煤礦企業檔案管理的重點和要點分析

劉靜

【摘要】本文結合煤礦企業的檔案管理實際以及人事檔案管理的特點，從煤礦企業的人事檔案管理入手，找準煤礦企業人事檔案管理的重點和要點，做到提高煤礦企業人事檔案管理質量，確保煤礦企業的人事檔案管理能夠取得實效，推動煤礦企業檔案管理工作的發展。

【關鍵詞】煤礦企業； 檔案管理； 人事檔案； 要點分析

在煤礦企業檔案管理中，人事檔案由于種類特殊，在具體的管理中對檔案保管、檔案信息的更新以及檔案借閱行為有著明確的要求，要想做好人事檔案管理工作，就要從這幾個方面入手，重點做好檔案的保管、信息更新和借閱程序的規范。所以，在煤礦企業檔案管理工作中，我們不但要掌握正確的管理原則，同時還要對人事檔案管理的重點和要點有所了解，做到正確、規范、有效，解決人事檔案管理中存在的問題，提高煤礦企業人事檔案管理的有效性，滿足煤礦企業人事檔案管理需要。

一、煤礦企業人事檔案管理應做好檔案保管

在煤礦企業檔案中，人事檔案相對特殊，由于人事檔案記錄了所有干部和基本員工的人事信息，是干部晉升和員工培訓的基本依據，對煤礦企業的人力資源管理工作有著重要影響。基于對煤礦企業人事檔案管理工作的了解，要想提高人事檔案管理質量，做好檔案保管是關鍵。具體應從以下幾個方面入手：

（一）建立專門的人事檔案保管場所。為了提高人事檔案管理質量，提高人事檔案的保管效果，煤礦企業應建立專門的人事檔案保管場所，溫度、濕度等指標都要達到檔案的保管條件。同時還要有專門的管理人員進行管理，確保人事檔案管理工作得到有效開展。

（二）將人事檔案分類保管。在人事檔案保管過程中，應將干部檔案與普通員工檔案分開保管，起到分類保管提高保管針對性的目的，提高人事檔案管理的針對性和有效性，因此，分類保管是人事檔案管理的重要著力點。

（三）建立人事檔案檢索目錄。由于人事檔案數量較多，在管理過程中只有建立專門的檢索目錄，才能提高人事檔案的查閱質量，為人事檔案的管理和調閱提供有力的支持。所以，建立人事檔案檢索目錄是人事檔案管理的重點。

二、煤礦企業人事檔案管理應及時更新檔案信息

由于煤礦企業的干部職工隊伍經常會發生人員崗位變動以及個人的人事信息也會出現變動，這就需要在人事檔案中進行體現，并及時更新檔案信息。因此，做好人事檔案信息的更新，應成為煤礦企業人事檔案管理的重要內容，具體應做好以下工作：

（一）及時記錄并更新人事信息。考慮到煤礦企業干部職工人事信息的頻繁變動，在人事檔案中應對變動信息進行全面體現，這就需要煤礦企業人事檔案管理工作中應及時記錄人事信息，并對人事信息進行及時分析，提高人事檔案的全面性。

（二）對人事檔案信息進行及時歸檔。人事檔案在發生變動之后，應進行及時歸檔，如果不及時歸檔，容易造成人事檔案信息混亂，不利于人事檔案管理工作的開展。因此，對人事檔案信息進行及時歸檔是提高人事檔案管理質量的關鍵。

（三）加強對人事檔案信息的審核，提高準確性。鑒于人事檔案的特殊性和嚴肅性，在人事檔案管理過程中，應對檔案中的信息準確性負責，除了要及時記錄人事信息之外，還要加強人事信息的審核，保證人事檔案信息準確性能夠滿足實際需要。

三、煤礦企業人事檔案管理應規范借閱程序

考慮到人事檔案信息的特殊性，在人事檔案管理過程中，做好人事檔案管理的借閱工作，對于規范人事檔案管理工作和提高人事檔案管理質量具有重要意義。為此，應從以下幾個方面入手：

（一）對人事檔案借閱進行準確登記。煤礦企業在人力資源管理工作中，會對人事檔案進行調閱，為了規范人事檔案的調閱管理質量，應對人事檔案借閱進行準確登記，對借閱人、借閱用途以及借閱方式都進行全面準確的登記。

（二）對借閱歸還的人事檔案進行檢查。人事檔案在外借歸還之后，檔案管理部門需要對借閱歸還的人事檔案進行檢查，避免人事檔案發生涂抹或者丟失內容的現象，使人事檔案做到和借閱之前一樣，規范人事檔案借閱行為。

（三）建立人事檔案借閱臺賬，規范借閱行為。為了有效記錄人事檔案的借閱情況，在人事檔案管理中應建立人事檔案借閱臺賬，并對借閱行為進行規范，對借閱期限進行明確，保證人事檔案借閱能夠按期歸還。

四、結論

通過本文的分析可知，在煤礦企業人事檔案管理中，要想提高人事檔案管理工作質量，就要結合煤礦企業檔案管理實際，根據人事檔案管理工作特點，具體從做好檔案保管、及時更新檔案信息以及規范借閱程序等方面入手，使煤礦企業人事檔案管理工作能夠得到有效開展，最終達到提高煤礦企業人事檔案管理質量的目的。因此，我們應立足煤礦企業人事檔案管理實際，總結成熟的管理經驗，掌握管理要點，為煤礦企業人事檔案管理提供有力的支持。

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