淺談如何提升基層辦公室工作效率和水平

趙新梅

【摘要】縣級煙草專賣局（分公司）的辦公室是最基層的綜合性部門，人員少，臨時(shí)性工作多，工作任務(wù)繁重。如何提升基層辦公室工作效率和水平，如何發(fā)揮辦公室的作用，推動(dòng)基層煙草專賣局（分公司）各項(xiàng)工作穩(wěn)步開展，實(shí)現(xiàn)“五個(gè)一流”目標(biāo)，筆者認(rèn)為，堅(jiān)持統(tǒng)籌兼顧，改進(jìn)工作方法，轉(zhuǎn)變服務(wù)方式，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)是提高辦公室工作效率和質(zhì)量，加快辦公室工作運(yùn)轉(zhuǎn)的關(guān)鍵。

【關(guān)鍵詞】提升；辦公室工作；效率；水平

縣級煙草專賣局（分公司）的辦公室是最基層的綜合性部門，承擔(dān)著辦文、辦會(huì)、綜合協(xié)調(diào)、人事勞資、企業(yè)文化、后勤保障、工會(huì)、法制建設(shè)等方面工作，上服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)、下服務(wù)于群眾，承上啟下、上傳下達(dá)。隨著公司的發(fā)展，辦公室的工作內(nèi)容越來越豐富，工作領(lǐng)域越來越寬廣，工作要求越來越嚴(yán)格，辦公室工作運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制的優(yōu)劣，工作的質(zhì)量，直接關(guān)系到縣局煙草專賣局（分公司）各項(xiàng)政令的貫徹和各項(xiàng)任務(wù)的完成。如何提升辦公室工作效率和水平，促進(jìn)縣局（分公司）實(shí)現(xiàn)“五個(gè)一流”目標(biāo)，筆者根據(jù)長期的工作經(jīng)驗(yàn)，著重從以下幾個(gè)方面談一些粗淺的看法：

一、堅(jiān)持統(tǒng)籌兼顧，有序推進(jìn)

辦公室的工作點(diǎn)多面廣線長，涉及方方面面，對上要與市局（公司）辦公室、黨群部、人事部、企管部、物采辦、法規(guī)部、整頓辦等部門對結(jié)相關(guān)業(yè)務(wù)，同時(shí)要服務(wù)于縣局（分公司）領(lǐng)導(dǎo)，對下要服務(wù)科室、站、所群眾，由于縣局（分公司）機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員編制的限制，辦公室人員少，臨時(shí)性工作多，工作任務(wù)極其繁重，可謂上面千條線，下面一根針。辦公室的工作如果僅僅停留在收收發(fā)發(fā)、跑跑顛顛的水平上，滿足于完成繁雜的日常事務(wù)，就無法適應(yīng)科學(xué)決策和為領(lǐng)導(dǎo)提供幫助的需要。因此，必須堅(jiān)持統(tǒng)籌兼顧，有序推進(jìn)，才能使整個(gè)機(jī)關(guān)有效、高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

（一）要突出服務(wù)重點(diǎn)，圍繞生產(chǎn)經(jīng)營中心做工作。辦公室首先要把握好本部門的工作熱點(diǎn)和關(guān)鍵問題，進(jìn)行重點(diǎn)推進(jìn)，不能雜亂無章、不分主次，要抓重點(diǎn)、抓關(guān)鍵。就是說：小事不能丟，大事要抓住，精力放在生產(chǎn)經(jīng)營中心大事上。只有抓住大事抓好超前服務(wù)，才能克服忙亂被動(dòng)，總攬辦公室工作全局。其次要分清輕重緩急，重點(diǎn)抓好重要文稿起草、重要公文辦理、重要會(huì)議和重大活動(dòng)籌辦、重要事項(xiàng)督辦，整體推進(jìn)，防止“眉毛胡子一把抓”，使工作陷入被動(dòng)。再次要注意“長短腿”問題，辦公室各方面的工作不可能是完全均衡的，決定整體工作水平的往往是“短腿”部分，要保持清醒的頭腦，善于發(fā)現(xiàn)和解決薄弱環(huán)節(jié)。

（二）抓住關(guān)鍵環(huán)節(jié)，發(fā)揮好參謀助手作用。一方面要領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的決策意圖，細(xì)心留意領(lǐng)導(dǎo)在想什么、抓什么，想領(lǐng)導(dǎo)之所想，參領(lǐng)導(dǎo)之所需。另一方面，要找準(zhǔn)工作關(guān)鍵環(huán)節(jié)，及時(shí)提出相關(guān)建議，充分發(fā)揮好補(bǔ)臺(tái)、提醒、參謀、助手的作用。再就是主動(dòng)服務(wù)。準(zhǔn)確把握政策，及時(shí)了解領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心關(guān)注的重點(diǎn)，吃透上情；加強(qiáng)調(diào)研，深入基層搞調(diào)查，充分占有一手資料，為領(lǐng)導(dǎo)決策出思路、出良謀；還要加強(qiáng)預(yù)測，善于從傾向性、苗頭性的問題中發(fā)現(xiàn)規(guī)律。

二、 改進(jìn)工作方法，提高工作效率和質(zhì)量

作為辦公室工作人員首先必須時(shí)刻繃緊效率這根弦，以降低各項(xiàng)服務(wù)工作中人、財(cái)、物的成本為目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)效率和效益的有機(jī)統(tǒng)一。

（一）辦公室要從建立和完善各項(xiàng)工作程序、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范入手，進(jìn)一步理順關(guān)系，更好地形成統(tǒng)一協(xié)調(diào)的工作程序。讓辦公室員工熟知牢記自己的崗位職責(zé)，以及辦公室服務(wù)工作的流程，增強(qiáng)辦公室員工的責(zé)任感，做到事事有人管，人人有專責(zé)，提升辦公室的執(zhí)行力，使每一項(xiàng)工作落到實(shí)處。

（二）處理好全面與重點(diǎn)的關(guān)系。辦公室工作無小事，不可出現(xiàn)一點(diǎn)紕漏和閃失，必須以高度負(fù)責(zé)的精神做好每一項(xiàng)工作，高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求地處理好每一件事情。同時(shí)抓住主要矛盾和重點(diǎn)工作，在工作精力、力量配備上有所側(cè)重，花更多的精力搞好政務(wù)服務(wù)，這是辦公室工作的重中之重。

（三）做好辦公室工作，不能局限于自己的“彈丸之地”，而應(yīng)開闊自己的視野。把“觸角”延伸到各個(gè)領(lǐng)域，審視行業(yè)新的變化，學(xué)習(xí)新的思路和觀點(diǎn)，吸取新的營養(yǎng)，拓寬思路，實(shí)現(xiàn)工作領(lǐng)域的創(chuàng)新。

三、轉(zhuǎn)變服務(wù)方式，實(shí)現(xiàn)服務(wù)水平的提高

（一）由一般性服務(wù)到優(yōu)質(zhì)服務(wù)的轉(zhuǎn)變。優(yōu)質(zhì)服務(wù)不僅僅體現(xiàn)在上傳下達(dá)上，更應(yīng)該體現(xiàn)在科學(xué)決策上。辦公室人員工作服務(wù)方式不能一成不變，不能按部就班，不能呆板地開展工作，要靈活機(jī)動(dòng)，要善于總結(jié)，善于創(chuàng)新。要在與領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行知識結(jié)構(gòu)互補(bǔ)、思維方式互補(bǔ)以及年齡和心態(tài)互補(bǔ)的過程中，運(yùn)用自己的判斷力、分析力、想象力去求變、求新、求活，把輔助職能作用發(fā)揮得淋漓盡致，努力在辦公室各項(xiàng)工作開展中尋求更好的服務(wù)方式，達(dá)到更好的服務(wù)效果，推動(dòng)基層煙草專賣局（分公司）各項(xiàng)工作穩(wěn)步開展。

（二）處理對上服務(wù)與對下服務(wù)的關(guān)系。對上級服務(wù)和對下級服務(wù)是一致的，都是辦公室的重要職責(zé)，二者不可偏廢。在為上級服務(wù)的同時(shí)，更應(yīng)突出為廣大職工服務(wù)。辦公室的工作人員應(yīng)當(dāng)按照群眾路線教育實(shí)踐活動(dòng)精神，牢固樹立為民、務(wù)實(shí)、清廉主要內(nèi)容，克服官僚主義和形式主義，把為廣大干部職工服務(wù)當(dāng)作自己的事，認(rèn)真辦好事、辦實(shí)事，使為廣大干部職工服務(wù)的思想更好地體現(xiàn)在辦公室的各項(xiàng)工作中，更好地發(fā)揮辦公室的“窗口”和橋梁紐帶作用。

（三）加強(qiáng)辦公室窗口建設(shè)。辦公室是綜合部門，對內(nèi)不僅主動(dòng)協(xié)調(diào)服務(wù)，對外還要注意處理好公共關(guān)系。窗口工作很重要，縣局（分公司）辦公室人員要樹立良好的工作作風(fēng)，結(jié)合“兩學(xué)一做”、黨的群眾路線教育活動(dòng)大力開展部門服務(wù)活動(dòng)，正確處理好上下、左右公共關(guān)系，熱情周到地做好服務(wù)工作。杜絕“門難進(jìn)、臉難看、話難聽、事難辦”不良傾向，樹立為人民服務(wù)樂在其中的高尚情操。

四、提高業(yè)務(wù)素質(zhì)、加快辦公室工作運(yùn)轉(zhuǎn)

（一）干一行、愛一行、專一行，提高服務(wù)本領(lǐng)。工作運(yùn)轉(zhuǎn)快慢，直接影響生產(chǎn)經(jīng)營，辦公室必須把建設(shè)一支高素質(zhì)的工作人員隊(duì)伍，當(dāng)作一項(xiàng)基礎(chǔ)性工程常抓不懈。從事辦公室綜合管理工作的同志要認(rèn)真鉆研業(yè)務(wù)，在提高服務(wù)本領(lǐng)上下功夫、做文章。既要學(xué)專業(yè)、學(xué)行業(yè)，又要注意提高綜合分析能力，包括協(xié)調(diào)辦公能力。使辦公室人員都能成為政治可靠、業(yè)務(wù)精通、能力高強(qiáng)、作風(fēng)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)母咚刭|(zhì)人才，使辦公室真正發(fā)揮其綜合協(xié)調(diào)、參謀助手作用。

（二）創(chuàng)造環(huán)境凝聚人，提高辦公室的戰(zhàn)斗力。看一個(gè)集體是否有戰(zhàn)斗力，很重要的一條是要看它是否有凝聚力、向心力。因此，辦公室應(yīng)把創(chuàng)造一種和諧融洽的人際關(guān)系，緊張活潑的工作氣氛，以及能適應(yīng)形勢發(fā)展需要的良好辦公條件，作為加強(qiáng)辦公室隊(duì)伍建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，增強(qiáng)辦公室人員的集體榮譽(yù)感和團(tuán)結(jié)協(xié)作精神，努力使辦公室全體同志在這個(gè)集體里有一種“奮發(fā)有為，昂揚(yáng)向上”的精神動(dòng)力。

（三）堅(jiān)持以人為本，充分調(diào)動(dòng)辦公室工作人員的積極性。辦公室在用人上，要量才用人。辦公室負(fù)責(zé)人要發(fā)揮人的主觀能動(dòng)性，激發(fā)人的創(chuàng)造性，善于發(fā)現(xiàn)辦公室每個(gè)人的特長，并將其放在最能發(fā)揮作用的科室和崗位上，使其充分發(fā)揮聰明才智，減少人才資源的浪費(fèi)，達(dá)到人盡其才，才盡其用。同時(shí)要放手用人，對各個(gè)崗位的人員要放心放手，做到抓大局放小節(jié)、抓原則放具體、抓結(jié)果放過程，使其能夠盡其所能，擔(dān)當(dāng)重任。

【參考文獻(xiàn)】

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