EXCEL在財務管理中的應用

蔣文棟

【摘要】在很多小微企業(yè)并沒有購買電算化軟件，而是在傳統會計方法基礎上，配合EXCEL進行財務分析、達到財務管理功能。本文研究介紹EXCEL在財務管理中應用的必要性、應用情況后。分析阻礙企業(yè)運用EXCEL進行財務管理的問題，并設計解決方案。

【關鍵詞】會計電算化 傳統會計 財務管理 會計職能

一、EXCEL在財務管理中應用的必要性

（一）EXCEL在財務管理應用的背景

建立在傳統會計基礎上的財務管理主要體現在三個方面： （1）財務人員利用分析手段將財務數據歸結分析后，對企業(yè)的財務活動及能力進行反應，提供決策有關財務信息的相關職能。（2）根據會計資料及相關信息，對企業(yè)的財務經濟活動的整個流程進行引導和控制。會計監(jiān)督包括貨幣監(jiān)督及實物監(jiān)督，其主要的目的就是利用企業(yè)的預算會計，對業(yè)務的經濟效益及成本等進行分析，進而提升企業(yè)經營活動的合理性、有效性的全面監(jiān)督機制。（3）參與經營決策的職能，傳統會計的決策參與功能主義是根據采取信息的分析和預測結果，指引企業(yè)經營決策的方向，促進企業(yè)實現經濟效益高效化，這也是傳統會計的職能所在。

（二）EXCEL在財務管理應用的優(yōu)勢

相對于會計的電算化軟件等，EXCEL是大眾熟悉的基本軟件，方法簡單并且便于操作。EXCEL軟件中對于財務管理運用比較多的函數功能、數據處理、圖表分析等功能都是比較容易理解和操作的，并且該軟件與目前市面上所有的電腦、手機及終端設備的兼容性非常高，這就避免了企業(yè)更換軟件時需要更換設備等的成本消耗問題。并且，EXCEL軟件也在不斷的更新，其功能也在逐步強化，這對于企業(yè)基本的財務分析與管理運用相對有利。

EXCEL軟件可以方便用戶自行設計函數等功能，用戶完全可以依據自己的需求對數據進行特殊的歸類和處理。這就降低了因此電算化等軟件的模塊分區(qū)局限性引發(fā)的一定問題。特別是，目前不同企業(yè)的財務軟件不完全一致，而EXCEL軟件則是建立在大數據庫基礎上的個性化功能分區(qū)。任何企業(yè)在軟件不一致或者沒有使用電算化軟件的情況下，都可以借助EXCEL進行數據口徑的統一，方便企業(yè)對比分析和開展合作。這對于企業(yè)的納稅申報等都是有幫助的，可以降低因為數據口徑不一致引發(fā)的一些財稅處理的漏洞。

二、EXCEL在財務管理中的應用情況

（一）運用步驟

企業(yè)財務管理由財務預測、決策、預算、控制和分析等組成。EXCEL運用在財務管理中，需要：

首先，確定目標：企業(yè)在明確想要達到的財務管理目標，比如希望通過數據分析明確當前的存貨周轉情況，進而合理改進存貨管理方案等，就可以針對存貨相關數據進行專門的篩選與分析。

其次，依據目標構建一個或者多個模型：在EXCEL中有函數庫，可以極大的方便用戶使用函數工具，進行比重分析、回歸分析、趨勢分析等，實現橫縱向對比或者相關性分析等，這也可以讓企業(yè)了解不同財務活動之間的關系、發(fā)展情況等，以方便后期的財務調整。

再次，明確目標且確定模型后，企業(yè)需要收集數據。一般情況下，企業(yè)如果沒有EXCEL數據存檔，必須手工輸入。但是目前很多沒有財務軟件的企業(yè)實際上都會對數據進行EXCEL存檔，這就可以通過篩選數據完成基本的數據收集。如果需要行業(yè)對比等，則需要借助外部數據庫完成。

第四，企業(yè)在模型基礎上，可以依據函數關系完成各種不同的財務分析、預測，進而達到企業(yè)財務管理的基本要求。

最后，企業(yè)還需要對模型測算結果進行合理性判斷，例如環(huán)境變動等是否會對其產生影響，來合理改進財務管理方案。

（二）運用領域

1.對會計賬簿建立的運用

EXCEL對于會計信息歸檔建立會計賬簿具備很好的適應能力。Excel 建立一個使用方便的賬務處理系統： 制作和運行菜單的宏可以利用Excel 的宏功能生成；利用Excel 可以設計賬務報表處理系統； 安全設置頁可以采用Excel 進行。大部分會計處理模塊（ 賬務憑證、科目設置、明細表，總帳、報表、工作底稿等） 都可以利用Excel 的功能。相對于財務軟件，EXCEL可以更多的為企業(yè)提供獨特的賬簿名稱、明細歸類方式，當然這并不是主流選擇，卻可以為企業(yè)的財務工作提供一定便利，提升財務工作效率。

2.函數處理的分析功能

財務分析對于財務管理至關重要，EXCEL可以在用戶自由設計函數的基礎上，進行數據關系分析。例如，固定資產折舊是指固定資產在使用過程中，逐漸損耗而消失的那部分價值。涉及大量運算的折舊計算，利用Excel 提供的直線折舊函數SLN（ ） 、雙倍余額遞減函數DDB（ ） 或年數總和法函數SYD（ ） 等進行固定資產折舊計算，可以大量減少財務管理中的工作量，節(jié)省了財務人員的勞動力和勞動時間。

3.EXCEL對財務決策的輔助功能

EXCEL的運用對于財務決策有著很大的幫助，不同于手工的低效率，該軟件顯然可以更加快速和準確的反映數據關系，為決策提供幫助。也與電算化軟件的功能明確在一定范圍內不同，EXCEL的決策輔助運用更加靈活。例如，企業(yè)可以在投融資數據基礎上，引入更多的行業(yè)數據、投融資參與方數據及其他的相關因素數據，來進行多元回歸分析等，這就可以得出更加客觀和全面的分析結果，幫助企業(yè)進行投融資決策。

（三）應用影響

1.EXCEL對財務監(jiān)督職能的影響

傳統的會計也有其監(jiān)督能力，不過前提條件是要有準確的會計信息才能行的通。借助EXCEL的發(fā)展，有效的提高了會計數據處理能力。因而，EXCEL的應用對企業(yè)會計業(yè)務的數據處理來講起到了前所未有的重要意義，在此，也同樣的幫助了傳統會計監(jiān)督職能的更好的貫徹。EXCEL能夠對信息進行準確的錄入、審核、修訂及歸檔分析等工作，漸漸提高了工作效率。另外，EXCEL軟件能夠通過編輯公式等自行檢測數據準確性，能夠及時指出出錯之處并能及時提醒較歷史數據相比有疑義的數據，有效的提高了準確性。企業(yè)綜合效益的提高，不免要有高效的部門協作，還要有EXCEL為企業(yè)監(jiān)督提供全面及時且有效的財務相關信息。

2.EXCEL對財務反映職能的影響

人工的財務分析和預算是傳統會計職能體現的基石，從而就需要龐大的數據準備。效率相對較慢，往往其對企業(yè)財務活動的反映滯后于企業(yè)實際財務活動進程，這就使得傳統會計的反映職能發(fā)揮不到位。不過在EXCEL中有效的解決了此等問題，它突破了傳統手工記賬中會計核算繁雜的環(huán)節(jié)，會計人員可以借此實現自動生成賬目，能夠隨時查理賬目，如此對賬不再是難事。并且，人員可以實現專門對重點部分的查閱、分析與梳理，會計人員能夠提升自己的業(yè)務水平，提高工作效率，更重要的是準確得到了有效的提升。用計算機軟件的形式形成會計賬目的全面信息化，對于不同的科目信息能夠實現分類，可以隨時查詢任意報表整合。依托計算機真正在會計領域實現了信息化，對企業(yè)會計的分析速度有了一定的提升，對會計行業(yè)來講重要的準確性也無形中更高。有利與會計職能的高質量的發(fā)揮。

3.EXCEL對財務參與經營決策職能的影響

參與經營決策是傳統會計的較高層次職能，其決策參與的有用性程度，與傳統會計的分析和預測效果有著密切的關系，但是傳統手工記賬下的財務分析和預測難以做到迅速的準確數據和指標體系構建，并且由于手工記賬中部分數據信息的真實性和及時性不到位，也會對會計的決策分析功能產生不利影響。EXCEL本身有其優(yōu)勢，不單單是突破了傳統會計的經營決策參與局限，有效的拉升企業(yè)經營管理水平。利用EXCEL方便企業(yè)財務部門及企業(yè)管理者在會計系統中利用公式進行財務數據分析，易于形成全面的關于綜合財務能力的認識。通過運用企業(yè)的投融資決策、生產計劃等方面財務分析結果，促進企業(yè)的決策科學性提升，企業(yè)生產經營等也更加符合企業(yè)自身財務能力，這都是非常有利于企業(yè)發(fā)展的。

三、阻礙EXCEL在財務管理中功能發(fā)揮的因素分析

（一）企業(yè)對EXCEL的認識程度不高

對于并不具備實力購買財務軟件的小企業(yè)而言，其管理者一般對于財務的信息化并不關注，或者認識不足。對于EXCEL的認識不全，在上級部門的影響下，對于企業(yè)EXCEL的應用尚不廣泛，在企業(yè)管理層的會計工作部門，直接受到上級管理層意識的影響，就現實情況而言，會計人員與單位負責人通常處于從屬關系，企業(yè)的領導能夠直接令使會計工作，領導不重視則企業(yè)財務人員自然很少利用EXCEL的重要財務分析與處理功能。

（二）會計工作人員的素質不足

EXCEL的應用要求會計人員不僅要擁有專業(yè)的會計知識，還要了解計算機知識，、EXCEL軟件的使用技術，特別是EXCEL相關財務模塊及分析的知識。我國現今的市場上，會計人員的業(yè)務都十分嫻熟，不過在對計算機的操縱上就略顯不足。而小企業(yè)往往不具備雇傭高素質會計人員的能力，目前小企業(yè)的更多會計人員也并不能熟練使用EXCEL的財務管理功能，這也會限制EXCEL的應用。

（三）EXCEL數據庫的安全風險問題

反應在財務上的數據可謂是一個企業(yè)的商業(yè)機密，關于企業(yè)的發(fā)展前景，但幾乎所有的軟件系統把重點放在完善會計功能和適應財務制度上，極少數的公司才會注意要這個保密的問題，一般理解就是對數據本身的加密、防止盜版等。這些都沒有大的效果。普通常發(fā)生的情況如斷電，或系統一旦癱瘓又受病毒侵襲，安全性岌岌可危，重要的數據就這樣被付之一炬。而EXCEL的數據不同于電算化軟件可以迅速恢復或者借助專業(yè)手段處理，這就需要企業(yè)更多的思考如何有效維護EXCEL數據庫。

四、促進EXCEL下企業(yè)財務管理優(yōu)化的建議

（一）提升企業(yè)對EXCEL的認識

正確認識EXCEL，并制定合理的規(guī)定使用它才能夠真正意義上為企業(yè)發(fā)展做貢獻。首先，明確EXCEL應用對于企業(yè)綜合管理決策的重要性。在財務部門中，要廣泛應用EXCEL軟件，所謂熟能生巧，積極發(fā)揮它的優(yōu)點長處。其二，即便使用EXCEL是用計算機，不過完善的規(guī)章制度也是必要的，按照規(guī)定做事，才能保障工作的完成不受影響。其三，EXCEL工具運用需要大量的數據支撐，企業(yè)應該在日常會計工作中，就注重利用EXCEL做好會計信息核算、登記等工作，完善數據庫才能為后期的運用創(chuàng)造基礎。

（二）加強復合型會計人員的培養(yǎng)

雖然EXCEL相對于電算化而言復雜性較低，但是實際上，電算化軟件系統已經做好各項模塊處理。而EXCEL則需要從業(yè)人員擁有更為嫻熟的會計知識，還要有較高的計算機操縱水平。在企業(yè)具體的工作中要有計劃、有步驟、有針對性地開展現有會計人員的繼續(xù)教育和培訓工作，改善會計人員的知識結構，不斷進行知識更新。要培養(yǎng)“財務…計算機…管理”綜合型的專家型財務人員，構建高、中層次的人才網絡。

（三）做好必要保密工作

企業(yè)要做到有的放矢的加強保密工作，對信息的完善與收集工作要格外注意。對EXCEL工作亦是如此。首先：應用EXCEL的企業(yè)要建立完善健全的內部控制機制，明細各個部門的職責，針對EXCEL信息的錄入、核對、審批及修改等權限要細化。并配以高層次的用戶名和密碼的登陸機制，減少在工作中出現不良行為。其次，企業(yè)需要完善對EXCEL系統信息的備份工作，對信息及時備份，做好兩手準備，避免不可控的情況出現時，所造成的信息損失。財務，企業(yè)應該加強EXCEL軟件的病毒防范工作，注重安全防火墻技術，避免外部威脅對EXCEL內部信息系統產生較大入侵等影響企業(yè)財務信息安全。

五、結論

會計工作中，電算化改變了傳統手工記賬的模式及效率，為傳統會計監(jiān)督、反映和參與經營決策的職能發(fā)揮創(chuàng)造了更好的信息基礎，這對于企業(yè)發(fā)展固然是非常重要的。但是，受到一些企業(yè)資金、技術及其他因素的限制，購買電算化軟件的能力不足。在這個前提下，使用EXCEL進行財務數據的分析處理、運用必要的函數、模型等，就可以達到手工處理相對困難的數據分析效果，彌補更多小微企業(yè)在會計處理上的不足。這就需要企業(yè)的管理者重視恰當利用EXCEL工具，財務人員也需要更多的熟悉和使用相關工具，更好的借助EXCEL實現財務管理改進。

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