論計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)下的檔案管理工作

徐明霞 陳輝

【摘要】：隨著社會經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的突飛猛進(jìn)，社會進(jìn)入了信息化時代，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)成為了人們生活中、工作中必不可少的一部分.然而，檔案管理工作也進(jìn)入了信息化網(wǎng)絡(luò)時代，檔案管理工作的數(shù)字化建設(shè)已成為加快國家信息化步伐和發(fā)展國家檔案事業(yè)的必要途徑.數(shù)字化檔案管理工作的運(yùn)用是促進(jìn)和它有關(guān)的計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等高科技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，從而加強(qiáng)檔案管理理論、方法和技術(shù)的改革，最終達(dá)到檔案信息資源的有效利用和共事的效果.那么如何在檔案管理工作中有效地利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，從而提高檔案管理工作的質(zhì)量和數(shù)率，已成為社會信息化時代發(fā)展的重要問題.該文主要從計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)下檔案管理工作的現(xiàn)狀和意義進(jìn)行了分析，并在檔案管理工作中有效利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)給出了相關(guān)的建議。

【關(guān)鍵詞】：計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)；檔案管理；信息化

近年來，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，其在社會各行業(yè)中的應(yīng)用、生活和學(xué)習(xí)中的應(yīng)用越來越廣泛和普遍，在這種巨大的沖擊力下，檔案事業(yè)的發(fā)展和管理也發(fā)展了很大的變化。檔案是十分重要的知識源泉，記錄著國家機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體以及個人在社會活動的相關(guān)信息。因此，在“十五”期間，檔案管理工作已成為國家重點(diǎn)發(fā)展的行業(yè)。然而，現(xiàn)代化檔案管理的實(shí)現(xiàn)，不僅可以進(jìn)一步改善儲藏結(jié)構(gòu)，節(jié)約空間，增加信息儲存量，還可以減輕工作人員的工作量，提高檔案的管理效率，也是組成信息化工作的一個重要分支。那么，如何在檔案管理工作中利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，提高信息使用效率，適應(yīng)社會的不斷發(fā)展，最終達(dá)到資源的共享。面對這種形勢，筆者結(jié)合自己的工作經(jīng)驗(yàn)認(rèn)為在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)時代下，要不斷的創(chuàng)新檔案管理工作的理念和方法，加強(qiáng)檔案標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)和增強(qiáng)檔案管理的安全性和提高檔案管理人員的素質(zhì)。

1檔案管理信息化的現(xiàn)狀

1.1檔案管理工作規(guī)范性差。實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化和現(xiàn)代化的首要條件是其基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。由于我國檔案管理工作在信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)方面的配合使用仍處于發(fā)展階段，所以，檔案信息管理工作的規(guī)范性相對較弱，且缺乏一套全面的、完整的實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)，因此，很難實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的共享和開發(fā)。

1.2技術(shù)力量滯后。在檔案管理工作中，不僅要求加強(qiáng)信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的配合使用，還要提高檔案管理工作者的素質(zhì)。因?yàn)闄n案管理工作效率的高低與工作者的素質(zhì)密不可分，即檔案資料的收集、整理等各方面的工作都要求檔案工作人員的參與，所以，檔案管理信息化不僅要求工作人員具有專業(yè)的、先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平，還應(yīng)該具有高尚的道德、素質(zhì)。現(xiàn)階段，我國檔案管理信息化的發(fā)展滯后是因?yàn)椋覈狈Υ罅康南冗M(jìn)的、專業(yè)的檔案管理人才，大部分的從業(yè)人員專業(yè)水平都相對較弱，在檔案管理工作中不能充分的利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，導(dǎo)致現(xiàn)代化設(shè)備不能在檔案管理事業(yè)中充分發(fā)揮其重要作用。除此之外，檔案管理部門不能創(chuàng)造一定的價值和較高的經(jīng)濟(jì)效益，無法吸引專業(yè)的、先進(jìn)的、高素質(zhì)的人才。

1.3檔案管理軟件的通用性較差。隨著社會科技的飛速發(fā)展，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)已成為人們工作的重要工具。然而，很多部門紛紛在檔案管理工作中利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)（即檔案管理軟件），從而提高其檔案信息管理工作的效率和質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。但是由于檔案管理軟件具有差異性，各部門在根據(jù)部門的特點(diǎn)選擇軟件時，就形成了不同的檔案管理軟件，而不同的檔案管理軟件其特性不同，最終導(dǎo)致各部門的資源不能有效的共享，這就不利于檔案信息化管理，從而在一定程度上制約檔案管理信息化的發(fā)展。

2檔案管理工作信息化的措施

2.1樹立先進(jìn)的檔案管理工作理念。樹立先進(jìn)的、良好的檔案管理工作理念，是實(shí)施信息化檔案管理工作的首要條件。傳統(tǒng)的檔案管理工作理念是將檔案信息作為一種文化資源，從而創(chuàng)造檔案信息的憑證價值。然而，先進(jìn)的信息化檔案管理工作理念則是，不僅要將檔案信息作為一種文化資源，還要將其作為經(jīng)濟(jì)資源，從而發(fā)揮其獨(dú)特的情報(bào)價值。隨著社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，高科技術(shù)和新知識在檔案管理工作的應(yīng)用中，管理工作人員時常會遇到很多問題。因此，為檔案管理工作人員樹立終身學(xué)習(xí)的觀念是實(shí)施檔案管理信息化的前提條件。

2.3加大專業(yè)設(shè)備的投入。在實(shí)施檔案管理工作信息化的過程中，加大專業(yè)設(shè)備的投入主要是從設(shè)備專業(yè)的軟硬件設(shè)備來體現(xiàn)。在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境下的檔案信息的開發(fā)、共享以及網(wǎng)絡(luò)的溝通都要依靠完整統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)范，比如說：檔案信息的傳遞、檔案信息的共享等等，都需要根據(jù)信息的特性來建立完整的檔案標(biāo)準(zhǔn)體系來對其進(jìn)行規(guī)范化，這樣才能有效地實(shí)施檔案管理工作信息化。檔案管理主管部門應(yīng)該合理利用現(xiàn)代高科技術(shù)對檔案信息進(jìn)行實(shí)時傳遞、交流與共享，因此應(yīng)該加大基礎(chǔ)設(shè)施的投入，給各部門配備統(tǒng)一的、專業(yè)的軟硬件設(shè)備和相關(guān)的管理系統(tǒng)。從而通過利用統(tǒng)一的管理軟硬件設(shè)備和統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化管理，減少各部門之間檔案信息的誤差和實(shí)現(xiàn)檔案資料的共享，最終達(dá)到實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化。

2.4進(jìn)行深層次的檔案信息服務(wù)合作。檔案管理部門應(yīng)當(dāng)充分利用其自身的特點(diǎn)，積極參與網(wǎng)絡(luò)信息資源的建設(shè)、開發(fā)和利用，比如說：積極與圖書部門、博物館以及其他部門共同開發(fā)利用網(wǎng)絡(luò)信息資源，從而提高檔案信息的編輯和開發(fā)更多信息資源。檔案部門要加強(qiáng)專項(xiàng)教育的培訓(xùn)，部門讓傳統(tǒng)的檔案信息管理工作理念來影響到現(xiàn)代化檔案管理信息的先進(jìn)理念，應(yīng)當(dāng)對傳統(tǒng)的管理理念持有一種去其糟粕取其精華的態(tài)度，用完整的、統(tǒng)一的、先進(jìn)的標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)范檔案管理工作，從而確保檔案信息的收集、傳遞的效率，增強(qiáng)檔案信息的安全性。

3結(jié)語

總之，檔案管理工作信息化是社會發(fā)展的大勢所趨，必經(jīng)之路。建立健全檔案管理工作體制、規(guī)劃和制度，加強(qiáng)設(shè)備專業(yè)的軟件設(shè)備投入和強(qiáng)化深層次的管理服務(wù)合作，以及強(qiáng)化管理程序，是實(shí)施檔案管理現(xiàn)代化、信息化的根本條件。檔案管理工作信息化不僅可以保障檔案信息的安全性、提高管理工作人員的素質(zhì)、培養(yǎng)更多檔案管理高端人才，還可以實(shí)現(xiàn)檔案行業(yè)的社會經(jīng)濟(jì)價值，為我國的經(jīng)濟(jì)發(fā)展出一份力。

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