做好鄉鎮檔案工作應采取的幾項措施

孔冰冰

鄉鎮檔案工作是基層檔案工作重要組成部分，涵蓋農村政治經濟社會活動的各方面，為鄉鎮制定發展規劃、黨政工作查考、農民群眾維護自身利益、解決矛盾糾紛等提供了可靠的依據和憑證。加強鄉鎮檔案工作，規范鄉鎮檔案管理，對促進鄉鎮改革發展、社會穩定，推進社會主義新農村建設具有十分重要的意義。近年來，雖然鄉鎮檔案工作取得一定的進步，但從整體看，仍存在著不足和問題，還不能適應檔案事業發展的形勢，落后于農村經濟建設。因此，必須采取措施，進一步抓好鄉鎮檔案工作。

一、鄉鎮檔案工作的基本現狀

1.領導重視不夠，檔案意識薄弱。在鄉鎮，檔案工作往往不受重視，對鄉鎮領導來說，檔案工作既不在上級對鄉鎮目標管理考核范圍內，又不是硬任務、硬指標，形不成工作壓力，也就沒有動力。加之本身對檔案相關法律法規和業務知識學習甚少，了解不深，管理意識淡薄，很多領導干部認識不到檔案的價值和檔案工作的重要性，對檔案工作不安排，不過問，不研究，導致分工職責不明確、任務不落實、人員不到位，使得鄉鎮檔案管理長期處于松懈狀態。

2.管理不規范，檔案保管不善。由于資金投入有限，大部分鄉鎮檔案室建設不標準、不規范，基礎設施達不到“十防”要求，安全防護措施不到位，檔案蟲蛀、霉變腐爛、破損不全情況很普遍。受辦公條件制約，鄉鎮檔案沒有實行集中統一管理，如：鄉鎮黨委、政府檔案在辦公室，計生檔案在計生站，農村低保檔案在民政所等等，這些職能部門各自為政，檔案管理十分混亂。還有的鄉鎮一旦檔案管理達到省級標準，就放松了日常管理，缺乏長效的管理機制，使檔案工作流于形式。

3.收集不齊全，案卷質量差。有些鄉鎮收集的僅是些紅頭文件、上級文件，缺乏自身形成的文件，如會議記錄、鄉鎮建設一些重大活動、決策等方面的內容很少或沒有收集。有的僅收集少數內設機構的材料，對整個內設機構的材料沒有收集，致使檔案門類嚴重不全。還有部分檔案分散在各部門或主管領導手上，為方便自己利用，不愿交給檔案員統一歸檔。多數鄉鎮對收集的檔案沒按標準整理，案卷質量普遍較差，存在諸多問題，如：卷內文件排列混亂，保管期限劃分不明確，檔案裝具不合規格，裝訂不正確，案卷書寫不規范，沒有編寫分類方案、歸檔文件目錄和檢索工具等。這些都對檔案管理工作造成很大困難。

4.人員不穩定，業務水平低。鄉鎮檔案員多數都是兼職，且更換頻繁，流動性大，檔案員常處于“新手”狀態，沒有接受正規的檔案業務培訓，缺乏相應的工作經驗，檔案基本技能和業務素質普遍偏低，檔案管理工作自然受到影響。

5.檔案丟失嚴重，斷檔明顯。這是鄉鎮檔案最突出的問題，主要在于：一是鄉鎮檔案管理混亂，檔案保存不完整，導致很多歷年檔案丟失；二是整理歸檔不及時，使大量檔案長期散落各處，難以收集齊全，有的鄉鎮十余年來僅存檔案10余卷，收集數量與實際形成數量差距太大。三是檔案員不穩定，加之交接不明細，使檔案工作缺乏連續性，造成年度檔案斷檔。

二、加強鄉鎮檔案工作應采取的措施

1.推進依法治檔，增強檔案法制意識。檔案法律、法規是檔案事業健康、快速發展的根本保障，是做好檔案工作的最有利、最有效的手段。要利用好法律武器，推進依法治檔，增強社會檔案意識和法制觀念。一是廣泛深入開展檔案普法宣傳教育活動。在鄉鎮通過組織全體干部學習、開展普法活動、舉辦講座、專題培訓等多種形式，宣傳貫徹《檔案法》、《檔案法實施辦法》、《檔案管理違法違紀行為處分規定》等，使人們充分認識到檔案工作的重要性，切實增強責任感，形成依法治檔管檔的良好氛圍；二是加大監督力度。單憑縣市檔案行政管理部門的“一己之力”比較薄弱，要采取上級人大、政府法制辦和檔案行政管理部門聯合進行執法檢查的辦法，形成合力，以引起鄉鎮領導的高度重視，并對查出違法違規行為的鄉鎮以政府通報形式進行通報曝光，起到警示作用。

2.加強組織領導，健全鄉鎮檔案管理機制。鄉鎮領導既是檔案資料的主要制造者，又是最大利用者，要切實從思想上重視鄉鎮檔案，給予關心和支持，那么檔案工作中存在的問題也就迎刃而解了。一是明確職責，落實責任，提供強有力的組織保障。成立獨立的檔案管理機構，作為鄉鎮黨委、政府的職能部門，在規格上與其他職能科室同級，安排一名分管領導，具體工作由辦公室主任主抓，配備好專兼職檔案管理人員，同時保持檔案人員崗位的相對穩定，使檔案工作層層有人負責，級級有人落實；二是納入鄉鎮年度工作規劃和目標管理。切實把檔案工作任務同其他工作同部署、同安排、同督促檢查，積極創造條件，為鄉鎮檔案室建設解決資金、庫房、硬件設施等實際問題，實行檔案集中統一管理，確保檔案安全與完整；三是建立健全管理制度。結合鄉鎮實際，制定檔案整理歸檔、保管、保密、借閱、利用等制度，明確檔案的管理范圍、管理原則和管理方法，使檔案工作有章可循的。

3.創新培訓方式，加強檔案業務指導。縣市檔案業務指導部門要結合各鄉鎮具體實際，改進指導方法和方式，采取“因地制宜，因需施教”原則，給予鄉鎮檔案適用與實用的指導，增強針對性和可操作性，做到有的放矢，可采取以下方法：一是集中培訓和分類培訓相結合。就共性的業務問題，組織各鄉鎮檔案員統一集中參加專題培訓班，開展雙向互動，現場解答，深化培訓效果。針對鄉鎮檔案員基礎不同問題，可進行分類培訓，對新上崗人員，開展有關業務工作的培訓，重點掌握基本技能，對老同志開展增加檔案專業培訓，讓他們掌握一定的理論知識和操作規范。二是“一線”指導和跟班學習相結合。檔案業務指導人員通過深入鄉鎮一線，進行上門指導，貼近檔案的實際，及時發現工作中的重點、難點，采取相應的指導措施。另一方面，可以組織鄉鎮檔案員攜帶本單位一至二個年度的檔案到縣市檔案局跟班學習，安排專人帶班，采取一對一定向輔導，通過面對面講解、現場操作示范，進行“傳、幫、帶”，使學員們熟悉檔案基本知識和實踐操作方法，直至能獨立完成年度檔案整理歸檔任務。三是檔案執法監督和業務指導相結合。檔案行政管理內設機構相互協調、溝通，檢查與指導兩種手段并舉，以執法促指導，以指導促業務。

4.加強檔案收集，豐富室藏檔案種類。檔案的收集是提供檔案信息、實現有效利用的前提。鄉鎮檔案員要對已辦理完的文件要養成及時收集的習慣，在確保檔案齊全的基礎上，本著檔案“資政惠民”的原則，進一步豐富檔案信息資源，一要增強收集檔案資料的廣泛性，不僅收集黨政紅頭文件、上級文件（下轉第42頁）（上接第49頁）等文件型檔案，還要將各種門類、各種載體的而檔案資料盡可能地收集齊全；二要增強收集檔案資料地域的特色性，如對涉及經營承包、基礎建設、生產經營等具有農村特色的檔案進行收集，豐富鄉鎮檔案內涵；三要增強收集檔案資料內容的針對性，如圍繞新農村建設，抓好勞務輸出、醫療保險、農業科技等“三農”檔案，為農村增效、農業增收、農村經濟發展服好務。

5.促進檔案達標升級，推動檔案規范化管理。鄉鎮檔案工作要適應農村經濟發展的需要，必須加強檔案規范化、標準化建設，而檔案達標升級是實現提升檔案管理規范化水平的有效手段和重要途徑。在鄉鎮普遍開展檔案目標管理考評定級活動，可以有力地推進鄉鎮檔案工作全面開展。通過加強管理體制和規章制度的建設，實行集中統一管理，完善基礎設施，確保檔案的安全與完整，在收集齊全的基礎上，進行系統整理、科學分類，提高案卷質量，建立激勵機制，規范檔案管理秩序，將鄉鎮綜合檔案建設的水平提升到了一個新的臺階。

（作者單位：南宮市檔案局）