關于電算化會計檔案管理的思考

方立婷 郭軼 孫守磊

摘要：會計電算化實行賦予了企業會計檔案管理許多新的特點。筆者通過會計電算化實踐與理論研究，詳細總結了電算化會計檔案管理的新特點，基于北方導航控制技術股份有限公司的電算化會計檔案管理實踐，剖析了目前會計電算化現實工作中會計檔案管理存在的問題，提出一系列基于電算化的會計檔案管理問題管理建議。

關鍵詞：電算化會計檔案；管理建議；人員培養

一、電算化會計檔案的概念及特點

（一）電算化會計檔案的概念

電算化會計檔案是指各單位在進行會計核算過程中接收或形成的，記錄和反映單位經濟業務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。具體來說包括：

（1）會計憑證：原始憑證，記賬憑證。

（2）會計賬簿：總賬，明細賬，日記賬，固定資產卡片及其他輔助性賬簿。

（3）財務會計報告：月度、季度、半年度、年度財務會計報告。

（4）其他會計資料：銀行存款余額調節表，銀行對賬單，納稅申報表，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊，會計檔案銷毀鑒定意見書，其他具有保存價值的會計資料。

（二）電算化會計檔案管理的特點

1.存儲范圍的廣泛。會計電算化檔案存儲范圍廣，不僅保留了傳統紙質文件， 還必須保持存儲計算機硬件上的會計數據和會計信息存儲在 磁性介質，如程序設計規范，用戶操作程序、會計電算化課程的課程代碼， 會計報告格式，等等，會計電算化文件存儲擴大范圍和領域。

2.載體形式多樣。會計電算化檔案的載體形式發生了變化，經濟管理活動形成的會計憑證、賬簿、報表和其他數據，不僅以電子信息的形式 存儲于光盤、硬盤等載體上，同時也打印紙張載體形式。磁性存儲介質的使用在會計電算化工作，使會計檔案管理工作更加方便、快速、高效。

3.嚴格的安全存儲。會計電算化文件紙質文件材料的形式和材料 的電子文件，文件內容不僅有傳統紙質文件的打印輸出，和磁性介質或光盤為載體的電子檔案，而磁性介質，光盤很容易通過磁場，外部環境的影響， 如有害氣體，灰塵，此外，容易受損，很難留下痕跡載體的特點。同時，存儲信息的質量和有效性條件的影響，會計電算化檔案的安全存儲、嚴格要求存儲空間有防火、防潮、防凍、防熱、防塵、防磁、防盜等相應的措施。

4.信息共享性與數據易改性。網絡技術的運用，可以提高會計文檔的多方位檢索速度，并能夠實現檔案信息的網上遠距離傳送，有利于會計檔案資源共享。但是，由于存儲磁介質與光盤中的數據可以很容易被修改，從而導致會計檔案信息的失真，甚至被破壞的可能，而使會計檔案失去價值。

二、基于北方導航控制技術股份有限公司電算化會計檔案管理實踐

北方導航控制技術股份有限公司（以下簡稱北方導航）多年來一直加強電算化會計檔案管理，主要體現在以下幾個方面：

一是在電算化會計檔案的整理和裝訂方面，會計憑證按時間和憑證號順序裝訂成冊，做到附件齊全、折疊整齊、薄厚均勻、牢固美觀。每本憑證的厚度一般在3厘米左右，計算機存儲的會計信息要打印輸出為紙質會計檔案進行保管，儲存會計信息的磁盤、 光盤等介質定期拷貝、更換、保證其安全性。

二是在電算化會計檔案的保管方面，會計檔案管理部門是北方導航財務部，財務部設專人負責會計檔案的保管，嚴格執行安全和保密制度，會計電算化檔案保管注意防盜、防磁等安全措施，對硬盤上的會計數據建立光盤備份，貼上標簽存在防磁柜里。各種會計資料包括打印出來的會計資料以及存儲會計資料的軟盤、硬盤、光盤等會計檔案，原則上不得借出和拿出單位，嚴禁在非保密網上傳輸本單位會計信息以及會計資料，有特殊需要須經財務總監批準，并辦理登記手續，限時歸還。

三是在會計信息化管理規范方面，會計信息化崗位根據需要一人一崗，根據集團公司的具體要求和公司的實際需求，研究和確保公司會計信息管理系統的不斷完善和發展，監督計算機及財務軟件系統的運行情況，系統管理員定期備份所有數據，備份前對相關設備進行認真核查，防止對數據和軟件的非法修改和刪除，對磁介質存放的數據保存雙備份。

但是北方導航在電算化會計檔案管理方面也存在著一定的不足之處：一是新的會計檔案管理辦法已經出臺，北方導航的會計檔案管理辦法還未隨之修訂；二是對電算化會計檔案管理相關人員的培養力度不夠；三是對電算化會計檔案的保密管理需要進一步加強；四是電算化會計的軟件管理需要進一步完善，北方導航目前使用的財務軟件是金算盤財務軟件，財務報表軟件是就其財務報表處理軟件，資金預算管理軟件是兵器集團財智軟件，需要加強對財務軟件的學習和應用。

三、電算化會計檔案管理建議

（一）修訂電算化會計檔案管理制度

為加強我國會計檔案管理工作，提升會計檔案管理工作水平，針對目前我國會計檔案工作的技術手段、管理方法、管理流程等的新變化，財政部、國家檔案局79號令發布了新的《會計檔案管理辦法》（以下簡稱《管理辦法》），并于2016年1月1日起執行。

隨著各單位信息化水平和精細化管理程度的日益提升，越來越多的會計憑證、賬簿、報表等會計資料以電子形式產生和傳遞，并形成大量的電子會計檔案，需要予以規范。

隨著經營管理對會計核算多維信息需求的增加，會計檔案數量大幅上升，檔案管理工作面臨著成本效率問題，會計檔案的保管形式需要進行變革。

隨著我國會計法律法規的不斷完善，以及國家有關檔案管理標準的出臺或修訂，會計檔案的范圍、保管、利用、銷毀、交接等方面的規定，相應需要進行調整。

公司制度中會計檔案管理辦法也要根據新的會計檔案管理辦法進行修訂，符合國家統一的會計管理辦法；繼續完善電算化下會計檔案管理各項制度，健全電算化會計檔案的歸檔制度、保管制度、定期備份制度。

（二）加強電算化會計管理人員培養

在會計電算化部門當中，企業方面應當積極引進一些綜合性人才來加強對會計電子檔案的管理，并以此來提供相應的、更加有用的會計信息，從而以此來進行精確的會計核算，并為會計核算工作提供必要的基礎。而且在會計電算化的管理工作當中，企業方面也必須要同時具備計算機技術、會計檔案管理以及會計核算方面的綜合性人才。這就需要增加一定數量的精通計算機專業知識的電腦人才，同時要求企業必須要結合其自身的特點來經營，這樣才能有效提升會計人員專業水平。

公司應積極支持及組織會計人員學習和提高會計電算化知識，培養復合型人才，為本單位盡快建立高效的會計信息系統創造條件。對會計人員、系統維護人員、系統管理人員，應按不同內容、不同要求進行培訓。對系統維護人員，應盡量用計算機專業人員，畢竟，計算機系統維護是一項專業性很強的工作，對這些計算機專業人員只要簡單的會計培訓，就可以收到良好的效果。

（三）加強對電算化會計檔案的保護和保密管理

加強公司電算化會計檔案的保密管理。公司內部的會計人員之間、不同崗位之間要做到相互制約，以防非本職責的會計人員使用電算化造成會計數據錯誤。其次，要對會計電子檔案設置高級別的密碼，使無關人員無法進入系統，從而防止另有企圖的人進入會計電子檔案篡改會計數據。同時把整理好的電子會計檔案備份到電腦的存儲盤中，同時使用準時備份與自動備份兩種功能，不僅在電腦中備份，還要在移動硬盤中備份，或刻制光盤。

（四）完善財務會計軟件管理

最好是具有檔案管理輔助功能的電算化軟件；強化系統的安全防護功能，如有聯網，注意進行定期的補丁維護，避免因電腦安全或網絡安全，導致會計檔案泄密或被人為惡意修改。

（五）加強財務會計檔案信息化管理

隨著科技的發展，財務會計檔案管理中進行信息化建設也成為一個趨勢，信息化在數據處理、數據儲存方面的優勢以及逐漸被大家所熟知。通過信息化建設的落實，不僅能夠提高工作效率，還能方便財務管理。在今后的工作中，有必要從多方面出發，加強財務會計檔案信息化管理建設，提高工作效率，促進單位發展。

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