供檔案信息的管理與服務，以真正實現信息共享。很多單位構建了檔案信息化系統，在應用中發現很多定制功能與實際需要有較大差距，需要結合單位實際情況進行“二次開發”，但很多單位對功能需求預見性較差，未在項目實施前和軟件供應服務商做深入溝通，很多供應商不能提供“二次開發”服務，導致單位檔案信息管理系統的應用性不足，不能有效應用檔案管理信息。

二、新時期檔案管理模式的建構

（一）推行單位檔案雙軌制管理模式。單位檔案管理信息化進程中，為確保信息檔案安全性，可推行單位檔案管理雙軌制，實現紙質檔案和電子檔案的交互管理，在雙軌制管理中以電子檔案模式為主導，以紙質檔案作為備份，實現雙軌制管理。雙軌制管理能在單位檔案管理信息化進程中發揮重要作用，能夠推進單位檔案管理信息系統的完善。一些具有法律效力的文件和憑證采用紙質形式保存下來，作為重要的憑證雙軌制保存。單位檔案管理信息化讓各類紙質文件均以數字檔案的形式備存，但由于電子文件載體的不穩定性及電子文件的易修改性，采用雙軌制管理模式，對重要文檔以紙質形式備存，是較為完備的模式。雙軌制運行模式對電子文件的安全性也提出了較高要求，以解決電子文檔歸檔時的介質文件管理問題，本著安全可靠原則對單位檔案加以管理。

（二）推行基于云計算的數字單位檔案管理模式。單位檔案管理信息化過程中要不斷推進新技術發展，云計算技術雖處于發展階段，但近年來運用云計算技術推進單位檔案管理信息化進程是一項重要工作，在單位檔案管理信息化發展過程中，云計算技術應用越來越廣泛，基于云計算數字檔案館建設可為用戶提供更優質服務。某一區域的數字檔案館推進中要基于云計算做好數字檔案館的構建，在基于云計算的基礎上做好統一的數字檔案云服務平臺建設，推進單位數字化發展，為用戶提供完善的服務，促進區域信息資源整合，實現檔案管理資源共享，形成統一平臺。例如，在北京城區建設起區域數字檔案館，基于云計算構建起區域數字檔案館。基于云計算技術，通過檔案規劃和建設，使用國家級綜合性國家檔案館。以解決建設、運營和檔案信息基礎設施和應用軟件的維護問題。其次基于云計算建設多區域數字檔案館，選擇一些區域作為試點單位，通過區域共享平臺涵蓋基層檔案。例如建立起覆蓋江蘇、浙江、上海的數字檔案云服務平臺，實現多區域公共檔案信息資源共享。基于云計算的數字檔案館建設，最終目標是實現國家檔案信息資源共享。

（三）推行單位檔案信息化管理模式。單位檔案管理信息化進程的推進目的在于提高單位檔案管理信息化管理水平，促進單位檔案管理的科學化、規范化發展，改善原有標準，基于此須努力提高單位信息服務水平，促進單位檔案管理的科學化、規范化發展，單位檔案管理信息化的目標是從檔案材料審查角度入手，通過信息技術的推進提升單位檔案工作管理效率，優化檔案管理流程，提升服務水平，在單位檔案信息化管理中運用現代信息技術，建立和完善檔案服務系統用戶，建立有效的溝通平臺，為用戶提供穩定可靠的信息服務。

三、結論

本文對單位檔案信息化管理創新管理提出了較高要求，本文對單位檔案信息化管理問題進行了分析，并提出了新時期單位檔案信息化管理的創新措施。

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