對(duì)建立外文期刊用戶檔案的思考

張畔楓　段亞妮

[提要] 高校圖書(shū)館的外刊資源通常有固定的用戶和讀者群，建立外文期刊用戶檔案，將用戶的實(shí)際需求與圖書(shū)館資源建設(shè)工作有機(jī)地結(jié)合起來(lái)，不僅能夠有效優(yōu)化外文期刊的采訪和資源整合方略，更能提高外刊建設(shè)的針對(duì)性和實(shí)用性，降低館藏資源的冗余與浪費(fèi)。

關(guān)鍵詞：館藏資源建設(shè)；外文期刊；用戶檔案；外刊用戶檔案；高校圖書(shū)館

中圖分類號(hào)：G25 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

收錄日期：2015年12月22日

高校圖書(shū)館是學(xué)校的文獻(xiàn)和信息中心，是服務(wù)于教學(xué)和科研的學(xué)術(shù)輔助機(jī)構(gòu)，高校和社會(huì)信息化的基礎(chǔ)。高校圖書(shū)館的外刊資源承載著某一學(xué)科領(lǐng)域研究現(xiàn)狀和水平以及國(guó)際最新研究信息的傳遞任務(wù)，也是“十二五”期間中圖書(shū)館期刊資源建設(shè)的重中之重。高等學(xué)校圖書(shū)館的外刊資源通常有固定的用戶和讀者群，這些讀者通常是來(lái)自各學(xué)院和系部較為資深的專業(yè)領(lǐng)軍人物和學(xué)術(shù)帶頭人，館藏資源的優(yōu)劣，會(huì)直接影響圖書(shū)館的學(xué)科化服務(wù)的水平，建立外刊用戶檔案，不僅能有效優(yōu)化外文期刊資源建設(shè)，提高外文館藏資源利用率，更能充分發(fā)揮并提升圖書(shū)館服務(wù)教學(xué)科研的職能。

一、建立外文期刊用戶檔案可提高外刊資源建設(shè)的針對(duì)性

（一）充分掌握用戶信息。高校外文期刊用戶有最突出兩大特征：外文功底好、學(xué)術(shù)水平高，通常是來(lái)自學(xué)校的最好學(xué)術(shù)機(jī)構(gòu)、學(xué)術(shù)委員會(huì)或?qū)I(yè)學(xué)科帶頭人，位居學(xué)校各專業(yè)學(xué)科領(lǐng)域的最前沿，同時(shí)代表著整個(gè)學(xué)校的科研水平和學(xué)術(shù)層次。圖書(shū)館資源建設(shè)的重要舉措之一就是要建立這個(gè)特殊群體用戶檔案，有效為整個(gè)學(xué)校的教學(xué)和科研服務(wù)。

外刊用戶檔案應(yīng)基于三個(gè)方面的內(nèi)容建立：（1）外文資源用戶基本信息。外刊用戶基本信息檔案，是資源建設(shè)以及學(xué)科化信息服務(wù)中與用戶溝通的橋梁和媒介，充分掌握這個(gè)特殊群體的個(gè)人信息，便于資源采訪、資源整合，以及信息服務(wù)中和用戶的及時(shí)溝通，有助于依據(jù)用戶的研究方向和專業(yè)需求，制定更為科學(xué)合理的外文資源采購(gòu)和網(wǎng)絡(luò)資源整合方案，使外文資源的建設(shè)工作更加科學(xué)合理。用戶基本信息主要包括用戶的姓名、年齡、性別、職稱、身份、學(xué)歷、學(xué)位、所在學(xué)院、所從事的學(xué)科專業(yè)、外語(yǔ)水平、研究方向、是否有特殊需求、外文資源的使用情況、聯(lián)系方式等；（2）外刊用戶業(yè)務(wù)信息。用戶業(yè)務(wù)信息主要指用戶在所屬相關(guān)專業(yè)研究領(lǐng)域取得的成果與業(yè)績(jī)所形成的有價(jià)值文件資料；（3）外刊用戶科研成果信息。用戶科研成果信息主要指用戶利用圖書(shū)館資源在科研與教學(xué)上取得的、社會(huì)認(rèn)同的、對(duì)社會(huì)發(fā)展和進(jìn)步起積極促進(jìn)作用的成果信息。用戶業(yè)務(wù)信息和成果信息有著極強(qiáng)的專業(yè)性，學(xué)術(shù)價(jià)值高，對(duì)圖書(shū)館外刊資源建設(shè)工作有著無(wú)可替代的導(dǎo)引作用。

（二）及時(shí)了解信息需求。高校圖書(shū)館作為廣大師生教學(xué)與科研的支撐，其工作的最終目標(biāo)是最大限度滿足讀者與用戶需求，及時(shí)捕捉用戶的外刊文獻(xiàn)需求，有助于圖書(shū)館有的放矢做好外刊采訪和網(wǎng)絡(luò)資源整合工作。用戶需求主要指用戶對(duì)館藏外文資源的了解程度、使用技能、利用情況（包括年利用外文期刊的種類和次數(shù)）以及專業(yè)領(lǐng)域傾向。依據(jù)用戶檔案信息，可定期對(duì)已有用戶進(jìn)行調(diào)查和建議征集，通過(guò)調(diào)查可實(shí)時(shí)了解已有用戶的最新信息需求，同時(shí)要注意捕捉一些新的用戶信息。調(diào)查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題與不足全部要及時(shí)整理存檔，以便日后做好跟蹤服務(wù)。

此外，要及時(shí)更新用戶檔案信息，因?yàn)檫@些信息對(duì)下一步的外刊資源建設(shè)工作會(huì)有巨大的反撥作用，會(huì)對(duì)圖書(shū)館信息服務(wù)工作提出新的挑戰(zhàn)，因?yàn)椴糠滞馕钠诳脩魰?huì)提供較為準(zhǔn)確的外文刊名，更多的時(shí)候他們只能提供有關(guān)專業(yè)領(lǐng)域最前沿的研究理論和學(xué)術(shù)流派，這時(shí)采訪員和信息服務(wù)人員只能根據(jù)這些較為模糊的信息來(lái)及時(shí)、快速采購(gòu)和整合所需外刊資源。

（三）增強(qiáng)圖書(shū)館學(xué)科化服務(wù)的職能性。高校圖書(shū)館學(xué)科化服務(wù)，即按照科學(xué)研究（如學(xué)科、專業(yè)、項(xiàng)目等）使信息服務(wù)學(xué)科化、知識(shí)化，從而提高信息服務(wù)對(duì)用戶需求和用戶任務(wù)的支持力度，而不再是按照文獻(xiàn)工作流程使信息服務(wù)陣地化，服務(wù)內(nèi)容已不再是簡(jiǎn)單的文獻(xiàn)檢索與傳遞，而掌握用戶需求是有的放矢開(kāi)展學(xué)科化服務(wù)的重要前提。美國(guó)Delfhi咨詢公司的一項(xiàng)調(diào)查表明，在組織獲得的知識(shí)中，大約46%是以文本和電子文檔的形式存在的，怎樣利用用戶業(yè)務(wù)檔案中記載下來(lái)的知識(shí)信息再次服務(wù)于更多用戶，即利用用戶業(yè)務(wù)檔案信息，提供深層次全方位的用戶服務(wù)，是當(dāng)今圖書(shū)館必須思考和探索的一個(gè)重要課題。

傳統(tǒng)的外文資源建設(shè)中常常會(huì)出現(xiàn)一種不盡如人意的現(xiàn)象——已有的資源長(zhǎng)期無(wú)人問(wèn)津，而用戶所需又不能及時(shí)補(bǔ)充，外刊采訪與資源整合工作存在很大的盲目性。以讀者的信息需求為中心為向?qū)В⒑侠硗晟频耐馕钠诳脩魴n案，不僅有助于減少采訪與資源整合工作的盲目性，更能提高學(xué)科化服務(wù)的針對(duì)性，使外文資源建設(shè)工作真正做到急用戶所想，滿足用戶所需，充分發(fā)揮和提升高校圖書(shū)館學(xué)科化服務(wù)的職能。

二、建立外文期刊用戶檔案可降低館藏資源的冗余與浪費(fèi)

（一）搭起用戶與館藏外文資源的橋梁。近年來(lái)，我國(guó)不少高校都實(shí)行了學(xué)科館員制度，開(kāi)展了豐富多樣的學(xué)科館員工作。學(xué)科館員工作的開(kāi)展在圖書(shū)館更好地為全體師生用戶服務(wù)，提升圖書(shū)館服務(wù)職能，為高校教學(xué)與科研提供文獻(xiàn)保障和提升圖書(shū)館的整體服務(wù)形象中起到了前所未有的信息導(dǎo)航和橋梁作用。但是由于人才、管理模式、服務(wù)手段等的制約，在某些領(lǐng)域內(nèi)依然存在館藏資源與用戶脫節(jié)的問(wèn)題與不足。

筆者在2014年的讀者調(diào)查中，對(duì)所在的醫(yī)學(xué)院校16個(gè)系部發(fā)放外文期刊用戶推薦表40份，回收27份。共推薦外文刊35種，其中31種為本館已購(gòu)置數(shù)據(jù)庫(kù)收錄范圍內(nèi)的期刊和網(wǎng)上免費(fèi)資源，4種為通過(guò)全文傳遞可滿足的期刊。這一事實(shí)說(shuō)明兩個(gè)方面的問(wèn)題：一方面反映出高校外文期刊的使用者對(duì)所在學(xué)校圖書(shū)館館藏外文期刊了解不夠；另一方面說(shuō)明高校圖書(shū)館對(duì)外文期刊用戶的宣傳和溝通不夠，通過(guò)建立用戶信息需求推薦檔案，不僅可以及時(shí)掌握用戶的信息需求，還可以了解所需信息不能得以滿足的原因和問(wèn)題所在。通過(guò)對(duì)用戶推薦信息進(jìn)行整理與回復(fù)，可最終指引用戶找到在圖書(shū)館獲取所需外文資源的具體途徑和方法，在讀者與館藏資源及采訪人員之間真正架起信息的橋梁。

（二）提高館藏外文資源對(duì)用戶的滲透力。外文期刊用戶信息檔案的建立，不僅在用戶與圖書(shū)館之間架起信息的橋梁，成為采訪人員和用戶互動(dòng)交流的平臺(tái)，采訪人員從此也擔(dān)任起信息導(dǎo)航員的任務(wù)，與學(xué)科館員的導(dǎo)航作用相比，在向用戶推薦館藏外文資源的過(guò)程中，采訪人員所提供的信息更為直接、及時(shí)、準(zhǔn)確。

依據(jù)外文期刊用戶檔案信息，采訪人員可以隨時(shí)與用戶溝通，及時(shí)了解用戶的連續(xù)需求和最新需求，針對(duì)不同的用戶需求，做好外文資源的采訪工作，并借助學(xué)科館員（或親自走訪系部），通過(guò)發(fā)放信息簡(jiǎn)報(bào)、電子郵件、數(shù)據(jù)庫(kù)使用培訓(xùn)等方式把最新資源第一時(shí)間推薦給用戶，讓資源圍著用戶轉(zhuǎn)，改變傳統(tǒng)的等待用戶上門的服務(wù)理念。

（三）降低館藏外文資源的沉積與浪費(fèi)。高等學(xué)校自其誕生之日起就是培養(yǎng)各類專業(yè)人才的搖籃，培養(yǎng)符合社會(huì)發(fā)展的高素質(zhì)人才是其永遠(yuǎn)不變的目標(biāo)與使命。沒(méi)有圖書(shū)館優(yōu)質(zhì)的文獻(xiàn)信息保障與支持，高校的教學(xué)與科研無(wú)異于無(wú)米之炊。而在高校圖書(shū)館為教學(xué)與科研的服務(wù)中，始終存在著用戶不斷增長(zhǎng)的信息需求與文獻(xiàn)資源不足的矛盾，事實(shí)上這種矛盾存在的真正原因，很多時(shí)候并非因?yàn)橘Y源上真正的短缺所致，而是缺少引領(lǐng)用戶在豐富的館藏資源里獲取文獻(xiàn)的導(dǎo)航系統(tǒng)。由于對(duì)本校圖書(shū)館資源缺少全面的了解，在科研中很多用戶常常帶著對(duì)本校館藏資源的不滿，不惜舍近求遠(yuǎn)跑到國(guó)家圖書(shū)館等信息機(jī)構(gòu)花高費(fèi)索取外文文獻(xiàn)，以至于本校的一些外文資源長(zhǎng)期受到冷落，無(wú)人問(wèn)津，造成資源上的沉積與浪費(fèi)。

借助外刊用戶檔案，可以把用戶的需求和問(wèn)題與圖書(shū)館采訪和資源整合工作有機(jī)地融合起來(lái)。在這個(gè)互動(dòng)的平臺(tái)上，圖書(shū)館采訪人員和信息服務(wù)人員不僅是文獻(xiàn)資源的采購(gòu)者、信息服務(wù)提供者，也是用戶信息需求的調(diào)研員、聯(lián)絡(luò)員和導(dǎo)航員，在整個(gè)期刊資源建設(shè)工作中，不僅要針對(duì)用戶的需求及時(shí)搜索和補(bǔ)充館藏資源的不足，也可以讓現(xiàn)有的外文資源得到最有效的開(kāi)發(fā)與利用，最大限度降低館藏資源的沉積與浪費(fèi)。

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