檔案展覽運行程序探析

王小偉/北京市檔案館

檔案展覽是檔案部門按照一定的主題，系統(tǒng)揭示和介紹館（室）藏檔案內(nèi)容、成分的一種檔案提供利用方式和檔案宣傳工作方式。舉辦檔案展覽，是檔案部門的主要業(yè)務(wù)之一。 在檔案展覽的籌辦中，必須遵循專業(yè)化、程序化和規(guī)范化的工作流程，堅持理論與實際相結(jié)合，在展覽選題、展覽籌備、展覽的展出接待等方面，作深入的研究與實踐。下面。筆者結(jié)合工作實際，進行分析與梳理。

1 展覽選題的策劃與論證

首先，要開展展覽選題的策劃與論證，這是展覽運行程序的第一階段。一要策劃選題。展覽選題應(yīng)立足檔案資源實際，并適應(yīng)經(jīng)濟社會發(fā)展、文化繁榮和公眾需求。如北京市檔案館從1996年至今，共推出50余個展覽，展覽選題策劃主要從配合當(dāng)?shù)攸h委和政府的中心工作，以及結(jié)合重大歷史事件、重大活動、重要紀念日等方面著手，為政治服務(wù)，為科研服務(wù)，為本地文化建設(shè)、社會建設(shè)和普通市民服務(wù)。二要論證選題。展覽選題論證要咨詢專家學(xué)者的建議，他們往往對相關(guān)專業(yè)有更深入的研究，能敏銳抓住要點，使選題定位更準確，具有學(xué)術(shù)水平和專業(yè)水準；還要在行業(yè)內(nèi)討論選題，達到集思廣益的效果。

2 展覽的籌備實施

展覽選題確定后，可進入展覽的籌備實施階段，這是檔案展覽運行程序的第二階段。這一階段工作主要包括制定展覽組織方案、收集展覽素材、撰寫展覽大綱和腳本，以及進行展覽設(shè)計制作等。

2.1 制定展覽組織方案

方案應(yīng)包括籌展人員的組織安排、展覽相關(guān)工作內(nèi)容（包括展覽主題、展出時間與地點、展覽規(guī)模等），以及展覽運行時間的安排等。

2.2 收集展覽素材

要明確展覽素材收集原則：一要緊緊圍繞展覽主題收集，與展覽主題有直接或間接關(guān)系的，不論什么載體，都應(yīng)視為展覽資料素材，并進行收集；二要全面收集素材，既要注重數(shù)量，也要注重質(zhì)量；三要保證收集素材的真實性和準確性。還要明確展覽素材收集途徑：一是利用各級各類檔案館（室）的檔案資源。舉辦檔案展覽，應(yīng)以館藏檔案為依托，但不能只局限于本館館藏檔案資料，要實行“走出去”的策略，充分利用各級各類檔案館（室）的檔案資源，使展出的內(nèi)容更豐富、更具特色。二是利用畫冊、書籍、報刊等公開出版物這一途徑進行收集。檔案展覽以檔案資料為展覽主角，但相關(guān)出版物可為展覽籌備提供線索和方向，甚至可以補充展覽素材，豐富內(nèi)容形式。三是借助“外腦”收集素材。可以邀請相關(guān)領(lǐng)域?qū)＜摇W(xué)者座談，擴充展覽素材的收集線索。收集過程要建立展覽素材登記冊，展覽素材登記冊不僅是素材收集的明細賬，也是查找素材的檢索工具，可為以后籌展中的展品落實和展覽撤展后的歸還提供依據(jù)。

2.3 撰寫展覽大綱和腳本

一要擬定展覽大綱。 展覽大綱主要包括展覽標題、結(jié)構(gòu)框架、基本內(nèi)容及主要展品等內(nèi)容。由于展覽選題不同，即使同一選題的展覽也可以有不同的角度和立意，所以每一個展覽大綱都是獨一無二的，沒有固定模式可以套用，籌展人員必須在深入研究基礎(chǔ)上，根據(jù)展覽主題和立意，按照一定的邏輯主線有針對性地搭建框架、組織展品。展覽大綱就好比是一本著作的篇章結(jié)構(gòu)，是展覽內(nèi)容策劃的初級成果。

二要編制和論證展覽腳本。展覽大綱確定后要撰寫展覽腳本，展覽內(nèi)容腳本是根據(jù)展廳面積和展品數(shù)量及內(nèi)容，在大綱基礎(chǔ)上編制的詳細的素材腳本，是對展覽大綱的進一步深化，也是形式設(shè)計與施工制作的依據(jù)。編寫展覽腳本要注意以下方面：展覽總標題以展覽主題為基點，概括并全面準確地體現(xiàn)展覽的內(nèi)容；前言（序言）揭示展覽內(nèi)容，準確、簡練地表達展覽的主題思想、主要內(nèi)容和辦展意圖等；展覽基本內(nèi)容包含展覽的各部分標題、各級各類文字說明、展品的基本信息和組合方式、輔助展品的內(nèi)容和展示方式等；展覽結(jié)束語位于展覽的最后，與前言相呼應(yīng)，是對展覽內(nèi)容和舉辦意義的進一步總結(jié)與升華。展覽腳本形成后，還要經(jīng)過業(yè)內(nèi)討論、專家論證和領(lǐng)導(dǎo)審定等一系列程序。不斷修改、調(diào)整和完善腳本，使展覽主題與政治導(dǎo)向吻合，展覽結(jié)構(gòu)、內(nèi)容、展品選擇、文字說明等更準確到位，避免出現(xiàn)專業(yè)性錯誤。

三要落實展覽內(nèi)容。展覽腳本編制完成后，需要落實腳本中涉及的主展品和輔助展品，這是展覽籌備中的關(guān)鍵階段，是展覽實施制作的根本。依據(jù)展覽素材登記冊，將展覽中具體的檔案、照片、圖表、實物、多媒體資料等展品與所在腳本位置一一對應(yīng)落實，對于需要館外借展的展品應(yīng)盡早聯(lián)系確定，避免展品無法落實到位，使辦展工作陷入被動局面。同時，不開放檔案資料的鑒定審核、仿真復(fù)制品制作等工作，都要在展覽制作前完成，所有上展的仿真復(fù)制品要根據(jù)不同展出位置注明素材編號并分封裝好。總之，展覽內(nèi)容落實到位，可以保證展覽順利運行，提升布展速度和效率，避免出現(xiàn)混亂和錯誤。

2.4 展覽設(shè)計制作

展覽的設(shè)計制作是展覽內(nèi)容由理論到實踐的重要過程。展覽的設(shè)計制作應(yīng)依據(jù)展覽腳本內(nèi)容進行，靈活、準確、適當(dāng)?shù)剡\用不同藝術(shù)設(shè)計手段和表現(xiàn)形式，力求達到有效烘托主題、與展示內(nèi)容協(xié)調(diào)統(tǒng)一、風(fēng)格鮮明、特點突出、能滿足不同層次觀眾參觀需求的效果。內(nèi)容包括：展廳基礎(chǔ)裝修、空間布局、觀眾參觀路線與服務(wù)設(shè)施的設(shè)計；展柜、展板及展品說明牌的設(shè)計制作；展具和展品、照明系統(tǒng)、導(dǎo)覽標識系統(tǒng)、效果圖與施工圖以及展覽宣傳冊、畫冊等配套產(chǎn)品的設(shè)計制作等。只有展覽內(nèi)容和制作形式統(tǒng)一協(xié)調(diào)，才能產(chǎn)生完整且完美的精品展覽。

目前，大部分檔案部門的展覽項目都是通過公開招標的形式，由中標的展覽公司進行設(shè)計和施工的。中標公司對展覽腳本深入研究后，設(shè)計出符合甲方展陳理念和實際使用要求的最佳展覽形式設(shè)計及制作方案。當(dāng)展覽進入到形式設(shè)計階段后，籌展人員不僅僅只為展覽公司提供展覽腳本，還必須參與到整個設(shè)計過程中，與展覽公司就展覽的內(nèi)容進行深入廣泛的交流溝通，解讀展覽腳本，一方面，要提出要求和建議，包括展示的流程、主要空間形態(tài)設(shè)計意向；展名、前言、結(jié)束語、各部分標題、展品說明牌及檔案和圖片、圖表統(tǒng)計等展示形式以及運用照明、色彩、裝飾材料等設(shè)計意向。另一方面，還要明確上展的展品內(nèi)容和數(shù)量，提示展覽各部分或單元的重點和亮點，點明檔案和輔助展品的組合關(guān)系及其傳達的意義，使設(shè)計者能夠全面掌握展覽的展示主題、內(nèi)容以及展品性質(zhì)（包括檔案復(fù)制件尺寸）等情況，將展覽內(nèi)容與展陳形式結(jié)合起來，從而獲得展示空間位置和展示形式的準確信息，以便進行定位設(shè)計，制作完成展線彩色立面圖（即展覽最終平面等比縮略圖）。經(jīng)籌展部門審定校對后，確定為展覽最終平面設(shè)計定稿。

2.5 展覽制作布展

展覽制作布展是展現(xiàn)展覽內(nèi)容和形式設(shè)計成果，將展覽內(nèi)容和形式設(shè)計具體呈現(xiàn)的實現(xiàn)過程。展覽公司依據(jù)最終的平面設(shè)計定稿方案在完成展廳裝修后，將所有上展展品和一切裝飾、布景按照設(shè)計位置落實到位，最后完成對展廳的設(shè)備調(diào)試和整體清潔等工作。

3 展覽的展出接待

展覽制作布展完成后，在正式對外接待前，要在內(nèi)部先行展覽。一方面，可以邀請有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、專家對展覽進行審查驗收，對于發(fā)現(xiàn)的問題及時修正；另一方面，可以使講解接待人員熟悉展廳布局以及相關(guān)輔助展示設(shè)施的設(shè)置及使用方法，熟練掌握展覽講解內(nèi)容，為以后開展講解接待工作奠定基礎(chǔ)。展覽預(yù)展審查合格后，可直接對外開展，也可以舉行展覽開幕式。如果舉行展覽開幕式，要制定展覽開幕式方案，做好開幕式各項籌備工作，保證儀式的成功舉辦。展覽對外展出后，還要持續(xù)做好講解接待工作。