關于加大私人檔案管理措施的幾點思考

許東輝

摘要：私人檔案是留給后人的珍貴遺產，是國家全部檔案不可分割的一個組成部分。加大社會人士參與私人檔案建設積極性，使私人檔案真正成為豐富各級地方檔案館館藏的一個重要來源。本文闡述了關于私人檔案管理的措施。

關鍵詞：私人檔案；管理；措施

私人檔案是指在社會活動中形成的、或者是通過合法途徑取得的私有組織、家庭或者個人在私務活動中形成的檔案，是留給后人的珍貴遺產。長期以來，由于私人檔案管理的意識薄弱，私人檔案管理體系缺位；在私人檔案保管、征集、開放利用、微觀管理、資源共享等方面缺位；私人檔案分布的廣泛性、分散性，以及保管上的隨意性、非科學性等原因，導致大量具有豐富內容和獨特價值的私人檔案一直處于一種不安全的管理狀態中。

《檔案法》規定，私人檔案是國家全部檔案不可分割的一個組成部分。所以，國家檔案管理部門不能因為它是“私人”檔案，而任其自生自滅。各級檔案部門應進一步解放思想，開闊視野，通過科學有效的方式，不斷拓展檔案工作的外延，加強管理私人檔案的廣度和深度，加大社會人士參與私人檔案建設積極性，使私人檔案真正成為豐富各級地方檔案館館藏的一個重要來源。

一、廣宣傳，增強意識

在當今互聯網已成為最主要的宣傳輿論陣地的情況下，檔案部門必須打破以往的封閉模式，改變單打獨斗的做法，從大宣傳、大視野的角度開展檔案宣傳工作。要創新“多媒介”平臺，擴大新興媒體輿論主陣地建設，增強駕馭新興媒體的能力，要著力打造官方微博、微信公眾平臺等新興媒體，豐富傳播渠道。檔案宣傳干部要深化“走轉改”活動，善于走進群眾、深入基層，著力增強工作的貼近性、實效性、持續性，全面提升宣傳能力，提高公民大檔案意識，激發社會人士的檔案自覺，營造人人關心私人檔案建設、參與私人檔案建設的良好氛圍。各級檔案管理部門可以通過“最美檔案人評選”、“市民開放日”、“檔案進社區”等一系列活動向市民宣傳檔案知識，增強市民的檔案意識。

二、強服務，挖掘資源

在媒體“新常態”的時代大背景下，檔案收集工作已經進入平民化、大眾化的時代。檔案工作者要有平民化的視覺，要強服務、接地氣，以謙和的姿態開展私人檔案征集工作。檔案部門要在創新接收模式、延伸接收平臺等方面下工夫，積極拓寬征集領域，縱向擴展私人檔案內容，豐富檔案內涵。一是在檔案網站上設立相應的私人檔案歸檔專題，建立電子文件自動上傳的工作窗口，并在檔案館的服務器上歸檔。二是建立檔案部門公共檔案微信號，安排值班人員動態收集有價值的私人檔案信息，及時歸檔。三是檔案部門通過關注本區域的社會名流、非物質文化遺產傳人、杰出私人企業主等人物，派入主動上門宣傳指導私人檔案的整理，也可以直接掃描歸檔。四是檔案部門開展預約服務、有償征收等方式來豐富館藏。五是聘請社會上資歷深、有一定影響的人士擔任私人檔案征集員，加大對地方的社會名人、有代表性的社會人士等私人檔案資源的跟蹤了解，掌握動態。六是抓好私人檔案服務機制創新，采取有效地方法盡最保持私人檔案形成時的原貌，尊重私人檔案的原始性，同時加大私人檔案數字化建設，為利用者提供快捷的利用服務。

三、簽協議，規范程序

省委辦公廳、省政府辦公廳印發的《關于加強和改進新形勢下檔案工作的實施意見》指出：支持個人保管、展示其收藏的檔案，并向國家檔案館捐贈或寄存檔案，對捐贈重要、珍貴檔案的檔案給予一定獎勵。借鑒國外普遍采用強制性手段收購、限制與激勵相結合的方式，通過簽訂合同的方式來取得所有者的授權。在本人自愿的條件下，檔案部門與擁有私人檔案的社會人士協商合適的保存方式，簽定規范的檔案代管托管協議，規范檔案代管托管的程序與流程，方便私人檔案者的檔案可以自由進出檔案館。檔案持有者對代管托管的檔案具有管理權和優先使用權，并可提出限制利用意見，還可以分享利用相關檔案所獲得的收益。檔案部門可按照代管托管協議向社會及家族相關人員開放，以便查閱利用。

四、出政策，鼓勵編研

檔案工作有著獨特的“記錄歷史，傳承文明、服務社會、造福人民”特殊作用，檔案的編研成果具有存史、資政、文化功能外，其教化功能更為明顯。為了充分發揮檔案“存憑、留史、資政、育人”的特殊價值，要重視私人檔案的編研工作。檔案部門要制定科學有效的政策，鼓勵社會人士參與私人檔案的編研工作，讓“死”檔案變“活”檔案，創造出豐厚的社會價值與經濟效益。開放搞編研，充分利用各方優勢共同把檔案編研開發這個蛋糕做大。積極借助社會力量，設立檔案編研獎勵資金，年度招標編研主題，引導、鼓勵和支持熱愛檔案、熱愛文史的社會團體、社會人士積極參與到私人檔案的編研工作中來。

五、常展出，擴大影響

到公共場所舉辦檔案展覽，是吸引公眾關注檔案，了解檔案的重要手段。檔案部門要多渠道開發、傳播私人檔案價值，通過聯合辦展等方式，提升檔案文化傳播力和影響力。各級檔案管理部門可以開展家庭檔案示范展覽、各類私人檔案編研成果專題展覽等一系列專題展覽活動，邀請私人檔案所有者現場講解，同時開展展覽觀后感征文評比。對參加展覽的檔案所有者頒發榮譽證書，增加他們的榮譽感與積極性。除此之外，檔案館也可以設立私人檔案專柜，永久性地保存，定時對外開放、展覽，增加社會教育意義。這樣既可以為檔案所有者提供一個展示、交流的平臺，還可以使散存于社會的于國于民有益的私人檔案資料得到永久保管、廣泛利用，進一步提升了檔案工作的社會影響力和公眾的參與度，進而發揮出更大的鑒史識今、啟迪后人的社會價值。

【參考文獻】

[1]徐麗萍.“社會記憶工程”檔案文獻資源整合研究[J].浙江檔案，2015，（1）：17-19.

[2]黃項飛.設置私人檔案管理中心的設想[J].山西檔案，1995，（3）：24-25.

[3]姚大明.弓春菊國外私人檔案的管理及其啟示[J].蘭臺世界，2012，（2）：14-15.

[4]王保國.對私人檔案的再認識[J].山西檔案，2004，（5）：23.