做好單位綜合辦公室工作的思考

劉念

【摘要】辦公室承擔著上情下達、下情上報、對外交往、后勤服務等綜合工作，是單位的運轉中心、信息中心、服務中心。做好辦公室工作，關鍵是要自覺強化“五種意識”：同時要正確處理好四個辯證關系。

【關鍵詞】辦公室工作；五種意識；四個辨證關系

一、辦公室的地位和作用

辦公室承擔著上情下達、下情上報、對外交往、后勤服務等綜合工作，是單位的運轉中心、信息中心、服務中心。如果把辦公室簡單地視為單位的一個后勤服務部門，而忽視其參謀、協調、服務、督辦等職能，辦公室就會變成勤雜室。辦公室工作人員每天就會沉浸于紛繁零碎的瑣事之中，就沒有時間去抓信息工作和搞調查研究。下情不了解，就談不上給領導提供決策參考。

二、做好辦公室工作，關鍵是要自覺強化“五種意識”

（一）強化責任意識。辦公室工作無小事，每一項工作都來不得半點虛假，一旦出現疏漏，都可能捅婁子、誤大事，從而給全局工作帶來不利影響。因此，辦公室人員要切實樹立“責任重于泰山”的意識，做到工作認真、態度端正、處事果斷，在任何人面前、在處理任何事上，都要從嚴要求、從優服務，高標準、高質量，確保工作萬無一失。

（二）強化效率意識。在科學技術突飛猛進，知識經濟日新月異的今天，辦公室人員尤其需要增強效率意識，努力做到“三快”：一是耳聰目明反應快。要時刻關注和把握重點工作，做到早介入、早思考、早研究，增強工作的主動性。二是分秒必爭節奏快。對領導交辦的事情，要說辦就辦、急事急辦、特事特辦，決不能推諉扯皮、拖拖拉拉。三是跟蹤問效反饋快。對領導決策，要全程跟蹤，全程督察，將落實決策的各個階段、環節以及存在的困難和問題及時、準確地反饋給領導，為領導進一步完善決策、制定下一步措施提供第一時間的服務。

（三）強化服務意識。為領導、基層、職工做好服務是辦公室的重要工作職責。做好辦公室的工作，必須強化服務意識，提倡奉獻精神。服務工作搞得好不好，能不能讓領導滿意、基層滿意、職工滿意，是衡量辦公室工作的根本標準。這就要求辦公室自覺做到不斷拓寬服務層面，提高服務水平。在為領導服務上要努力實現由處理具體事務向善于謀全局、當高參轉變；由滿足于做好眼前工作向把握經濟社會發展大勢、積極做好超前服務轉變；由被動完成領導交辦的任務向主動提供全方位、多層次的服務轉變；在為職工服務上要牢固樹立“職工利益無小事”的政治立場和政治態度。充分發揮辦公室作為領導聯系職工的橋梁和紐帶作用，確保職工的意愿能夠為領導所了解，確保領導的決策體現職工的根本利益；在為部門和基層服務上要平等協商，端正態度。對同級部門，要相互尊重、相互支持；對基層的同志，要滿腔熱情，放下架子。

（四）強化團結意識。團結出凝聚力、戰斗力和新生產力，團結出正氣、形象和干勁。辦公室工作有分工，大家要按照分工履行職責、狠抓落實，但辦公室工作分工不分家，大家既要做好份內工作更要團結干事。只有相互補臺才能好戲連臺。辦公室每一個成員都要正確對待自己，多學別人的長處，克服自己的不足，做好本職工作。辦公室同志之間應該建立一種正常、健康、友善的同志關系而不是庸俗關系。要增強集體主義觀念，以事業為重，擰成一股繩，一門心思干工作，一絲不茍抓落實。才能形成合作共事、責任共擔、和諧共融的良好風氣。

（五）強化紀律意識。辦公室工作人員必須有很強的紀律意識。講紀律是對辦公室工作人員最基本的要求。要珍惜和維護單位領導集體的權威，不亂傳話、不搬弄是非，不做違反政治紀律的事。要嚴明工作紀律。辦公室人員要擺正位置，嚴格按程序、規定辦事，不越權、不越位。

三、做好辦公室工作，必須正確處理好四個辯證關系

（一）正確處理好政務和事務的關系。所謂政務，就是出謀獻策。它是在具體工作中，協助領導確立一個時期工作的指導思想和思路，制定發展規劃和工作方案，預測工作中可能發生的問題，以及就已經發生和未發生的問題，提出具有真憑實據和具有說服力的措施和預見性的建議或意見，組織和實施工作計劃。所謂事務，就是日常的服務性工作，包括日常的辦文、辦事、辦會、接待來訪等。根據當前地質工作的情況，許多新情況、新問題不斷出現，要搞好辦公室工作，在思想和行為上就應該實現三個轉變：一是要從事務工作為主轉到以調查研究為主，為領導提供有情況、有分析、有預測、有建議、帶規律性的參考材料。二是要從收發傳遞信息轉為收集處理信息，溝通上下情況，提供準確的信息供領導決策時參考。三是要從一般的反映情況轉變為既反映情況又提出建議，針對當前工作總體形勢，運用成功的做法推動單位工作的發展。

（二）正確處理好被動與主動的關系。辦公室工作的服務性職能決定了其工作的被動性，要做好辦公室工作，必須發揮人員的主動性，善于在被動中求主動，變被動為主動。對一些常規性、規律性、階段性等確定性工作，不要消極等待，要主動著手，提前準備。對領導臨時交辦的任務、應急事件和突發事件等非確定性工作，要有靈活的應變能力，做到忙而不亂。同時要積極適應領導的工作思路，想領導之所想，謀領導之所謀，把工作做在前頭，主動做好超前服務。

（三）正確處理辦公室內部與外部的關系。要發揮辦公室的整體功能，保證全局工作的順利進行，不僅要求辦公室內部要協調一致，而且要與其他業務部門相互配合。首先要善于協調辦公室內部的關系。通過協調辦公室各個不同職能的工作，充分發揮各方面的主觀能動性和個人的聰明才智，有效地形成合力，積極地、創造性地開展工作。其次要善于協調辦公室與其他部門的關系。從既維護全局利益，又保護部門工作積極性的角度出發，出面做好公司各部門的協調工作，求同存異，避免不必要的扯皮和內耗，把各部門的積極性，引導到確保單位中心工作任務的完成上來。

（四）正確處理大事與小事的關系。何謂大事，辦公室的辦文、辦會、辦事的范疇中都會遇到大事，比如上級機關和領導交辦的是大事，涉及到全局性的是大事，影響到單位形象和聲譽更是大事。大事因為其重要性而必須擺在工作的首要位置，辦大事要絕對保證時效和質量，絲毫不得馬虎和大意。對日常瑣碎繁雜的事務性工作，即通常認為的“小事”，不能輕視麻痹。一旦出了錯漏，小事就會釀成大錯，搞出大亂子，對工作造成不良后果，甚至會影響工作的全局。從這個意義上講，辦公室工作沒有絕對的大事小事之分，因此，在工作中就要謹慎細心，抓住重點，只有這樣才能保證工作的協調發展。

四、懂全局、管本行，切實提高辦公室的服務保障水平

（一）要懂全局，牢牢把握辦公室工作的主動權。辦公室是單位的綜合辦事機構，管的就是全局。只有站得高才能望得遠，只有大局明才能思路清。只有懂全局才能融入全局，只有謀全局才能更好地服務全局，只有在全局中盡責才能在全局中有所作為。時時把握全局、緊緊圍繞全局、主動服務全局是做好辦公室工作的基礎。辦公室同志必須做到“三個一”：腦中要有一根弦，始終保持清醒的政治頭腦，自覺地同黨中央保持高度一致，時刻注意維護單位的權威，切實把握好全局，這是做好辦公室一切工作的出發點；胸中要有一盤棋，考慮問題要站得高一些，要站在全局的高度、領導的角度，把各項工作置于全局改革、發展、穩定的大局中去謀劃，從推動中心工作落實的角度選好切入點，抓重點、創特色、出成效；心中要有一本賬，準確把握單位經濟發展的規劃、目標和任務，準確把握各個時期內外發展的動態，準確把握一年中各個時段單位的重大決策、重點工作和重要活動。

（二）要管本行，切實提高工作水平。辦公室工作的要求非常高。辦公室工作管本行，就是要努力在參與政務、管好事務、搞好服務上下功夫、見實效。要管好本行，最基本的就是要精通業務，文書、保密、機要、檔案、信訪、接待等各個崗位的工作都要與時俱進、開拓創新。辦公室每位工作人員都掌握與辦公室秘書工作相稱的文字水平、調研能力和服務本領。因此，要多學習、勤學習，不僅學習政治理論和文秘知識，更要學習管理、法律等方面的基本知識。要適應辦公室工作的需要，就要在進一步提高文字水平、研究能力和管理技能的基礎上，努力增強各種能力。

五、結束語

綜上所述，從某種意義上講，單位的決策部署貫徹落實得如何，很大程度上取決于辦公室工作水平的高低。做好辦公室工作，重點要在加強認識、處理好關系和提高辦公室的服務保障水平上下功夫。辦公室崗位特殊，對個人能力素質的要求比較高。要做好辦公室工作，辦公室每位同志都應該做到開口能講、提筆能寫、靜心能思、有事會辦、辦事能成。