高校數字檔案資源建設內容與管理的研究

申昌安

摘要：隨著信息技術的迅速發展，Interact的普及和電子文檔的大量產生，數字檔案資源建設已經成為國內外檔案學界關注的熱點。本論文從高校開展數字檔案資源建設實踐的角度以及自身工作出發，對高校數字檔案資源建設工作進行思考，剖析高校數字檔案資源建設的內容與管理機制。

關鍵詞：高校檔案館：檔案：檔案教字資源

一、背景

隨著計算機、網絡技術的發展和普及，信息的生產、存儲和傳遞的方式發生了翻天覆地的變化。數字信息資源以傳統信息資源難以比擬的優勢逐漸成為信息資源的主體。

國內高校大多建校歷史悠久，歷史遺留下來的檔案豐富，原始記錄性強，進行高校檔案數字資源建設將具有一定的歷史價值、科技價值和文化價值，可以實現管理高校檔案的信息化、規范化、標準化和科學化，更好的保護與搶救珍貴的高校檔案。

二、數字檔案資源建設的內容

進入數字時代，以計算機、網絡為載體的信息資源以幾何級的速度產生、傳播。檔案信息資源具有獨特的價值，承載著國家、民族、社群以及個體的過往歷程。

數字資源建設，就是運用數字化的技術手段，將文字、圖像、聲音、動畫等多種形式的信息，進行數字化的處理和加工，同時對已經形成的數字信息資源進行科學的規劃、選擇、采集、組織，使之形成可資利用的數字信息資源體系的全過程。數字資源建設內容一般包括數字資源建設規劃、數據庫建設、網絡信息資源的開發和組織、電子資源的購買、數字資源的整合等內容。

高校數字檔案資源建設，基于互聯網、計算機，以檔案數字化為主體，以文本、圖片、音頻、視頻等各種形式記錄，構建反映高校文化和歷史進程的資源庫。

高校檔案館數字資源的來源，主要在于兩個層面：館藏檔案的數字化，包括檔案目錄數據庫、檔案全文數字化、數據庫的建設等；電子文件的采集和接收，包括各類型電子文件及其元數據的收集和接收、專題數據庫的采集、互聯網上其他具有檔案價值的信息下載等。

高校數字檔案資源建設具有非常廣的拓展性，基于內容豐富的數字資源體系，可以進行多種形式的再開發，形成多種多樣的衍生產品，進行學校文化教育、學校形象宣傳等。

高校數字檔案資源建設主要包括以下幾個方面：

（1）館藏檔案的數字化成果

館藏檔案的數字化成果是將接收歸檔資料進行數字化處理形成的數字資源，以及經加工獲得的二次文獻、三次文獻等開發產品的數字資源。檔案館數字資源建設的重點內容就是館藏的內容的數字化。高校檔案館開展數字資源建設，首先必須致力于館藏資源的數字化。高校檔案館保存了大量的歸檔資料，這些資料有的以電子版直接提交檔案館，有的以其他保存方式提交然后被檔案館進行數字化處理。

（2）歸檔部門提交的電子文檔

高校各個部門歸檔的電子文檔包括各種電子文件、圖紙的數字化光盤以及各種數據資料。檔案材料具有原始性，在歸檔后內容不能更改。在材料內容進行數據化處理的過程中，材料數據所包含的信息等內容都要與非數據化的原件保持一致。所以說，數據化的過程是根據館藏內容來分批逐步實現數據化，歸檔部門不斷移交電子文檔是對數字檔案資源的不斷補充。

（3）檔案館專門數據庫

檔案館提供各項服務，需要建立專門數據庫，同時需要在工作中維護、更新數據庫。專門數據庫大致包括：文件數據庫、教學學籍管理數據庫、科研項目數據庫、基建項目數據庫等。

（4）檔案館日常工作所形成的數字資源

高校檔案館在日常工作中會形成大量的管理文件、文檔資料、電子傳真等材料以及單位參加或組織的會議、活動所形成的具有保管意義的數字資料。

三、數字檔案資源建設的管理

（1）建立和維護數據庫

檔案工作人員根據相關的分類標準整理檔案輸入專門的信息數據庫，最后形成數據庫。數據庫不僅包括所有的檔案信息還要包括在信息整理中形成的有關的注冊、登錄、加密等一系列的信息數據。數據庫建立起來以后，依靠網絡技術實現檔案數字資源交換、利用。

（2）數字檔案資源的質量控制

檔案館館藏是當前數字檔案館信息資源建設的基礎。檔案館館藏豐富，其中很大一部分無法得到有效有用，若能予以數字化，通過網絡實現有效共享和利用，就能成為當前數字檔案館信息采集最主要的來源。館藏檔案數字化的質量控制一般有以下幾個方面：1、館藏數字化的質量控制，在進行館藏檔案數字化進程時，檔案管理部門應根據實際情況，制定嚴格的數據質量驗收指標。檔案館驗收人員必須對數字化檔案信息進行全面進行驗收，確保數字化檔案信息的完整、準確。2、電子文件接收的質量控制，高校數字檔案館檔案信息資源的重要來源是學校各部門、單位形成的電子文件。為確保進館電子文件的真實性和完整性，必須重視進館電子文件的鑒定工作。對于不符合技術標準規范的電子文件，要求立檔單位重新發送；對于無須進館的電子文件，堅決拒收。

（三）數字檔案資源的安全機制

為保證數字檔案的信息安全，我國已經制定并公布了一些相關法律，如《中華人民共和國計算機信息系統安全保護條例》，《計算機信息網絡國際聯網安全保護管理辦法》、《網絡安全法》等。

檔案工作部門應建立一整套科學、合理、嚴密的管理制度，對每份電子檔案均實行“全過程管理”，從每一個環節解決信息失真的隱患。數字檔案信息的不安全因素貫穿于其形成、處理、收集、整理、歸檔、保管、利用的各個環節。必須建立一整套科學、合理、嚴格的制度規范，在完善監督機制的同時，保證制度規范的嚴格執行。

（四）數字檔案資源的長期保存

數字檔案資源具有脆弱性、易逝性、依附性等特征帶來了數字檔案資源的易消亡性。因此，數字資源長期保存自然有著非同一般的價值和意義以及迫切性。數字資源逐漸成為信息時代生產和利用的重要對象，數字資源長期保存已成為數字檔案館以及其他數字信息系統的戰略問題。運用各種手段使得數字資源能夠長期、可靠的存取，保存管理是數字資源長期保存的核心與關鍵所在，只有做好長期保存管理，存取服務才能持續而穩定的進行。

（五）數字檔案資源的備份機制

為了確保檔案信息資源的絕對安全，必要的備份機制以防問題的出現和帶來的不良后果。一般來說，數字檔案資源存儲的形態可分為傳統方式、數字方式、縮微方式。當前，為了解決數字檔案資源因保存不當帶來的信息損害，一般采用異質備份和云備份。

（六）數字檔案資源的服務機制

在當前的網絡環境下，借助于多途徑的網絡接入方式和現代網絡技術，檔案館數字資源能夠突破時空的限制，更能方便為師生提供利用。高校檔案館數字資源營造的數字化環境不僅能夠讓校內用戶隨時隨地獲取需要的信息，也能為跨高校數字檔案信息資源整合創造可能和便利。高校檔案館應為利用者提供更加方便、準確、快捷的信息服務，加快檔案信息化、數字化管理，以滿足各類用戶的需求。

四、結語

高校數字檔案資源建設能有效地改善高校檔案資源結構，擴大資源范疇。高校數字檔案資源需要收藏與信息組織并重，達到數字信息的資源價值最大化實現。與此同時，高校數字檔案資源建設在提升高校檔案館的公眾滿意度方面做出積極的貢獻。檔案館對于公眾最直接的意義在于獲取檔案資源，檔案館有能力提供充足的、高質量的數字資源。數字資源建設開展起來，利用者可快速、準確地獲取有用信息。

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