疾控中心檔案科學(xué)管理模式探討

賈冬梅

【摘要】疾控中心檔案科學(xué)化管理的內(nèi)涵，是相對(duì)于傳統(tǒng)手工檔案管理而言，前者借助現(xiàn)代化的技術(shù)手段，減少手工管理的工作量，起到提高管理效率和管理質(zhì)量的效果。文章對(duì)疾控中心檔案科學(xué)化管理的研究，將以“信息化”作為研究的切入口，在分析檔案科學(xué)化管理必要性的基礎(chǔ)上，結(jié)合有關(guān)的“信息化”技術(shù)，深入研討科學(xué)化管理的模式。

【關(guān)鍵詞】疾控中心；檔案管理；科學(xué)模式

一、疾控中心檔案科學(xué)化管理的必要性分析

疾控中心傳統(tǒng)檔案管理模式，已經(jīng)開(kāi)始呈現(xiàn)制約檔案事業(yè)發(fā)展的苗頭，在實(shí)際的檔案管理工作中，對(duì)檔案管理模式實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略轉(zhuǎn)變，提出了現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型的迫切需求。在此筆者結(jié)合疾控中心檔案管理要求和條件，分析實(shí)現(xiàn)檔案科學(xué)化管理的必要性：

1、檔案工作內(nèi)部發(fā)展趨勢(shì)的使然。目前中國(guó)社會(huì)已經(jīng)開(kāi)始步入知識(shí)經(jīng)濟(jì)的時(shí)代，疾控中心作為全社會(huì)疾病的“防火墻”，涉及到各類專業(yè)的知識(shí)，每天需要處理的文件信息數(shù)量龐大，相對(duì)應(yīng)的檔案工作也開(kāi)始呈現(xiàn)復(fù)雜和多變的趨勢(shì)。如果疾控中心的檔案工作模式，仍然局限于傳統(tǒng)的手工操作模式，面對(duì)龐大的檔案信息數(shù)據(jù)群時(shí)，可能會(huì)“束手無(wú)策”，為人們提供方便和快捷的管理服務(wù)，更是無(wú)從談起。因此，疾控中心檔案科學(xué)化管理模式的研究，要盡快提升到工作的日程表上，這是知識(shí)經(jīng)濟(jì)背景下檔案工作內(nèi)部發(fā)展趨勢(shì)的使然。

2、檔案管理工作效率提升的關(guān)鍵。從文件材料形成伊始，直至檔案文件成型，中間要經(jīng)歷信息收集、整理和歸檔幾個(gè)階段，如果管理工作效率不高，自然需要耗費(fèi)更多的時(shí)間完成歸檔。筆者通過(guò)研究發(fā)現(xiàn)，目前疾控中心檔案文件材料的形成，未能真正達(dá)到歸檔的“三率”指標(biāo)，不僅立卷歸檔難度大，而且沒(méi)有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案的分類、編目和統(tǒng)計(jì)，不利于檔案的檢索查找。如果能夠有效利用技術(shù)含量比較高的現(xiàn)代化技術(shù)，可切實(shí)縮短檔案收集、整理和歸檔的時(shí)間，大幅度提升檔案管理工作的效率。

二、疾控中心檔案科學(xué)化管理模式的構(gòu)建

1、檔案科學(xué)化管理的目標(biāo)

檔案科學(xué)化管理，“人”與“技術(shù)”是主要支撐條件。因此需要至少實(shí)現(xiàn)以下兩個(gè)層面的目標(biāo)：“人”方面，指的是檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，在宏觀層面遵循黨和國(guó)家的方針政策，在微觀層面是掌握科學(xué)化管理的業(yè)務(wù)知識(shí)和技能。尤其在微觀方面，檔案科學(xué)化管理要利用到某些高科技含量的現(xiàn)代化設(shè)備，而這些現(xiàn)代化設(shè)備，要依靠“人”的專業(yè)操作，且要求技術(shù)的掌握嫻熟和全面。“技術(shù)”方面，目的是實(shí)現(xiàn)檔案材料整理有序化，在掌握新操作規(guī)則的基礎(chǔ)上，整理各種介質(zhì)材料，確保在新技術(shù)條件下，盡快實(shí)現(xiàn)檔案的進(jìn)檔升級(jí)。

2、檔案科學(xué)化管理的制度

實(shí)現(xiàn)疾控中心檔案科學(xué)化管理兩個(gè)層面的目標(biāo)，制度應(yīng)視為目標(biāo)成型的軟性條件。以某疾控中心的居民健康檔案管理為例，居民健康檔案圍繞每個(gè)居民的“個(gè)人健康”，可視為貫穿每個(gè)居民生命過(guò)程的文件資料，其中清楚記錄居民健康相關(guān)的信息，在新醫(yī)改之后，城鄉(xiāng)居民無(wú)論是在尋醫(yī)問(wèn)藥，還是在接受預(yù)防保健，往往都會(huì)先調(diào)取自己相關(guān)的健康檔案，作為專業(yè)醫(yī)師科學(xué)診斷個(gè)人健康狀況的佐證，然后再針對(duì)性制定治療方案。在整個(gè)流程中，要有檔案科學(xué)化管理制度作為支撐，為便于檔案的調(diào)取，筆者建議科學(xué)化管理制度的內(nèi)容，細(xì)化至電子檔案管理層面，以聯(lián)網(wǎng)模式，細(xì)節(jié)性擬定涵蓋檔案收集、整理和歸檔的內(nèi)容，并盡快形成統(tǒng)一的制度模式。

3、信息化管理技術(shù)的應(yīng)用

在制度規(guī)范的基礎(chǔ)上，信息化管理技術(shù)的應(yīng)用，要求按部就班實(shí)現(xiàn)“硬件”和“軟件”兩個(gè)方面的配置，在“硬件”方面，是電腦計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)備的投入應(yīng)用，以及檔案信息化管理的人員配置，考慮到疾控中心工作性質(zhì)的特殊復(fù)雜，除了通用的電腦計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備購(gòu)置，還要加強(qiáng)對(duì)人員配置的重視，在“軟件”方面，是圍繞“數(shù)字化建設(shè)”的特征，以磁性介質(zhì)為載體，通過(guò)計(jì)算機(jī)直觀顯示視屏信息，并且能夠快速地修改、復(fù)制、查詢、分類、剪輯和編目。當(dāng)然，信息化管理技術(shù)在應(yīng)用時(shí)，也要同步解決資金的問(wèn)題。疾控中心資金投入的方向，重點(diǎn)在于管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，“硬件”方面是檔案館和安全電路等物理環(huán)境，“軟件”方面是操作系統(tǒng)、防火墻和殺毒軟件等，“硬件”和“軟件”投入資金要充足，也要用在刀刃上，保證系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、試驗(yàn)、運(yùn)行和維護(hù)，都有足夠的資金。除此之外，安全管理技術(shù)的強(qiáng)化，同樣是信息化技術(shù)應(yīng)用的關(guān)鍵，在信息化時(shí)代，特別是疾控中心這種對(duì)信息要求嚴(yán)格，且信息資料寶貴的單位，每一份檔案都有對(duì)應(yīng)的安全級(jí)別，屬于機(jī)密的文件，可直接物理隔離，與外網(wǎng)隔絕；屬于內(nèi)部傳輸檔案，可通過(guò)密鑰管理，監(jiān)督、分析和維護(hù)有關(guān)系統(tǒng)，在出現(xiàn)故障時(shí)能夠自動(dòng)修復(fù)，以及加強(qiáng)相應(yīng)軟件的日常維護(hù)和病毒防范。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在信息化時(shí)代，疾控中心檔案的科學(xué)化管理，是檔案發(fā)展戰(zhàn)略性調(diào)整的必然要求。文章通過(guò)研究，基本明確了疾控中心檔案科學(xué)化管理的方法，研究的主線貫穿于檔案科學(xué)化管理目標(biāo)的設(shè)置、檔案科學(xué)化管理制度的擬定和檔案信息化技術(shù)的應(yīng)用，可供以檔案實(shí)際管理工作參考借鑒。

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