行政辦公室檔案管理規(guī)范化的對(duì)策分析

王雪玲

摘要：行政工作能否順利開(kāi)展很大程度上取決于檔案工作水平，特別是科學(xué)、規(guī)范化的管理工作已經(jīng)成為順應(yīng)行政工作發(fā)展趨勢(shì)的具體要求。然而，很多人員并未認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要意義，誤認(rèn)為該項(xiàng)工作可有可無(wú)。其實(shí)不然，檔案工作涉及多方面工作，與很多行政工作形影不離。由于目前檔案管理工作依舊采取傳統(tǒng)模式，使得檔案管理工作較為混亂，無(wú)法滿足行政現(xiàn)代化建設(shè)及發(fā)展需求。本文將從檔案管理概念入手，立足于檔案規(guī)范化管理的重要意思深入探究實(shí)現(xiàn)規(guī)劃化目標(biāo)的建議及措施。

關(guān)鍵詞：行政辦公室：檔案管理：規(guī)范化對(duì)策

一、前言

自改革開(kāi)放以來(lái)，我黨立足于全心全意為人民服務(wù)，并加大了服務(wù)型政府建設(shè)，對(duì)行政各項(xiàng)工作進(jìn)行了調(diào)整和優(yōu)化。辦公室作為行政工作的基本部門(mén)，主要負(fù)責(zé)檔案管理、信息上傳下達(dá)等工作，工作內(nèi)容較多，且占據(jù)十分重要的地位。但是當(dāng)前檔案管理工作由于各部門(mén)之間缺少溝通和交流，出現(xiàn)了各自為政的現(xiàn)象，無(wú)法將資料有機(jī)整合到一起，在一定程度上增加了檔案工作開(kāi)展難度，且效率較低，缺乏規(guī)范性，不利于行政辦公室各項(xiàng)工作的開(kāi)展。因此加強(qiáng)對(duì)辦公室檔案管理規(guī)范化對(duì)策的研究具有積極的借鑒意義，能夠幫助我們正視該項(xiàng)工作的同時(shí)，還能夠注重細(xì)節(jié)工作，提高管理規(guī)范化水平。

二、檔案管理概念

所謂檔案管理，主要是指檔案的收集、整理及保管等活動(dòng)的總和。就本質(zhì)來(lái)看，檔案管理工作是一項(xiàng)管理性、服務(wù)性及政治性工作，在整個(gè)管理過(guò)程中，它不生產(chǎn)物質(zhì)財(cái)富，主要負(fù)責(zé)各個(gè)部門(mén)歷史文件管理工作。同時(shí)檔案管理并非獨(dú)立性工作，滲透至社會(huì)管理系統(tǒng)中的各個(gè)環(huán)節(jié)，為社會(huì)實(shí)踐工作提供服務(wù)和支持，這也是區(qū)別于其他工作的主要特點(diǎn)。目前，我國(guó)檔案管理工作尚處于發(fā)展階段，整體管理水平還有待提升，需要我們給予更多的關(guān)注，并加大研究力度，從根本上實(shí)現(xiàn)檔案管理制度化、規(guī)劃化發(fā)展目標(biāo)。

三、檔案管理規(guī)范化的重要意義

加強(qiáng)對(duì)檔案的規(guī)范化管理是一項(xiàng)具有現(xiàn)代意義的工作，特別是在信息時(shí)代下，檔案中蘊(yùn)含著的大量資料信息，也是以往工作的總結(jié)，能夠?yàn)樾姓k公室未來(lái)工作提供更多依據(jù)和支持。具體來(lái)說(shuō)，規(guī)范化管理的意義表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

第一，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)。新經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)、新理念等外部環(huán)境發(fā)生了根本性變化。而萬(wàn)物發(fā)展規(guī)律證明了應(yīng)時(shí)而謀、因勢(shì)而動(dòng)、順勢(shì)而為，才是持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展的基本規(guī)律，只有順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，反思自身存在的不足，不斷革新自身理念、處事方式，才能夠獲得長(zhǎng)足發(fā)展。檔案管理工作作為行政工作的一部分，記載著行政工作的過(guò)往，具有較強(qiáng)的參考意義，落實(shí)好該項(xiàng)工作，是行政工作順應(yīng)時(shí)代的具體表現(xiàn)。

第二，提高服務(wù)中心管理水平的具體表現(xiàn)。檔案管理是行政辦公室的主要內(nèi)容，具體來(lái)說(shuō)，就是檔案人員對(duì)以往工作相關(guān)的資料等進(jìn)行整理、歸檔，并幫助行政工作發(fā)現(xiàn)其中存在的不足及問(wèn)題，采取針對(duì)性措施，加以調(diào)整和優(yōu)化，不斷提高行政服務(wù)質(zhì)量。同時(shí)，檔案管理作為行政文化建設(shè)的基本內(nèi)容，對(duì)于樹(shù)立良好政府形象具有積極地推進(jìn)作用，最為關(guān)鍵的是能夠通過(guò)對(duì)檔案資料的充分利用，對(duì)職工進(jìn)行績(jī)效考核，實(shí)現(xiàn)對(duì)職工的全面、具體化管理，從而真正意義上落實(shí)行政現(xiàn)代化管理目標(biāo)。

第三，有利于行政事業(yè)持續(xù)發(fā)展。管理工作貫穿于行政服務(wù)工作全過(guò)程，檔案管理作為其中的一部分，通過(guò)行政工作的歷程、經(jīng)驗(yàn)等資料進(jìn)行回顧和整理，能夠總結(jié)其中的經(jīng)驗(yàn)。尤其是檔案中的資料都是部門(mén)的精華之所在，任何事物發(fā)展過(guò)程都并非一帆風(fēng)順，通過(guò)檔案工作這一載體，我們能夠進(jìn)行反思，并結(jié)合外部發(fā)展趨勢(shì)，制定科學(xué)的發(fā)展規(guī)劃，從而促進(jìn)服務(wù)中心持續(xù)發(fā)展，為社會(huì)主義社會(huì)建設(shè)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，取得公眾們的信任和認(rèn)可，并與我黨共同創(chuàng)建美好的未來(lái)。

四、提高規(guī)范化水平的措施

現(xiàn)階段，規(guī)范化管理是行政服務(wù)中心新時(shí)期發(fā)展的必然要求，其不僅體現(xiàn)在制度、管理等方面，還表現(xiàn)在管理方式及人員培訓(xùn)等更為具體的方面。因此筆者結(jié)合多年工作經(jīng)驗(yàn)，建議該項(xiàng)工作可以從下列方面人手：

（1）重視規(guī)劃管理，完善管理制度

目前，我國(guó)正處于市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型階段，人民群眾對(duì)于行政服務(wù)質(zhì)量提出了更高的要求，而作為影響質(zhì)量的主要因素，檔案管理工作規(guī)范化水平成為實(shí)現(xiàn)上述目標(biāo)的重中之重，只有真正落實(shí)了規(guī)劃化管理目標(biāo)，才能夠?yàn)闄n案管理工作提供保障。具體來(lái)說(shuō)，行政部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)作為—個(gè)部門(mén)的組織者和引導(dǎo)者，要從自身人手，樹(shù)立新型管理理念，重視檔案管理工作在整個(gè)行政服務(wù)中心的積極作用的發(fā)揮，并經(jīng)常過(guò)問(wèn)該項(xiàng)工作實(shí)施現(xiàn)狀，適當(dāng)增加人力、資金等方面的投入，為該項(xiàng)工作的有序開(kāi)展保駕護(hù)航。同時(shí)在部門(mén)內(nèi)部應(yīng)積極宣傳該項(xiàng)工作，并成立專門(mén)的管理部門(mén)，由領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，領(lǐng)導(dǎo)檔案人員全面開(kāi)展檔案規(guī)劃化管理工作，立足于當(dāng)前工作現(xiàn)狀，收集并梳理存在的問(wèn)題，提出解決對(duì)策，提供組織保障。

制度具有根本、長(zhǎng)期等特點(diǎn)，是檔案規(guī)范化管理的關(guān)鍵。因此在檔案規(guī)劃化管理工作中，我們要充分利用制度手段，約束和限制不規(guī)范行為。在實(shí)踐中，要立足于部門(mén)發(fā)展新目標(biāo)、新形勢(shì)，將制度完善工作列入到重點(diǎn)工作列表當(dāng)中，對(duì)現(xiàn)有檔案制度中存在的不足和缺陷進(jìn)行完善，及時(shí)取消不合理內(nèi)容，并在此基礎(chǔ)上提出相應(yīng)的內(nèi)容，形成系統(tǒng)化制度體系。不僅如此，還應(yīng)重視對(duì)制度的執(zhí)行，定期對(duì)檔案人員進(jìn)行培訓(xùn)，構(gòu)建相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制，促使檔案管理人員能夠在工作中，發(fā)揮主觀能動(dòng)性，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理的規(guī)劃化處理，減少檔案遺漏、丟失等不良問(wèn)題。

（2）強(qiáng)化管理體系，保證信息真實(shí)性

筆者認(rèn)為針對(duì)檔案規(guī)范化管理工作，我們?cè)陂_(kāi)展工作中，應(yīng)進(jìn)一步完善檔案管理體系，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案工作的統(tǒng)一管理，形成合力，重視對(duì)該項(xiàng)工作的協(xié)同體系建設(shè)，將各個(gè)部門(mén)整合到一起，共同構(gòu)建聯(lián)席會(huì)議制度，將該項(xiàng)工作拓展至領(lǐng)域、部門(mén)及環(huán)節(jié)全過(guò)程，特別是要重視人員能力建設(shè)。21世紀(jì)，知識(shí)更新速度遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)我們的想象，只有掌握新知識(shí)、新技術(shù)，才能夠更好地?fù)?dān)任這份工作，繼而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的深度挖掘，提高信息資源利用價(jià)值。值得注意的是，不同于其他信息，檔案信息資源具有保密性特點(diǎn)，需要我們對(duì)管理人員進(jìn)行保密知識(shí)教育，保證管理人員的綜合素質(zhì)能夠與時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)相契合。

新時(shí)期下的檔案管理人員要轉(zhuǎn)變工作風(fēng)格，由原來(lái)的等、靠、要被動(dòng)狀態(tài)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)與其他部門(mén)保持非常密切的聯(lián)系，能夠在第一實(shí)踐收集各類資料信息，做到認(rèn)真檢查和核實(shí)，科學(xué)歸檔并保存，從而確保信息的真實(shí)、可靠性。不同于傳統(tǒng)時(shí)代，如果一味堅(jiān)持傳統(tǒng)方式無(wú)法全面反映行政事業(yè)發(fā)展歷程，且信息價(jià)值也無(wú)法得到最大限度的發(fā)揮。因此檔案人員應(yīng)立足于社會(huì)發(fā)展現(xiàn)狀，擴(kuò)大檔案資料收集范圍，無(wú)論是業(yè)務(wù)、還是職工都應(yīng)成為其中的一部分，促使檔案規(guī)范化工作能夠改進(jìn)行政工作，從而為進(jìn)一步挖掘行政工作資源創(chuàng)建良好的平臺(tái)。

（3）構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)體系，規(guī)范檔案利用

現(xiàn)階段，信息技術(shù)與我國(guó)行政工作的深度結(jié)合，電子政務(wù)應(yīng)運(yùn)而生。在此基礎(chǔ)上，行政工作信息化、現(xiàn)代化建設(shè)已然成為現(xiàn)實(shí)。目前，筆者所在行政服務(wù)中心基本實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)服務(wù)系統(tǒng)，為檔案管理工作提供了技術(shù)保障。同時(shí)在計(jì)算機(jī)飛速發(fā)展趨勢(shì)下，檔案網(wǎng)絡(luò)化將會(huì)得到了進(jìn)一步推廣和普及。但是信息化水平尚未達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)。因此服務(wù)中心應(yīng)堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，積極引進(jìn)先進(jìn)信息處理技術(shù)，邀請(qǐng)專業(yè)技術(shù)人員，結(jié)合服務(wù)中心的工作特點(diǎn)，構(gòu)建針對(duì)性的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)體系，提高檔案管理規(guī)范化水平，促使檔案資料收集、整理及歸檔等工作都能夠按照既定的要求進(jìn)行，從而有效提高管理有效性。為了加快檔案規(guī)劃化管理進(jìn)程，我們要明確認(rèn)識(shí)到培養(yǎng)技術(shù)人員的重要性，促使其能夠兼顧檔案與技術(shù)操作等專業(yè)知識(shí)，在系統(tǒng)出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，能夠及時(shí)解決問(wèn)題，確保系統(tǒng)始終處于健康運(yùn)行狀態(tài)當(dāng)中。更為重要的是，我們還需要與政府其他部門(mén)建立合作關(guān)系，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)化管理體系，實(shí)現(xiàn)信息共享及傳達(dá)，以此來(lái)適應(yīng)服務(wù)型政府發(fā)展需求。

檔案管理工作的終極目標(biāo)是發(fā)揮其保存及應(yīng)用價(jià)值，為社會(huì)實(shí)踐提供借鑒和參考。只有開(kāi)發(fā)和利用檔案的應(yīng)用價(jià)值，才能夠?yàn)樾姓ぷ魉降奶嵘龀龈嘭暙I(xiàn)。因此在行政服務(wù)中心內(nèi)部，我們應(yīng)在現(xiàn)有檔案基礎(chǔ)之上舉辦檔案展覽等活動(dòng)，充分發(fā)揮檔案資源的社會(huì)宣傳功能，將靜態(tài)的檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閯?dòng)態(tài)的資源，以此來(lái)引導(dǎo)職工能夠樹(shù)立正確檔案規(guī)范化理念。不但如此，還應(yīng)創(chuàng)新檔案利用方式，進(jìn)一步拓展檔案的服務(wù)范圍，深化其服務(wù)功能，逐步朝著電子化、網(wǎng)絡(luò)化等方向發(fā)展，形成一體化檔案信息體系，從而激活檔案的社會(huì)效益。

五、結(jié)論

根據(jù)上文所述，隨著社會(huì)不斷進(jìn)步和發(fā)展，檔案管理的時(shí)代意義及社會(huì)效益越來(lái)越突出，然而當(dāng)前檔案管理工作不夠規(guī)范，使得檔案信息的利用價(jià)值大打折扣。本文在檔案管理工作概念基礎(chǔ)上，分析和研究了檔案規(guī)范化管理工作對(duì)于服務(wù)中心的重要意義，從網(wǎng)絡(luò)層面、檔案資源利用等角度提出了相應(yīng)的建議及對(duì)策。在此基礎(chǔ)上我們也能夠進(jìn)一步明確檔案管理工作的內(nèi)涵，在日后工作中逐步重視該項(xiàng)工作，并構(gòu)建立體化工作體系，從而促進(jìn)我國(guó)行政事業(yè)的改革及發(fā)展。

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