醫院病歷檔案管理存在的問題及對策

姜歐

摘要：目的 探討醫院病歷檔案管理存在的問題及對策。方法 研究我院2010年10月～2015年10月的醫院病歷檔案管理情況，分為升級管理前和管理后兩組，分析兩組在醫院病歷檔案管理中差錯與投訴記錄發生情況。結果 在醫院病歷檔案差錯記錄上，管理前為108例，管理后為46例，兩組差異具有統計學意義，P<0.05；在病歷檔案管理投訴量上，管理前為87例，管理后為38例，兩組差異具有統計學意義，P<0.05。結論 醫院病歷檔案管理隨著社會發展進行升級改良可以有效的提升管理效率，減少管理差錯與投訴率，提升檔案管理質量。

關鍵詞：醫院病歷；檔案管理；問題；對策

病歷檔案是患者從入院到出院接受整個流程治療中的情況專項記錄工作，反應了治療全程的真實情況。醫院病歷檔案具有專業性、真實性、客觀完整性和原始性，有效的反應患者病情狀況、診療方法、診療效果等。不僅可以作為臨床教學、科研的重要醫學參考資料，同時也是患者終生性疾病資料檔案的組成部分，此外還可以成為醫療糾紛解決的關鍵法律參考依據。因此對于醫院病歷檔案管理要形成系統、專業、高效的管理狀態，對醫院醫療工作開展起著重要作用[1]。

1資料與方法

1.1一般資料 研究我院2013年10月～2015年10月的醫院病歷檔案管理情況，分為升級管理前和管理后兩組，兩組研究對象均為一年時間內的病歷檔案管理工作情況記錄，其中包括相關投訴數量、差錯數量等，以記錄在冊數據為標準，未記錄者不在統計范圍內。升級管理前組為2010年10月～2011年9月的管理情況，升級管理后組為2014年10月～2015年10月的管理情況，升級管理前為檔案管理為全面開展改良前的管理辦法，管理后組則是全面運作改良升級后的管理狀態。

1.2方法

1.2.1醫院病歷檔案管理問題

1.2.1.1檔案管理制度不健全，檔案質量低 所有的檔案管理都需要在系統專業的制度運作下進行，混亂的管理制度會導致管理狀態的無序化，特別是在不完善的制度體質之下，管理中存在多種漏洞，責任劃分不規范，操作標準無法有效量化，病例檔案在檔案的形成、保存與使用各環節中都無法按照專業程序進行，對于差錯也缺乏對應有效的懲罰制度與執行，進而導致管理不嚴格而出現的混亂狀態。檢索工具的編制較為單一化，甚至沒有檢索工具，導致檔案查詢困難度大。檔案在鑒定與銷毀中較為隨意，沒有專業的流程手續，從而導致具有價值的檔案無法有效保存，導致資源的大量流失[2]。

1.2.1.2管理缺乏足夠人力與資金，管理條件差 由于醫院領導層缺乏對病歷檔案管理的重視，從而在資金等硬件投入上缺乏人員和資金的投入。檔案管理方式較為粗放，缺乏現代化辦公設備的支持，管理效率低下。同時由于庫房設備陳舊，無法保證檔案在收集、整理與保存中有全面的安全性，同時也不便于病歷的調取查詢，使用效率低。在人員投入上較少，缺乏專業人才支持。一般只安排1～2名人員進行病歷管理，而實際情況中運用、保存病歷的頻次較高，人員相對于工作量而言嚴重不足，從而導致管理工作中差錯頻出，時常發生漏存、錯存、損毀等情況[3]。

1.2.1.3病歷資源無法有效共享，利用率差 由于傳統的病歷管理方式滯后，可以調取的檔案版本較為單一，不能形成多人分享，使用率低。同時由于部分病歷保管多集中在各病案室中，不會對綜合檔案館提交，所以資源無法有效共享，在一定程度上成為單一科室的自有資源，無法充分發揮病歷檔案資源的最大使用功效[4]。

1.2.1.4信息化管理技術運用率低 整體的病案管理上缺乏充分信息化管理技術的支持，沒有建立完善專業的信息網絡資源，無法達到患者從入院到出院期間所有環節的信息資源共享與統一管理，各醫院的管理系統缺乏針對性，主要是以財務系統為主的設計，缺乏以病患為中心的醫療病案系統開發。同時工作人員對信息化技術的運用能力較差，在操作中管理維護工作量大，電子病案管理沒有發揮最大效果[5]。

1.2.2病歷檔案管理改良升級措施 升級管理主要針對病歷檔案管理之前所存在的問題做改良，達到查漏補缺的有效管理效果，具體操作上主要是從提升領導層重視程度，加大資金和人力投入，完善管理制度和流程，明確責任制，提升信息化管理技術的運用等方面開展，從而達到全面有效的現代化病歷檔案管理效果。

1.2.2.1獲取領導層對病歷檔案管理的重視 首先需要得到領導層對病歷檔案管理工作重要性的認可與重視，從而在相關資金、人力、設備和執行工作上獲取全院人員的支持，將病歷檔案管理劃歸到醫院管理目標之一，將所有工作劃分到位，配置充足的設備、人員、制度支持，加大相關工作的考核力度，提升相關人員的工作專業性。

1.2.2.2完善管理制度與流程 對于病歷檔案管理中的檔案生存、保存和使用各環節做具體化的操作規定，同時在相關流程中完善各環節的責任制，提升各環節操作人員的謹慎態度。所有操作規則要進行專項的培訓管理，提升所有人員對相關管理制度和操作技能的熟悉程度，提高相關工作的配合效率。

1.2.2.3加大資金和人員的投入 投入專項資金對檔案管理工作購置配套設備，如掃描儀、電腦、復印機、打印機、裝訂機等，同時招聘專業管理人才，信息化技術的管理維護人才、病案管理專業人才，保證人才的專業性和數量的充分性，從而滿足大量的工作任務。特別是在檔案管理的監察工作中，要對相關檔案資料做紙質和電子檔案的生成與保存管理，建立信息化管理網絡，加大對病歷檔案管理系統的設計投入和管理。配備專業的系統管理人員。針對不同人員的職位等級做信息系統操作的分級管理。讓病歷檔案管理能夠實現醫院人員系統網絡資源分享性。一方面要提升病歷資源分享使用效率，另一方面要做好病歷檔案信息的保密性，相關人員要有充分的資料保密意識，避免信息的泄露。

1.3統計學分析 將采集的數據通過spss17.0統計學軟件做分析，計數資料運用？字2檢驗，以P<0.05作為組間差異具有統計學意義標準。

2結果

在醫院病歷檔案差錯記錄上，管理前為108例，管理后為46例，兩組差異具有統計學意義，P<0.05；在病歷檔案管理投訴量上，管理前為87例，管理后為38例，兩組差異具有統計學意義，P<0.05，見表1。

3討論

在病歷檔案管理工作上，一方面要做好基礎的設備與系統支持，全面推進信息化管理，另一方面也要注重人員工作的配合。在所有經手人員上，要確保各環節的執行的細致準確性，避免執行不到位導致的差錯或者管理漏洞。特別是需要在領導層上獲得認可，這樣在基層工作人員的執行上才能充分調動工作積極性和謹慎度。如果不能得到領導層的認可和重視，在具體執行工作上便會產生不同程度的阻礙與困難。而信息化操作上在帶來的便利的同時，如果操作人員無法有效的理解和運用信息技術，則會加大操作的難度與工作量，從而造成部分人員的反感情緒，因此要做好技術普及與日常維護，提升先進技術效果的發揮。

參考文獻：

[1]金麗娜.醫院病歷檔案管理存在的問題及對策[J].金田，2013，09：396.

[2]曹麗華.基層醫院病歷檔案管理存在問題及對策[J].檔案與建設，2015，09：87-88.

[3]楊慧莉.醫院病歷檔案管理存在的問題及對策[J].黑龍江檔案，2013，03：99.

[4]夏寶華.病歷檔案管理中存在的問題與對策[J].檔案天地，2014，10：53-54.

[5]王雙梅，王素霞.淺析醫院病歷檔案管理存在缺陷和有效管理對策[J].甘肅科技，2015，08：70-71，43.編輯/丁一