高校固定資產(chǎn)管理信息化模式探析

陳亞敏

【摘 要】隨著科學(xué)的發(fā)展，固定資產(chǎn)管理模式也發(fā)生了巨大的變化，從80年代的人工管理手工記賬階段、分部門管理到現(xiàn)在的信息化管理，資產(chǎn)管理工作已經(jīng)變得更加高校和便捷。各大高校的固定資產(chǎn)都不在少數(shù)，不僅數(shù)量多而且涉及金額也大，如何更加有效管理高校固定資產(chǎn)已經(jīng)成為各大高校面臨的一個(gè)共性問題。由此可見信息化模式下的高校固定資產(chǎn)管理的先進(jìn)性和可行性。從這一角度來看，高校固定資產(chǎn)管理信息化是社會發(fā)展的要求，也是高校固定資產(chǎn)管理面對的新趨、新問題。

【關(guān)鍵詞】信息化模式；高校固定資產(chǎn)管理；效率

引言

固定資產(chǎn)是指各部門單位用于生產(chǎn)、管理、勞務(wù)等，使用期限超過一年的具有一定標(biāo)準(zhǔn)價(jià)值的非流通貨幣的資產(chǎn)。包括用于工作的機(jī)器，設(shè)備，建筑物等。所謂信息化就是指發(fā)展以計(jì)算機(jī)為主的信息化工具的生產(chǎn)力，包括信息的獲取、傳達(dá)、整合與再生。所謂信息化模式下的高校固定資產(chǎn)管理管理就是指傳統(tǒng)的固定資產(chǎn)管理技術(shù)結(jié)合信息化的固定資產(chǎn)管理理念，并應(yīng)用以計(jì)算機(jī)為主的智能化工具，實(shí)現(xiàn)高校固定資產(chǎn)管理信息化的模式，從而提高高校的教學(xué)水平和科研的核心力量，使高校在同行中更具有競爭力。信息化管理并不是簡單的將計(jì)算機(jī)與經(jīng)營管理相結(jié)合，而是在這兩個(gè)結(jié)合的基礎(chǔ)上不斷創(chuàng)新，從而減輕高校固定資產(chǎn)管理人員的工作負(fù)擔(dān)，提高高校的工作效率，使高校固定資產(chǎn)管理各方面規(guī)范化，為高校教學(xué)科研工作提供有力的硬件支撐。就在計(jì)算機(jī)技術(shù)成為人們生活中不可或缺的東西時(shí)，高校固定資產(chǎn)信息化管理技術(shù)也應(yīng)運(yùn)而生。就在所有管理者在為固定資產(chǎn)管理的數(shù)據(jù)整理忙的焦頭爛額的時(shí)候，以計(jì)算機(jī)為主的信息化模式產(chǎn)生了，各個(gè)高校通過建立信息化管理系統(tǒng)，提高高校固定資產(chǎn)信息化管理的效率，為高校資產(chǎn)管理員減輕了工作負(fù)擔(dān)，大大節(jié)約了工作時(shí)間。雖然高校固定資產(chǎn)信息化管理在一定程度上為固定資產(chǎn)管理解決了一大難題，但是如今的信息化模式下的固定資產(chǎn)管理還存在一些問題，如何充分發(fā)揮固定資產(chǎn)管理信息化的作用，是近年來高校固定資產(chǎn)管理方面面臨的挑戰(zhàn)之一。

一、信息化模式下固定資產(chǎn)管理特點(diǎn)及優(yōu)勢

信息化模式下的固定資產(chǎn)管理是以一個(gè)操作軟件或一個(gè)管理系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)的，具有使用簡潔便利，界面美觀大方，錯(cuò)誤時(shí)可修護(hù)的特點(diǎn)，軟件必要時(shí)還可以升級，進(jìn)而使系統(tǒng)隨著時(shí)代更新，更好的為高校的領(lǐng)導(dǎo)、老師、學(xué)生、其他工作人員服務(wù)。固定資產(chǎn)具有使用期限長、耐用的特點(diǎn)，所以在傳統(tǒng)管理模式下經(jīng)常會出現(xiàn)信息不對稱、資產(chǎn)閑置等情況，不能實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)利用率最大化。通過固定資產(chǎn)信息化管理可以把每一件固定資產(chǎn)確定到相應(yīng)的責(zé)任人身上，把固定資產(chǎn)分配給個(gè)人監(jiān)督管理，實(shí)現(xiàn)學(xué)校-學(xué)院-老師三級管理極大改善了無人認(rèn)領(lǐng)的狀態(tài)，固定資產(chǎn)信息化管理的三級管理模式能夠真正實(shí)現(xiàn)責(zé)任到人，從固定資產(chǎn)信息化管理系統(tǒng)中能實(shí)現(xiàn)調(diào)撥、借用等功能，而過去都是通過手寫借條記賬的方式來完成借用和調(diào)撥。如今的高校都注重師資力量建設(shè)，固定資產(chǎn)數(shù)量和質(zhì)量是硬件設(shè)施一個(gè)重要指標(biāo)，它代表著高校的先進(jìn)性與設(shè)備齊全性，給學(xué)生學(xué)習(xí)，老師工作提供良好的環(huán)境，固定資產(chǎn)信息化管理大大提高了高校的工作效率。使用計(jì)算機(jī)指導(dǎo)的信息模式管理比傳統(tǒng)管理有著無可代替的作用，比如檢索不復(fù)雜，信息自動更新，保密性強(qiáng)，成本較低，比較現(xiàn)代化。雖然現(xiàn)在有人還在使用傳統(tǒng)的固定資產(chǎn)管理，但是我相信信息化模式下的固定資產(chǎn)管理必將是趨勢，先進(jìn)技術(shù)總會替代落后的理念，時(shí)間會證明一切。

二、信息化模式下固定資產(chǎn)管理存在的問題

（一）固定資產(chǎn)規(guī)范化管理和個(gè)性化管理模式之間的矛盾

從上世紀(jì)80年代開始，隨著固定資產(chǎn)信息化管理的發(fā)展，以北京化工大學(xué)為代表的固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)也應(yīng)運(yùn)而生，但是隨著現(xiàn)代教育事業(yè)的發(fā)展和國家對教育投入的不斷加大，北京化工大學(xué)的固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)已經(jīng)不能滿足現(xiàn)在的高校固定資產(chǎn)的個(gè)性化需求。

傳統(tǒng)的固定資產(chǎn)信息化管理平臺基于傳統(tǒng)的管理模式，更注重對固定資產(chǎn)信息的增加和減少，不注重固定資產(chǎn)的動態(tài)變化，從固定資產(chǎn)入賬到出賬這個(gè)過程是靜態(tài)的，沒有調(diào)撥、借用的動態(tài)過程。這是及其不科學(xué)的?，F(xiàn)行的固定資產(chǎn)信息化管理能根據(jù)各個(gè)高校的不同管理模式和管理流程，滿足客戶的個(gè)性化需求，更注重對固定資產(chǎn)的整個(gè)生命周期的管理。

（二）固定資產(chǎn)信息化二級管理模式與三級管理模式之間的矛盾

高校固定資產(chǎn)管理的傳統(tǒng)模式主要是二級管理模式甚至一級管理模式，一級管理模式就是學(xué)院、機(jī)關(guān)處室等部門自行采購、使用和管理的模式；二級管理模式是學(xué)校購買，學(xué)院和機(jī)關(guān)處室使用；隨著固定資產(chǎn)相關(guān)管理辦法的出臺和政府采購等一系列政策法規(guī)的制定，原有的一級管理模式或者二級管理模式已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)在的高校固定資產(chǎn)精細(xì)化管理的要求。一級或者二級管理模式，會使得一些高校和員工沒有意識進(jìn)行固定資產(chǎn)管理，因?yàn)闆]有責(zé)任到人，久而久之就會出現(xiàn)固定資產(chǎn)浪費(fèi)、固定資產(chǎn)流失等現(xiàn)象。

（三）高校固定資產(chǎn)多頭管理問題重重

現(xiàn)行高校固定資產(chǎn)處于不同類的固定資產(chǎn)歸屬于不同的資產(chǎn)管理部門進(jìn)行管理的階段，這種分頭的管理模式并沒有一個(gè)專門的高層管理機(jī)構(gòu)對其進(jìn)行有效監(jiān)督和管理，使得各個(gè)管理部門的管理信息不能共享，管理一直處于零散、無組織的狀態(tài)。

三、信息化模式下固定資產(chǎn)管理應(yīng)該如何改進(jìn)

（一）設(shè)立個(gè)性化固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)

高校固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)是高校固定資產(chǎn)管理中的一個(gè)重要組成部分，因?yàn)楦咝１旧斫虒W(xué)科研部門多，每個(gè)學(xué)院都分布在不同的辦公教學(xué)區(qū)域，但是不同學(xué)院、不同部門都有交叉點(diǎn)，那就是資源共享。因?yàn)楣潭ㄙY產(chǎn)具有價(jià)值高，可循環(huán)使用，使用期限久、使用地點(diǎn)不集中、管理難度大等特點(diǎn)。高校講究質(zhì)量的同時(shí)還講究效率，設(shè)立個(gè)性化固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)有利于高校對癥管理，提高資產(chǎn)管理的速度和準(zhǔn)確性，使各種資產(chǎn)管理能真正落到實(shí)處。固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)個(gè)性化管理能夠?qū)崿F(xiàn)在辦公室的方寸之中就能掌控高校全方位固定資產(chǎn)信息，提高教學(xué)科研效率，降低固定資產(chǎn)成本支出，優(yōu)化資源配置。

（二）通過固定資產(chǎn)信息化管理實(shí)現(xiàn)三級管理模式

高校的固定資產(chǎn)信息化管理三級管理模式是現(xiàn)代高校固定資產(chǎn)管理的趨勢，三級管理模式實(shí)行責(zé)任到人的管理制度，每一件固定資產(chǎn)從計(jì)劃審批申購到采購到使用、調(diào)撥變動損壞處置各個(gè)環(huán)節(jié)都能準(zhǔn)確及時(shí)的變更領(lǐng)用人，這樣就大大增加了每一個(gè)固定資產(chǎn)管理者的責(zé)任心，從而防止出現(xiàn)員工使用隨意、不愛護(hù)公物、使用后不及時(shí)歸還的現(xiàn)象。甚至據(jù)為己有的情況。固定資產(chǎn)管理信息化三級模式管理制度不會因?yàn)榈匚粦沂舛_綠燈，在信息化管理模式面前人人平等，三級化管理模式一定程度上促進(jìn)了固定資產(chǎn)管理信息化制度的執(zhí)行度和建設(shè)性。

（三）建立高校固定資產(chǎn)管理信息化歸口部門

現(xiàn)行高校固定資產(chǎn)處于不同類的固定資產(chǎn)歸屬于不同的資產(chǎn)管理部門進(jìn)行管理的階段，這種分頭的管理模式并沒有一個(gè)專門的高層管理機(jī)構(gòu)對其進(jìn)行有效監(jiān)督和管理，使得各個(gè)管理部門的管理信息不能共享，管理一直處于零散、無組織的狀態(tài)。在這個(gè)信息化主導(dǎo)的社會，固定資產(chǎn)實(shí)現(xiàn)信息化管理模式有助于實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)歸口部門管理，實(shí)現(xiàn)多頭管理向歸口部門管理轉(zhuǎn)換，也將是高校固定資產(chǎn)管理的必然選擇。

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