提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇

陳衛(wèi)華

【摘要】隨著我國經(jīng)濟的發(fā)展，社會的進步，技術(shù)的提高，檔案在我們的生活，工作中起到了越來越重要的作用。因此，我們對檔案的管理有了新的要求：現(xiàn)在的檔案管理要規(guī)范化，標準化，制度化。這篇文章就是以檔案管理為主要核心，從怎樣提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇進行研究分析，以求最終能找到有利于科學(xué)化管理檔案的方法和途徑。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；科學(xué)化；路徑

現(xiàn)在，我國經(jīng)濟發(fā)展十分迅猛，人們生活水平不斷提高，社會公共基礎(chǔ)建設(shè)不斷完善，檔案管理在我們生活、學(xué)習(xí)和工作中都起到了重要的作用。檔案不僅僅是對一個人過去所做事情的記錄，也是為以后評價這個人的參考。過去由于經(jīng)濟水平和科技水平有限，檔案管理存在很多漏洞，以致檔案有時缺失，有時出錯，給個人和社會帶來了很多麻煩和損失。檔案管理是檔案事業(yè)中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，提高檔案管理水平對檔案事業(yè)有著重要意義。

一、提高檔案管理水平的意義

1、有利于提高我國整體文化軟實力

從《三國志》到司馬遷的《史記》再到后來的《資治通鑒》，他們雖然不是我們現(xiàn)在所說的檔案，但是從某種形式上說，他就是我國古代各個時期的一種獨特的檔案。這些檔案記錄了古代的重要事件，重要人物，為后人了解古代文化提供了資料，給了我們經(jīng)驗和啟示，傳承了中華民族的文化。而我們現(xiàn)在的檔案何嘗不是為我們的后人提供資料、經(jīng)驗和智慧，以檔案的方式傳承著中國文化，增加中國的文化軟實力。檔案水平越高，提供的信息越全面，正確率越高，為后代提供的歷史資料越全面，從而越能增加文化的傳承，使文化軟實力進一步提高。所以，提高檔案管理水平至關(guān)重要。

2、檔案管理信息化

在以前我們的檔案都是用一疊一疊的紙記錄的，這樣的檔案管理繁重而復(fù)雜，而且容易丟失，容易毀壞，不容易轉(zhuǎn)移與傳輸。但是當(dāng)網(wǎng)絡(luò)開始興起，信息化開始大量出現(xiàn)在我們的工作、生活中時，原來繁重復(fù)雜的檔案管理變得輕松而簡便了。原來，每一件事情，每一個人物只有通過寫滿字的紙來記錄，然后放在一個布滿灰塵的大房子里，查找起來費時費力。然而，信息化以后大量的信息只通過一個不大的優(yōu)盤就可以輕松存儲，而且查找起來動動鼠標就可完成，傳輸起來方便，而且傳輸起來不易丟失。所以，傳統(tǒng)的檔案管理已無法滿足信息化時代下人們的要求，這就要求我們要提高檔案的信息化管理水平，促進檔案更加科學(xué)化、信息化、現(xiàn)代化發(fā)展。從而讓檔案信息充分發(fā)揮作用。

3、促進檔案事業(yè)的健康發(fā)展

當(dāng)前，我國的檔案種類很多，類型相當(dāng)復(fù)雜，工作人員每天都要面臨大量的工作，這無疑給他們帶來了相當(dāng)大的壓力。雖然現(xiàn)在引進了計算機管理系統(tǒng)，但還是沒有從根本上解決問題，只有不斷提高檔案管理水平，才能促進檔案健康發(fā)展。

二、提高檔案科學(xué)化管理水平的途徑

1、加強檔案管理者的素質(zhì)能力的建設(shè)

提高檔案管理者的素質(zhì)是提高檔案科學(xué)化管理水平的重要途徑。提高管理者的水平首先要從管理者思想上進行提高，通過教育讓檔案管理者摒棄傳統(tǒng)的思想觀念，充分的認識到檔案管理對當(dāng)今社會，對國家、對個人的重要意義。此外，還要從理論知識上對管理者進行培訓(xùn)，提高管理者的基本技能，如對檔案的編目、立卷、整理、鑒定、標錄標引、保護等，要使他們具備一定的計算機操作能力，用信息化的手段對檔案進行管理。要根據(jù)各部門的工作特點，立足于實際情況，對管理者進行針對性的教育培訓(xùn)，最終提高管理者的業(yè)務(wù)水平。

2、建立健全檔案科學(xué)化管理機制

健立健全檔案科學(xué)管理機制是提高檔案管理水平的重要措施。首先，相關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)干部要在法律法規(guī)規(guī)定的范圍內(nèi)對檔案管理進行宏觀調(diào)控與研究，制訂一套完善的科學(xué)管理方案，給予檔案管理足夠的重視。其次，各部門人員要相互協(xié)調(diào)，對出現(xiàn)的問題要及時溝通，協(xié)商處理，共同制定出一個切實可行的解決問題的方案。最后，要制定一個完善的考核方案，對任務(wù)要專人專責(zé)，把問題責(zé)任要分配到人，促進個人的積極性與能動性。

3、要對現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)加大投入以及建設(shè)

在傳統(tǒng)檔案管理模式中，一般僅僅是通過手工目錄檢索來實現(xiàn)，而全文檢索更是不能進行。但是，伴隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展以及計算機在各個工作之中的頻繁應(yīng)用，電子政務(wù)在全社會得到了推廣，這一趨勢使得檔案管理工作面臨著全新挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)檔案管理必須進行新的變革。檔案管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化，檔案目錄實現(xiàn)計算機檢索，檔案通過數(shù)字化實現(xiàn)全文檢索等等現(xiàn)代化的檔案管理模式都需要加大現(xiàn)代化技術(shù)的投入?？梢哉f，計算機檔案管理乃至數(shù)字檔案館建設(shè)都需要加大現(xiàn)代化技術(shù)投入和建設(shè)才能夠?qū)崿F(xiàn)，這也是當(dāng)代檔案管理實現(xiàn)科學(xué)化水平最重要的決策。

4、維護好信息安全

在檔案管理中，保護好信息安全是檔案管理中最至關(guān)重要的問題，這里不僅僅是指員工對檔案信息是否泄露的安全，還包含檔案在信息化過程中的安全。檔案管理的工作本身的特點就具有一定的保密性，在檔案中的很多資料和內(nèi)容都是具有一定的內(nèi)部重要信息和數(shù)據(jù)，這不僅僅要求相關(guān)工作人員具有相當(dāng)?shù)淖陨肀Ｃ芩仞B(yǎng)，而且更需要有關(guān)部門能夠具備對信息的技術(shù)維護能力。檔案管理中的信息技術(shù)需要時刻進行管理和維護工作，在提高檔案管理工作水平中，計算機應(yīng)用是一種最基本的也是最重要的操作工具之一，這就使計算機成為儲存財富的保險箱，但是這個保險箱也不是完全安全的，他需要我們時刻保護。但社會中總會存在一些不良人士或?qū)ｉT竊取情報和機密的機構(gòu)，他們通常通過病毒或者改變程序來竊取資料，這就在一定程度上給檔案管理安全造成危害，相關(guān)部門一定要提高防護意識，同時也要把相關(guān)知識普及給管理人員，做好信息的防護工作，保證檔案管理不受外界因素的破壞。

三、總結(jié)

檔案管理是社會資源管理最基礎(chǔ)的工作，他是社會發(fā)展和人類進步中不可或缺的一部分，也是傳承一個國家，一個民族傳統(tǒng)文化的工具，他除了能在經(jīng)濟中發(fā)揮不可替代的作用之外，還能促進人類社會朝著健康和諧的方向發(fā)展。由此可見，提高檔案管理水平對于國家乃至全人類都有著重要意義。政府以及相關(guān)部門要認真總結(jié)經(jīng)驗，制定完善有效的檔案管理制度，加大引進高科技技術(shù)，提高工作效率和準確率，加大引進專業(yè)型人才和培養(yǎng)具有檔案管理技能的高素質(zhì)人員，實現(xiàn)對檔案管理人才的不斷積累，整體提升人才隊伍的業(yè)務(wù)水平。領(lǐng)導(dǎo)和員工要從思想上重視檔案管理，把當(dāng)做一種文化遺產(chǎn)進行保護，杜絕泄露和遺失的現(xiàn)象發(fā)生。要繼續(xù)開展檔案管理工作的科學(xué)化，進一步提高檔案管理科學(xué)化水平，加強檔案管理工作的科學(xué)化水平建設(shè)，從而提高各企業(yè)事業(yè)單位檔案管理工作的效率。要對檔案管理進一步明確定位，從而促進檔案管理科學(xué)化朝著健康便捷方向發(fā)展。

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