人力資源檔案管理問題及對策分析

朱瓊英

摘要：指出了醫院的發展離不開人才，隨著醫院人事制度的深化改革，人才流動加速，通過對所在醫院進行的觀察，發現了廣安市人民醫院人事檔案管理工作存在如下問題：決策者管理意識淡薄；管理人員缺乏，管理職責不明；醫院檔案管理數字化水平低下，管理人才缺乏。在此基礎上，針對出現的問題，提出如下對策：增強檔案管理意識；完善檔案管理制度；利用信息化平臺，加強專業人才培養，從而使人力資源檔案管理水平提高，符合現代化醫院發展的要求。

關鍵詞：醫院人力資源；管理問題；廣安市；對策

中圖分類號：R197

文獻標識碼：A 文章編號：1674-9944（2016）05-0194-03

1 引言

醫院是一個集知識、技術于一體的人才密集型組織，隨著醫院人事制度不斷的深化改革，醫生逐漸從“醫院人”向“社會人”轉變。從而導致人才流動頻繁，醫生的執業表現涉及到各個醫院，對人事檔案的管理提出了更高層次的要求。首先，醫院的人事檔案記錄了醫療人才的成長記錄，涉及到醫療人員的職稱晉升、技術培訓、薪資變更等方面的內容。其次，人事檔案還為醫院評價人才、選拔人才、培養人才提供客觀依據。目前，很多醫院，尤其是地方基層醫院嚴重缺乏專業檔案管理人才，其管理人員檔案管理意識淡薄，部門之間不能充分協調合作，致使人事檔案中記錄不全，查找困難等問題日益突出，使檔案本身不能發揮應有的作用。因此，有必要找到影響廣安市人民醫院實際人事管理漏洞的原因，并采取有效措施解決實際問題。

廣安市人民醫院是集醫、教、研一體的國家三級甲等綜合性醫院、全科醫學培訓臨床實踐基地、川北醫學院非直管附屬醫院、瀘州醫學院教學醫院、廣安市醫療急救和技術指導中心、廣安市城鎮醫療保險和新型農村合作醫療定點醫院、廣安市干部保健基地、廣安市繼續醫學教育基地。目前人才結構為：現有在崗職工1400余人，其中，專業技術人員1250余人，大專以上學歷1150余人，博士、碩士49人，碩士生導師2名；高級專業技術人員136人，中級專業技術人員266人。

2 廣安市人民醫院人事檔案管理中存在的問題

2.1 人事檔案管理意識淡薄

不少醫院管理者認為醫院的核心與重點工作是治病救人，只要做好其中醫療病例歸檔管理工作就行了，導致在一定程度上忽視人事檔案的管理，廣安市人民醫院也不例外。人力資源是醫院發展的關鍵因素，如何引進人才、用好人才是醫院決策者常常思考的問題。人力資源檔案可充分為決策者識人、用人提供較為客觀的依據，不應當因為醫院經營的利益而忽視人事檔案管理工作。可能導致醫院管理者不懂得檔案管理方面的理論知識，檔案法制觀念淡薄，認為檔案管理工作無非就是把資料收集起來裝入檔案袋就可以了。

2.2 管理人員缺乏，管理職責不明

人事檔案記錄了醫務人員的職稱、職務、崗位、薪資的變更、技術培訓等各個方面，涉及了醫院臨床、醫技、職能、后勤等多個科室。由于醫院決策者人事檔案管理意識淡薄，大多數醫院人事檔案無專人管理，多數由個人管理自己負責的部分，沒有統一收集。具體而言，在廣安市人民醫院中，對于新入職的醫務人員來說，對他們的檔案管理就是簡單地把已有的檔案保存起來。然后通過查看已有資料將其職稱、薪資變更納入檔案記錄中。但是，新來人員的其他檔案如學習培訓、業務技術的成長等資料，如若不全或者自身覺得暫時不需要便不再收集，導致資料收集不完整。另外，檔案管理人員對所收集的資料常常由于業務繁忙而無精力整理，更談不上檔案信息的綜合分析與開發應用了。總之，廣安市人民醫院嚴重缺乏統一的管理機制，管理制度建設不足，管理人員職責不明，管理混亂。

2.3 醫院檔案數字化管理積極性不夠，人事檔案管理工作落后

隨著人才流動加速，傳統的檔案管理已經不能滿足時代的發展，檔案電子化已經成為歷史趨勢。同時，由于電子檔案是一個較新的檔案管理方式，需要從事檔案管理的人員在一定程度上具備操作計算機的能力和較強的檔案管理意識。但是，由于一部分醫院檔案管理人員主動學習的意識較弱，即便醫院已為人力資源檔案管理配置了專屬的電腦，并開發了網絡信息平臺，但這些現代化的管理設備并沒有得到合理有效的利用，使得人力資源管理檔案涉及需要的部門協作中，還是用傳統的方式解決問題，從而使信息收集的全面性及準確性下降。

2.4 檔案管理人才缺乏致使檔案管理水平低下

醫院人事檔案管理還面臨著人才缺乏致使檔案管理水平低下的問題。具體而言，醫院人事檔案管理工作人員并不具備檔案管理專業能力，很多只是人力資源科兼職人員，他們缺乏檔案管理的專業知識，基本不符合現代社會對人事檔案管理人才的要求。此外，醫院領導僅僅把檔案管理工作單一定位為文件材料的收集和裝訂，致使人事檔案管理人員水平停留在經驗上，由于得不到專業培訓機會，加之自身主動學習意識淡薄，無法第一時間把握檔案管理的前沿動態，在檔案管理中缺乏創新和活力，同時又造成了工作人員對檔案管理工作的熱情和積極性的普遍降低，這致使檔案管理水平徘徊不前。

3 對策與建議

3.1 增強檔案管理意識

為了充分調動領導者及檔案管理人員的檔案管理意識，醫院應該做到從上到下全面部署。首先，可以成立專門的檔案管理工作領導小組，配備專職檔案管理員，并堅持將檔案工作納入領導議事日程，每年年初由分管負責人提出具體工作任務，黨委集體研究解決工作中的實際問題，與其它業務工作一起部署、一起檢查、一起考核，確保檔案工作各項管理措施的落實到位。其次，要強化各層工作人員的責任意識。可以通過多種形式學習宣傳《檔案法》及上級業務主管部門、檔案部門的有關規定，使全院干部職工和檔案工作人員充分認識到檔案工作既是對歷史負責、為現實服務、替未來著想的重要事業，也是適應社會主義市場經濟形勢發展變化的一項重要的系統工程。

3.2 完善檔案管理制度

人力資源部門要設立專人管理人事檔案制度，要把分散在醫院其他部門的信息統一收集、整理、建立檔案收集歸檔制度，檔案利用保管制度，檔案實時更新制度。嚴格遵循檔案管理期限、歸檔范圍的設定，并將這些制度和規定納入醫院崗位責任和考核體系。

具體來說，就是醫院為保證整個系統檔案工作的正常運轉并形成良性循環，可以制定相應的本院規章制度，例如《綜合檔案室工作職責》、《 檔案利用制度》、《閱文制度》、《庫房管理制度》、《各類文件歸檔制度》、《檔案查閱暫行規定》和《歸檔范圍、分類方案及保管期限表》等一系列規章制度，從檔案的收集、整理、立卷歸檔，保管、統計、借閱、利用以及安全、保密等各個環節均建立健全完備的制度及措施，并將制度的落實情況納入檔案工作人員崗位責任進行考核，進一步規范了檔案工作行為，使依法治檔工作納入法制化的管理軌道；在完善檔案室各項工作制度和檔案管理制度的基礎上，可以根據社會經濟和國土資源事業發展的需求，積極做好檔案利用等制度的完善工作，加強日常檔案庫房的“四防”管理和利用管理，提高了檔案的社會價值。

總之，制度上要嚴格把好三關：一是把好收集歸檔關，二是把好檔案整理關，三是把好檔案保管關。

3.3 利用醫院信息化平臺，提高人力資源檔案管理水平

隨著現代信息技術的發展，以往的檔案管理手段顯得相對滯后。如何將檔案管理融入現代化科技之中，發揮科技優勢，更快、更便捷地搞好檔案服務，是我們面對的緊迫問題。醫院應以信息管理為突破，開發相應的檔案信息系統，對歷年來的各類檔案進行紙質掃描，并按照分類號、主題詞、形成時間等輸入檔案信息系統進行統一管理。通過建立文檔一體化計算機管理，將各類文書的收發、登記、運轉、承辦、借閱以及文件的收集、整理、立卷和歸檔等工作與檔案管理、提供利用相互銜接，形成一個有序的整體。目前醫院已開發了網絡信息平臺，要充分利用這些信息化條件，建立標準化的人事檔案信息，使檔案信息的全面性及準確性提高，便于檔案信息的綜合分析與開發利用，初步建成數字化檔案室，真正做到檔案信息的遠程傳輸和資源共享。

3.4 加強專業人才培養

醫院檔案管理人員素質高低是做好檔案管理的關鍵，人事檔案管理工作并不是單純的資料收集和整理，還包含了統計學和信息技術應用等，因此，為了提高醫院的檔案管理工作，就需要高度重視工作人員綜合素質提高，然而在實踐過程中不少醫院檔案管理人員的檔案管理專業能力缺乏，不少人僅僅是兼職人員，他們缺乏檔案管理的專業知識，更談不上是具備較強的網絡處理能力和數字化信息服務能力，因此要加大力度對檔案管理人員的專業知識培養，定期安排工作人員進行進修或者參加技能培訓，時時更新他們的知識，增強創新思維，提高創造能力，使檔案管理走向專業化、規范化。

在這方面，廣安市人民醫院各處（室）可以調配思想素質、文化素質較高，熱愛檔案事業的同志從事兼職檔案工作，形成以醫院綜合檔案室為龍頭的檔案管理網絡，在檔案管理體制上實現規范化管理。另一方面，還應特別注重檔案人員業務素質的提高，可以通過采取定期組織崗位培訓，選送檔案人員參加檔案部門組織的專業培訓等形式，不斷提高檔案隊伍的專業技術素質和整體管理水平。

4 結詰

人力資源檔案信息對醫院來說具有十分重要的意義，只有使檔案管理更加規范、科學、高效，才能更好地為醫院服務。雖然現在醫院在檔案管理上還存在許多問題，對其存在的弊端積極主動探索，從制度層面、人員配備、信息化管理等方面下功夫，做到及時進行完善，這樣才會使得醫院人力資源檔案管理水平得到真正快速的提高。

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