論計算機網絡下的檔案管理工作

徐明霞 陳輝

【摘要】：隨著社會經濟的飛速發展，網絡技術的突飛猛進，社會進入了信息化時代，計算機網絡成為了人們生活中、工作中必不可少的一部分.然而，檔案管理工作也進入了信息化網絡時代，檔案管理工作的數字化建設已成為加快國家信息化步伐和發展國家檔案事業的必要途徑.數字化檔案管理工作的運用是促進和它有關的計算機技術、通訊技術、網絡技術等高科技術在檔案管理工作中的應用，從而加強檔案管理理論、方法和技術的改革，最終達到檔案信息資源的有效利用和共事的效果.那么如何在檔案管理工作中有效地利用計算機網絡技術，從而提高檔案管理工作的質量和數率，已成為社會信息化時代發展的重要問題.該文主要從計算機網絡下檔案管理工作的現狀和意義進行了分析，并在檔案管理工作中有效利用計算機網絡技術給出了相關的建議。

【關鍵詞】：計算機網絡；檔案管理；信息化

近年來，隨著網絡技術的不斷發展，其在社會各行業中的應用、生活和學習中的應用越來越廣泛和普遍，在這種巨大的沖擊力下，檔案事業的發展和管理也發展了很大的變化。檔案是十分重要的知識源泉，記錄著國家機關、社會團體以及個人在社會活動的相關信息。因此，在“十五”期間，檔案管理工作已成為國家重點發展的行業。然而，現代化檔案管理的實現，不僅可以進一步改善儲藏結構，節約空間，增加信息儲存量，還可以減輕工作人員的工作量，提高檔案的管理效率，也是組成信息化工作的一個重要分支。那么，如何在檔案管理工作中利用計算機網絡技術，提高信息使用效率，適應社會的不斷發展，最終達到資源的共享。面對這種形勢，筆者結合自己的工作經驗認為在計算機網絡時代下，要不斷的創新檔案管理工作的理念和方法，加強檔案標準化的建設和增強檔案管理的安全性和提高檔案管理人員的素質。

1檔案管理信息化的現狀

1.1檔案管理工作規范性差。實現檔案管理信息化和現代化的首要條件是其基礎工作的規范化和標準化。由于我國檔案管理工作在信息系統和網絡建設方面的配合使用仍處于發展階段，所以，檔案信息管理工作的規范性相對較弱，且缺乏一套全面的、完整的實施標準，因此，很難實現數據信息的共享和開發。

1.2技術力量滯后。在檔案管理工作中，不僅要求加強信息系統和網絡建設的配合使用，還要提高檔案管理工作者的素質。因為檔案管理工作效率的高低與工作者的素質密不可分，即檔案資料的收集、整理等各方面的工作都要求檔案工作人員的參與，所以，檔案管理信息化不僅要求工作人員具有專業的、先進的網絡技術水平，還應該具有高尚的道德、素質。現階段，我國檔案管理信息化的發展滯后是因為，我國缺乏大量的先進的、專業的檔案管理人才，大部分的從業人員專業水平都相對較弱，在檔案管理工作中不能充分的利用計算機技術，導致現代化設備不能在檔案管理事業中充分發揮其重要作用。除此之外，檔案管理部門不能創造一定的價值和較高的經濟效益，無法吸引專業的、先進的、高素質的人才。

1.3檔案管理軟件的通用性較差。隨著社會科技的飛速發展，計算機網絡已成為人們工作的重要工具。然而，很多部門紛紛在檔案管理工作中利用計算機網絡系統（即檔案管理軟件），從而提高其檔案信息管理工作的效率和質量，實現信息資源共享。但是由于檔案管理軟件具有差異性，各部門在根據部門的特點選擇軟件時，就形成了不同的檔案管理軟件，而不同的檔案管理軟件其特性不同，最終導致各部門的資源不能有效的共享，這就不利于檔案信息化管理，從而在一定程度上制約檔案管理信息化的發展。

2檔案管理工作信息化的措施

2.1樹立先進的檔案管理工作理念。樹立先進的、良好的檔案管理工作理念，是實施信息化檔案管理工作的首要條件。傳統的檔案管理工作理念是將檔案信息作為一種文化資源，從而創造檔案信息的憑證價值。然而，先進的信息化檔案管理工作理念則是，不僅要將檔案信息作為一種文化資源，還要將其作為經濟資源，從而發揮其獨特的情報價值。隨著社會經濟的快速發展，高科技術和新知識在檔案管理工作的應用中，管理工作人員時常會遇到很多問題。因此，為檔案管理工作人員樹立終身學習的觀念是實施檔案管理信息化的前提條件。

2.3加大專業設備的投入。在實施檔案管理工作信息化的過程中，加大專業設備的投入主要是從設備專業的軟硬件設備來體現。在計算機網絡化環境下的檔案信息的開發、共享以及網絡的溝通都要依靠完整統一的標準來規范，比如說：檔案信息的傳遞、檔案信息的共享等等，都需要根據信息的特性來建立完整的檔案標準體系來對其進行規范化，這樣才能有效地實施檔案管理工作信息化。檔案管理主管部門應該合理利用現代高科技術對檔案信息進行實時傳遞、交流與共享，因此應該加大基礎設施的投入，給各部門配備統一的、專業的軟硬件設備和相關的管理系統。從而通過利用統一的管理軟硬件設備和統一的標準化管理，減少各部門之間檔案信息的誤差和實現檔案資料的共享，最終達到實現檔案管理工作的信息化。

2.4進行深層次的檔案信息服務合作。檔案管理部門應當充分利用其自身的特點，積極參與網絡信息資源的建設、開發和利用，比如說：積極與圖書部門、博物館以及其他部門共同開發利用網絡信息資源，從而提高檔案信息的編輯和開發更多信息資源。檔案部門要加強專項教育的培訓，部門讓傳統的檔案信息管理工作理念來影響到現代化檔案管理信息的先進理念，應當對傳統的管理理念持有一種去其糟粕取其精華的態度，用完整的、統一的、先進的標準來規范檔案管理工作，從而確保檔案信息的收集、傳遞的效率，增強檔案信息的安全性。

3結語

總之，檔案管理工作信息化是社會發展的大勢所趨，必經之路。建立健全檔案管理工作體制、規劃和制度，加強設備專業的軟件設備投入和強化深層次的管理服務合作，以及強化管理程序，是實施檔案管理現代化、信息化的根本條件。檔案管理工作信息化不僅可以保障檔案信息的安全性、提高管理工作人員的素質、培養更多檔案管理高端人才，還可以實現檔案行業的社會經濟價值，為我國的經濟發展出一份力。

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