如何當好辦公室主任之我見

陳學兵

摘要：怎樣做一個合格的辦公室主任？ 這是每一個辦公室主任必須重視和研究的問題。好辦公室主任有諸多標準，這個標準也有各自的參照系。如領導的標準，辦公室同事之間的標準，群眾的標準，辦公室主任自身的標準等等。這些標準，對怎樣當好辦公室主任都有參考意義。

關鍵詞：辦公室工作；辦公室主任；標準

辦公室主任從職務上講是領導的助手，從工作上講是領導的參謀。要當好助手和參謀，需要注意的問題很多，結合筆者從事辦公室主任工作多年的經驗看來，必須堅持“三有”和三種能力，“三有”是： 思想上有涵養，言行上有節制，辦事上有條理；三種能力是：洞察力，執行力和毅力。

一、思想上有涵養

辦公室主任一職是組織的安排、工作的需要。辦公室主任對領導班子成員一定要從內心深處敬重、尊重、看重，遇事多請教、多請示、多請求，切實做到“ 跟上、靠下、抓自己”。

“跟上”，從大的方面來講就是緊跟黨中央，從小的方面來講就是緊跟領導。凡是領導拍板定了的事情，不僅不能說三道四，而且應當積極地抓好落實。“ 靠下”，就是不僅自己要有很強的群眾觀念，更要耐心說服群眾堅決服從領導，自覺團結在領導的周圍“。 抓自己”，就是時時處處做好榜樣，做領導放心的人，多為領導爭光彩，不為領導添麻煩。和領導在一起共事，要有推功攬過的風格，有了成績，多想領導的正確決策；有了過失，多從自己身上找原因。特別是當領導工作失誤、事業失利、心理失衡時，辦公室主任應適時地伸出友誼之手拉一把、幫一把、扶一把，使領導感到你是好助手、好參謀，切不可乘人之危落井下石。

鄧小平同志在講到領導干部的涵養時曾強調指出：“要相互容忍，相互謙讓，相互幫助，相互補充，包括相互克服錯誤和缺點。”這既是對領導之間的要求，也是對辦公室主任提出的要求。作為辦公室主任，定位一定要清晰，辦公室主任是處于服務的位置，要時時處處講服從、講大局。在工作實施上，辦公室主任一定先從自身尋找問題的原因，反思執行過程當中的缺失，不推卸責任，這就是辦公室主任的涵養和高風亮節，可以看作是追求領導效率、領導效益的積極作為。

二、言行上有節制

言行有節制，既是辦公室主任的自律準則，也是領導和廣大群眾對辦公室主任的基本要求。辦公室主任如若行為有失節、言語有不慎，不僅會讓群眾對領導造成誤解，也會影響單位的形象；不僅不利于領導層的威望，也會使群眾對你自身能力與素質的質疑。例如，有人在議論領導的時候，你不能參與到議論當中去，絕對要保持言詞上的嚴謹；領導沒有聽從你的建議，你絕對不可背后議論，因為在領導層面，下屬只能有建議權，而沒有決策權；領導采納了你的建議，工作取得了成就，這是集體討論和決策的成果，你絕對不可夸耀說“這是我的功勞”；在領導授權給你發表意見的時候，哪怕是自己認為再好的主意，也絕對不能強加于領導；涉及重大事宜的時候，如果超出了自己的職權范圍，絕對不可自作主張，一定要請示領導后再作定奪；當領導不在位，有些大事又必須立即決定時，正好上一級領導就在跟前，你“越了位”向上一級領導請示決定了，待領導歸來后，你必須如實匯報“越位”的原因和向上一級領導請示的情景，并且要把這些“ 意外中的程序”迅速補上，以求得領導的認可。

對辦公室主任要求行為有節，就是強調辦公室主任要有自知之明，要明確自己的位置，做到：尊重領導，當好助手；不爭名利，默默奉獻；舉止端莊，落落大方；行為高尚，杜絕低俗。言語有度的要求是：說話不僅要把握好程度、尺度、幅度，更要做到適度。還要注意準確把握領導的特點，把話說得恰到好處。只有把握好領導的特點，才能做到言語有度。辦公室主任不管在任何場合都要做到： 絕不信口開河，絕不飛短流長，絕不背后議論領導，絕不泄露內部機密，絕不為獲得群眾基層而“抨擊領導”；一定要講有利于本單位建設的話、有利于維護領導權威的話。

三、辦事上有條理

辦公室主任作為領導的助手，必須做到在辦事上有條理，考慮問題很周全，用自己的聰明才智去為領導安排好工作、學習、生活等方面的細節，這就要求辦公室主任要比領導想得更細致、更周到、更完備，要有高超的預見力，把領導的設想充實得更完善，把事情辦得更有條理。不管是為領導出謀劃策，還是對本單位的工作具體實施，都要體現出超前性、客觀性和科學性。“未雨綢繆勝于臨渴挖井”，辦公室主任應當把問題想在前、干在前，使領導及早做到心中有數，保證領導的決策能正確地執行。要把每一個小環節、小側面、小階段、小事情都考慮得周到細致，不能出現任何的缺陷和紕漏。要有智慧的觀察力，一定要選擇好為領導參謀的時機。

按照心理學家對人基本心境情況來劃分：可分為心境興奮期、心境平靜期、心境憤怒期。為上級提建議、當參謀，最好選擇在上級的心境興奮期，最起碼也要選擇在心境平靜期，萬不可在心境憤怒期進言。同時，作為辦公室主任要有縝密的思維力，在為領導提供的方案時，最少應在兩個以上，以便供領導進行比較、選擇。因此，就需要本人對自己提出的方案有縝密的準備，具體步驟如下：

第一，給領導提方案時，自己必須做到問不倒、難不住、論據充分、對答如流，決不能磕磕絆絆、答非所問。

第二，對于你提供給領導的工作思路及相關問題，凡是可能涉及到的邊邊角角、任何環節都要搞得很清楚，弄得很明白，經得起領導的一問、二問、再問及向縱深處問。這就要求你在摸情況時要“ 橫向摸到邊，縱向摸到底”。

第三，對工作實施過程中的各個環節，要設計很周密，思考很全面，補救很及時，防范很到位。努力做到開拓領導的思路，完善領導的決策，充實領導的設想，升華領導的意愿。

第四，要有科學的創新力。在改革開放、發展市場經濟的新形勢下，如果觀念不更新、思路不出新、工作不創新，再本分的辦公室主任也不可能使自己的工作有質量、個人有出路。所以，要求你在為領導當助手和參謀的時候，要有敢為天下先的勇氣去探討新事物、發現新事物、創造新事物、掌握新事物，以“新”制勝，贏得領導和群眾的認可。

四、把握細節提高三種能力

（一）從細微處觀察思考提高洞察力

洞察力是一種觀察事物正確分析判斷問題的綜合能力，辦公室工作千頭萬緒，只有具備敏銳的洞察力才能在復雜的環境中把握掌握工作的主動權。要善觀察在待人接物和處理事務過程中要留心觀察周圍的人員的動靜。別人看到的自己要能夠看得到別人沒有看到或者沒有注意到的細節也要能夠注意到以便妥善處理發現的問題，要放寬視野縝密思考，對收集到的信息進行篩選和過濾去偽求真去粗存細，透過現象看本質，面對比較復雜問題時。要始終保持清醒的頭腦，冷靜對待理清思路妥善處置不可偏聽、偏信；盲從、盲動，使問題的處置偏離正確的軌道。要會總結，通過總結得失與功過，吸取教訓積累經驗，不斷提高分析判斷和處理復雜事務的能力。

（二）保持嚴謹的工作態度，提高執行力

注重細節實質上是個工作態度問題，沒有嚴謹的工作態度，注重細節 就會成為一句空話執行力也會大打折扣：例如，制發文件工作態度不嚴謹會出現有錯別字、漏字、標點符號錯誤、裝訂出現錯頁等失誤，這甚至會釀成不良后果。因此，辦公室人員要自覺養成嚴格認真細致的工作態度，盡職盡責嚴謹細致地做好每一件事。當然，也不能忽視工作能力的提高，能力是基礎，沒有良好的綜合素質和較強的業務 能力，執行好工作任務也是一句空話。辦公室人員要把學習當成一種工作責任；一種精神追求，勤于學習堅持不懈通過學習增長知識增加智慧不斷提高工作能力。

（三）增強責任感，提高注重細節的毅力

把簡單的事情天天做好就是不簡單，把容易的事情認真地做好就是不容易。工作中要做到始終關注細節抓住細節需要頑強的毅力做保證，頑強的工作毅力是一種意志品格是強烈的事業心和責任感。辦公 室工作功勞平常，不甚凸顯，但一旦出現問題甚至往往會因為一個工 作細節出現問題會造成較大的不良影響。 因此，辦公室人員不僅要 有樂于奉獻，不圖名利，甘當無名英雄的胸懷；還要有強烈的責任感、 事業心和盡善盡美、精益求精、持之以恒的工作態度與毅力，要瞄準零差錯、零疏漏、零失誤的工作目標，力求把每一件事做到完美，經得起檢驗。

總之，辦公室主任要做到思想上有涵養，就要做到有度量； 要做到言行上有節制，就要做到有品位；要做到辦事上有條理，就要做到有能耐。做到“三有”，并且具備了上述的三種能力，相信一定能把辦公室主任做好。