高校固定資產(chǎn)管理信息化模式探析

陳亞敏

【摘 要】隨著科學的發(fā)展，固定資產(chǎn)管理模式也發(fā)生了巨大的變化，從80年代的人工管理手工記賬階段、分部門管理到現(xiàn)在的信息化管理，資產(chǎn)管理工作已經(jīng)變得更加高校和便捷。各大高校的固定資產(chǎn)都不在少數(shù)，不僅數(shù)量多而且涉及金額也大，如何更加有效管理高校固定資產(chǎn)已經(jīng)成為各大高校面臨的一個共性問題。由此可見信息化模式下的高校固定資產(chǎn)管理的先進性和可行性。從這一角度來看，高校固定資產(chǎn)管理信息化是社會發(fā)展的要求，也是高校固定資產(chǎn)管理面對的新趨、新問題。

【關鍵詞】信息化模式；高校固定資產(chǎn)管理；效率

引言

固定資產(chǎn)是指各部門單位用于生產(chǎn)、管理、勞務等，使用期限超過一年的具有一定標準價值的非流通貨幣的資產(chǎn)。包括用于工作的機器，設備，建筑物等。所謂信息化就是指發(fā)展以計算機為主的信息化工具的生產(chǎn)力，包括信息的獲取、傳達、整合與再生。所謂信息化模式下的高校固定資產(chǎn)管理管理就是指傳統(tǒng)的固定資產(chǎn)管理技術結合信息化的固定資產(chǎn)管理理念，并應用以計算機為主的智能化工具，實現(xiàn)高校固定資產(chǎn)管理信息化的模式，從而提高高校的教學水平和科研的核心力量，使高校在同行中更具有競爭力。信息化管理并不是簡單的將計算機與經(jīng)營管理相結合，而是在這兩個結合的基礎上不斷創(chuàng)新，從而減輕高校固定資產(chǎn)管理人員的工作負擔，提高高校的工作效率，使高校固定資產(chǎn)管理各方面規(guī)范化，為高校教學科研工作提供有力的硬件支撐。就在計算機技術成為人們生活中不可或缺的東西時，高校固定資產(chǎn)信息化管理技術也應運而生。就在所有管理者在為固定資產(chǎn)管理的數(shù)據(jù)整理忙的焦頭爛額的時候，以計算機為主的信息化模式產(chǎn)生了，各個高校通過建立信息化管理系統(tǒng)，提高高校固定資產(chǎn)信息化管理的效率，為高校資產(chǎn)管理員減輕了工作負擔，大大節(jié)約了工作時間。雖然高校固定資產(chǎn)信息化管理在一定程度上為固定資產(chǎn)管理解決了一大難題，但是如今的信息化模式下的固定資產(chǎn)管理還存在一些問題，如何充分發(fā)揮固定資產(chǎn)管理信息化的作用，是近年來高校固定資產(chǎn)管理方面面臨的挑戰(zhàn)之一。

一、信息化模式下固定資產(chǎn)管理特點及優(yōu)勢

信息化模式下的固定資產(chǎn)管理是以一個操作軟件或一個管理系統(tǒng)來實現(xiàn)的，具有使用簡潔便利，界面美觀大方，錯誤時可修護的特點，軟件必要時還可以升級，進而使系統(tǒng)隨著時代更新，更好的為高校的領導、老師、學生、其他工作人員服務。固定資產(chǎn)具有使用期限長、耐用的特點，所以在傳統(tǒng)管理模式下經(jīng)常會出現(xiàn)信息不對稱、資產(chǎn)閑置等情況，不能實現(xiàn)固定資產(chǎn)利用率最大化。通過固定資產(chǎn)信息化管理可以把每一件固定資產(chǎn)確定到相應的責任人身上，把固定資產(chǎn)分配給個人監(jiān)督管理，實現(xiàn)學校-學院-老師三級管理極大改善了無人認領的狀態(tài)，固定資產(chǎn)信息化管理的三級管理模式能夠真正實現(xiàn)責任到人，從固定資產(chǎn)信息化管理系統(tǒng)中能實現(xiàn)調撥、借用等功能，而過去都是通過手寫借條記賬的方式來完成借用和調撥。如今的高校都注重師資力量建設，固定資產(chǎn)數(shù)量和質量是硬件設施一個重要指標，它代表著高校的先進性與設備齊全性，給學生學習，老師工作提供良好的環(huán)境，固定資產(chǎn)信息化管理大大提高了高校的工作效率。使用計算機指導的信息模式管理比傳統(tǒng)管理有著無可代替的作用，比如檢索不復雜，信息自動更新，保密性強，成本較低，比較現(xiàn)代化。雖然現(xiàn)在有人還在使用傳統(tǒng)的固定資產(chǎn)管理，但是我相信信息化模式下的固定資產(chǎn)管理必將是趨勢，先進技術總會替代落后的理念，時間會證明一切。

二、信息化模式下固定資產(chǎn)管理存在的問題

（一）固定資產(chǎn)規(guī)范化管理和個性化管理模式之間的矛盾

從上世紀80年代開始，隨著固定資產(chǎn)信息化管理的發(fā)展，以北京化工大學為代表的固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)也應運而生，但是隨著現(xiàn)代教育事業(yè)的發(fā)展和國家對教育投入的不斷加大，北京化工大學的固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)已經(jīng)不能滿足現(xiàn)在的高校固定資產(chǎn)的個性化需求。

傳統(tǒng)的固定資產(chǎn)信息化管理平臺基于傳統(tǒng)的管理模式，更注重對固定資產(chǎn)信息的增加和減少，不注重固定資產(chǎn)的動態(tài)變化，從固定資產(chǎn)入賬到出賬這個過程是靜態(tài)的，沒有調撥、借用的動態(tài)過程。這是及其不科學的。現(xiàn)行的固定資產(chǎn)信息化管理能根據(jù)各個高校的不同管理模式和管理流程，滿足客戶的個性化需求，更注重對固定資產(chǎn)的整個生命周期的管理。

（二）固定資產(chǎn)信息化二級管理模式與三級管理模式之間的矛盾

高校固定資產(chǎn)管理的傳統(tǒng)模式主要是二級管理模式甚至一級管理模式，一級管理模式就是學院、機關處室等部門自行采購、使用和管理的模式；二級管理模式是學校購買，學院和機關處室使用；隨著固定資產(chǎn)相關管理辦法的出臺和政府采購等一系列政策法規(guī)的制定，原有的一級管理模式或者二級管理模式已經(jīng)不適應現(xiàn)在的高校固定資產(chǎn)精細化管理的要求。一級或者二級管理模式，會使得一些高校和員工沒有意識進行固定資產(chǎn)管理，因為沒有責任到人，久而久之就會出現(xiàn)固定資產(chǎn)浪費、固定資產(chǎn)流失等現(xiàn)象。

（三）高校固定資產(chǎn)多頭管理問題重重

現(xiàn)行高校固定資產(chǎn)處于不同類的固定資產(chǎn)歸屬于不同的資產(chǎn)管理部門進行管理的階段，這種分頭的管理模式并沒有一個專門的高層管理機構對其進行有效監(jiān)督和管理，使得各個管理部門的管理信息不能共享，管理一直處于零散、無組織的狀態(tài)。

三、信息化模式下固定資產(chǎn)管理應該如何改進

（一）設立個性化固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)

高校固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)是高校固定資產(chǎn)管理中的一個重要組成部分，因為高校本身教學科研部門多，每個學院都分布在不同的辦公教學區(qū)域，但是不同學院、不同部門都有交叉點，那就是資源共享。因為固定資產(chǎn)具有價值高，可循環(huán)使用，使用期限久、使用地點不集中、管理難度大等特點。高校講究質量的同時還講究效率，設立個性化固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)有利于高校對癥管理，提高資產(chǎn)管理的速度和準確性，使各種資產(chǎn)管理能真正落到實處。固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)個性化管理能夠實現(xiàn)在辦公室的方寸之中就能掌控高校全方位固定資產(chǎn)信息，提高教學科研效率，降低固定資產(chǎn)成本支出，優(yōu)化資源配置。

（二）通過固定資產(chǎn)信息化管理實現(xiàn)三級管理模式

高校的固定資產(chǎn)信息化管理三級管理模式是現(xiàn)代高校固定資產(chǎn)管理的趨勢，三級管理模式實行責任到人的管理制度，每一件固定資產(chǎn)從計劃審批申購到采購到使用、調撥變動損壞處置各個環(huán)節(jié)都能準確及時的變更領用人，這樣就大大增加了每一個固定資產(chǎn)管理者的責任心，從而防止出現(xiàn)員工使用隨意、不愛護公物、使用后不及時歸還的現(xiàn)象。甚至據(jù)為己有的情況。固定資產(chǎn)管理信息化三級模式管理制度不會因為地位懸殊而開綠燈，在信息化管理模式面前人人平等，三級化管理模式一定程度上促進了固定資產(chǎn)管理信息化制度的執(zhí)行度和建設性。

（三）建立高校固定資產(chǎn)管理信息化歸口部門

現(xiàn)行高校固定資產(chǎn)處于不同類的固定資產(chǎn)歸屬于不同的資產(chǎn)管理部門進行管理的階段，這種分頭的管理模式并沒有一個專門的高層管理機構對其進行有效監(jiān)督和管理，使得各個管理部門的管理信息不能共享，管理一直處于零散、無組織的狀態(tài)。在這個信息化主導的社會，固定資產(chǎn)實現(xiàn)信息化管理模式有助于實現(xiàn)固定資產(chǎn)歸口部門管理，實現(xiàn)多頭管理向歸口部門管理轉換，也將是高校固定資產(chǎn)管理的必然選擇。

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