淺議辦公室跨崗交流學習的經驗與思考

王健 常冬艷

【摘要】本文結合目前辦公室跨崗交流學習的現狀，就如何使青年員工快速成長，進行深入思考，并提出了促進青年員工跨崗交流學習成長的對應措施。

【關鍵詞】跨崗交流；青年員工；成長平臺；經驗

公司辦公室（黨委辦公室）作為服務公司領導、各部門、員工和公司經營發展的綜合性部門，主要承擔調研督辦、重要會議組織協調、公司文件辦理、信訪、機要、公務接待以及領導交辦事項等工作，具有綜合性較強，接觸面較廣的特點。因此，人力資源部與辦公室聯合開展青年員工跨崗交流學習活動，吸引其他部門青年員工到辦公室短期工作，既能使青年員工在不同崗位得到學習鍛煉，也能使辦公室員工更多了解基層情況，對人才的培養與發展起著互相促進的作用。

一、跨崗交流學習的基本情況

（一）目前現狀。目前跨崗交流學習人員一般為近三年入職的高校畢業生，進入辦公室學習，每批次1-2人，交流時間為3個月。這些青年員工均是經人力資源部選拔，有著年輕、富有朝氣、可塑性強等特點，他們大多數都是在基層單位從事工藝技術工作。借助交流平臺，促進了青年員工在管理與技術工作方面的有機融合，在承擔辦公室文秘崗位缺員后部分工作的同時，也可為以后的職業生涯發展奠定基礎。

（二）呈現的優缺點。具體如下：

1.優點。一是促進年輕人才的成長。青年員工作為公司的新生力量，由于工作年限較短，部門之間工作輪換少，容易形成思維拓展的局限性。通過交流學習，既可以使辦公室員工了解學習到更多的基層信息和專業知識，又可以讓交流人員學習到辦公室管理工作的方法與經驗。二是為青年員工提供展現自我風采的平臺。辦公室工作業務綜合性較強，平時與領導及各部門接觸較多，個人平時的工作作風及態度也會受到領導與同事的關注，青年員工創新力較強，可以借助交流學習平臺，發揮個人工作優勢，充分展現自我風采。三是促進部門間交流經驗的推廣與應用。經過學習與鍛煉，個人工作能力會有一定的提升，在結束交流后，可以將一些好的管理經驗與做法運用到以后的工作中，補齊短板、全面發展。

2.不足。由于交流人員個體的差異，有時在某一方面還不能盡快適應崗位要求，主要體現以下三個方面：一是人員缺乏綜合能力經驗。由于對辦公室的業務了解認識程度不夠，平時接觸到文稿寫作類的工作較少，加上平時與領導接觸少，缺乏溝通技巧，在工作初期不順暢也容易引起畏難情緒。二是能力提升有限。因跨崗位交流，學習人員來到辦公室后對工作環境的適應需要一定時間，適應期較長的人員，能真正承擔一部分工作時，已經面臨交流期結束，而在這段時間，正是能力提升較快、快速成長的時間，由于時間有限會使交流學習人員只能學習到基本的日常性事務的處理方法，對于文稿的撰寫能力提升有限。三是交流學習方式單一。目前交流學習為單向交流，而秘書到其他部門交流學習機會較少，雖然辦公室也曾經派人到其他部門進行過短暫的交流，取得了良好的交流成果，但這種機制還沒有完全建立起來。

二、促進交流學習人員成長的措施

（一）加強對交流學習人員的指導力度，樹立端正的工作態度。青年員工剛走上工作崗位不久，正處于成長期，有知識，有激情。而對于講求效率和效益的辦公室來講，任何一項工作都要求辦公室員工必須本著極為嚴謹、認真、負責的工作態度。交流人員辦公室工作經驗不足，常常會導致工作開展較為困難，因此，加強對交流人員的培養與指導力度，使他們順利地開展工作，端正工作態度，提高服務意識，站在服務者的角度思考問題，可以發揮能力長處，盡快提升個人素質能力。

（二）系統性培養，拓展發展空間。交流人員初到辦公室，對環境的適應能力不足，指定專人管理，專人負責，系統性地制定交流學習計劃，達到有計劃、有目標、有實施、有總結的閉環管理培養模式，讓交流學習人員在工作中挖掘自身潛力，善于發現問題和總結成果，在交流到一定階段后，可以適當讓交流人員承擔重要工作任務，通過壓擔子的方式，進一步拓展發展空間。

（三）“請進來”與“走出去”相結合，進一步完善交流機制。根據以往跨崗交流學習的經驗來看，通過對公司發展中存在的問題及不足開展調查研究，交流人員對公司經營工作的復雜性有了更為直觀的認識和感受，也通過自身的工作實踐，提出了解決問題的建議與想法，這對于促進公司中心工作的開展以及辦公室員工個人的素質提升都有好處，應當進一步研究和實踐，構建更多展示平臺，設定科學考評標準，并建立起雙向交流機制。

三、珍惜機會，嚴格要求，共同把跨崗交流做得更好

（一）樹立目標，堅定信念。首先要樹立正確的目標，向優秀的老員工學習，端正自己的工作態度。工作不是學習的結束，而是學習的開始，在學校里，我們學到了大量的理論知識，工作后，要對這些理論知識進行實踐驗證。因為有許多人從事的工作與在所學專業大相徑庭，就更要求我們要加強學習，注重業務技能素質的提高。對于每項工作，要完成到什么程度，什么時間完成，可以制訂簡單的工作計劃，出現異常時，要及時向領導請示匯報，保證最終目標實現，要相信通過自己的努力，一定可以把工作做好。

（二）明確思路，提高認識。文稿的起草需要通過前期扎實的調研、跟會等渠道獲取信息，然后要通過對各類信息的整理，辨識出哪些材料可以作為寫作素材進行精加工。

文稿要經過反復的斟酌、推敲，從一詞一句再到篇章結構，要經過反復的修改完善才能成為“成品”。質量高不高，主要取決于平時的積累多不多；角度、高度和站位準不準，主要取決于對最新形勢的了解掌握程度夠不夠、分析夠不夠，是否能夠跟上領導的思路等等。“文似看山不喜平”“世事洞明皆學問，人情練達即文章”。身在兵位、胸為帥謀，對自己的要求就一定要高，要多注意觀察領導處理事務和決策的方式，認真傾聽領導在各種場合的發言，通過梳理，形成系統的思路，才能寫出貼合形勢、符合要求的文稿。冰凍三尺非一日之寒，秘書撰寫出一篇高質量的文稿，和設計人員開發出一個優秀的產品一樣，都需要有扎實的前期積累，需要投入足夠的精力，傾注大量心血。因此，作為交流人員來講，在抓緊機遇學習的同時，更要塌下心來，多做積累，多做練習，杜絕心浮氣躁、急于求成。

（三）創新方法，善于總結。如何在平凡的崗位上閃現亮點，如何在例行性事務中體現特色，需要我們創新工作方法。而創新首先要建立在熟悉業務的基礎上，因此對于崗位工作流程與規范，要熟悉掌握，然后要逐步積累，總結經驗，對于重復性及繁瑣的工作可以省略合并。例如辦公室在進行調研督辦的時候，可以綜合近期各項工作，能合并辦理盡量合并，避免出現同一個部門多次跑辦的情況。其次，要善于總結工作辦理過程中出現的失誤，分析問題原因，避免多次重復出現類似問題。

總的來講，跨崗交流，新的崗位是新的平臺，新的平臺上有新的視野，新的視野可能會成就新的職業生涯。盡管在陌生的崗位上會遇到許多之前未遇到過的新問題，但“天下事有難易乎？為之，則難者亦易也；不為，則易者亦難也”，只要找到處理問題的方式方法，主動克服困難，積極調整工作思路，一切問題都會迎刃而解。也許短短幾個月的經驗，也許領導的一次當面指教和夸獎，經歷的一次公司級項目，都會照亮青年員工成長的一段路程，跨崗交流也會發揮積極促進作用。