項目管理的有效溝通

朱香花

在項目管理中，信息是否正確傳達到相應的人員，是相當重要并有一定困難的一個環節，經常發生的事情是信息發送人感到自己把信息正確的傳達了，但實際的結果卻是信息沒有傳達到或是被錯誤的理解了。大部分的人還是習慣成堆的文件或者通篇的郵件來傳遞信息，或者能利用非正式的方式或者是雙方會談的方式來聽取重要的信息，就來的又快又準確更能讓人能接受。

溝通一定是雙向的，必須保證信息被接受者接到了。所有的溝通方式，必須有回復機制，保證接受者接收到。

信息收到必須保證理解是正確的，很多事情信息收到了，但是錯誤的理解了；很多信息是傳達到了，但卻被錯誤的理解了。

通常會有一種稱之為“我以為”的錯誤：以為溝通過，別人就清楚了；以為沒有反饋，就是沒有意見了。特別是跨部門的溝通，無論是口頭還是書面，更是要注意雙方是否理解一致。有時候太過主觀，認為有些東西不說，對方也是知道自己的想法與立場，每個人想法不同，不可能完全猜到對方的心思，只有及時溝通，才能取得好的成效。

我目前在職于一家跨國的通信行業企業工作，負責SMD段的質量管理工作。按理說，跨國企業的流程相對而言還是比較完善的，但是事實卻并非如此。工廠經常會因為一些質量問題安排一些試生產工單來驗證物料匹配的功能性問題。這些工單按照正常流程是由計劃部協調安排。但是在本年度的3月份一直發生物料發錯和使用錯誤的情況。

總結了一下主要錯料的情況有：1）工程部的工程師因為沒有了解樣品模塊的版本，在修改程序的時候，默認修改最新版本的程序導致錯料；2）因計劃部門在郵件中描述不清楚，她在郵件里面強調了一種主要的物料，而忽視另外幾種物料，同時物料部門在接受樣品工單的郵件中沒有閱讀全部信息，從而導致試跑的幾種材料中物料沒有全部使用正確即有一種物料使用錯誤；3）計劃部門發出試跑工單，臨時更改內容，由于通知時間太短，物料部門沒有收到工程部門最新的備料程序，而沒有及時準備正確的物料。

單獨看這三個案例，可能你會覺得它們分別是因為不同的原因引起。但是，聯系起來不難發現這三個案例都是由于計劃在安排試生產的工單的時候，沒有建立有效的溝通機制，從而導致信息沒有有效的傳遞造成。首先，計劃在安排試生產工單的時候，沒有召開會議，只是郵件的形式通知相關人員。一般情況下，因為每天大家收到的郵件會很多，所以比較習慣性看與自己相關的信息。所以當計劃在試生產的通知郵件中對整個試生產的描述和注意事項描述不清楚的時候，有的部門的接受到的信息就會遺漏，就會發生出錯。再次，因為工廠各個職能不能和崗位的分工比較細，工程師之間的分工也比較細，如果計劃部門沒有通知所有的人，工程部的產品工程師也只是口頭上將信息傳遞給程序工程師的話，因為信息傳遞不準確，程序工程師講模塊版本自己默認為最新的版本，從而導致程序錯誤和物料使用錯誤。再次，因為試生產安排需要各部門的配合和準備，從程序到物料的準備需要一個時間周期，如果時間不夠的話，物料部門沒有收到新程序就會導致再次錯料。最后，因為計劃部門通知的時候經常會遺漏質量部門，在沒有質量部門核對檢測的情況下，錯料情況就不會被及時發現得到糾正。

針對這三次錯料時間，所有相關部門（項目部，工程部，生產部，物料部和質量部）一起檢討，經過討論后決定采取以下措施進行改善：1）計劃部門在安排試生產的工單時要召開會議，在會議上詳細介紹試生產工單安排的目的，時間，具體安排及注意事項；2）試生產工單進行時要有配有相關試生產跟蹤單進行各項確認與核對；3）質量部門在生產開始前進行各種信息的確認。

特別是針對試生產流程項目部門專門設計了試生產工單跟蹤表。跟蹤表使得整個試生產從開始到結果產生一個閉環，確保的信息的有效傳遞與執行。首先，計劃會在表格里登記清楚試生產的原因和注意事項；然后，跟蹤單會到產品跟蹤師手上，確保工程師修改正確的程序；再次，跟蹤單會到物料部門，物料部門會確認分發正確的物料；最后，該跟蹤單會到質量部和各測試部門，質量部在確認正確的物料信息后會在記錄表上簽字，測試部門在測試結果上也會填上相應的結果。之后，此類錯料再也沒有發生過。

由以上案例我們可以得出結論：企業管理中，無論是計劃的制定、工作的組織、認識的管理、部門間的協調、與外界的交流，都離不開溝通。當今受到企業家信賴的走動管理、目標管理、全面質量管理、企業組織結構扁平化、供應鏈管理、客戶關系管理、職業生涯規劃、人力資源開發規劃、知識員工管理等管理創新，不是以提高企業管理溝通效率與績效為目的，就是以加強和加速企業管理溝通為途徑。可以說，管理創新的根本目的是提高管理的效能和效率，而管理溝通的效能和效率，也就是企業管理的效能和效率。正如美國著名未來學家奈斯比特指出的那樣，“未來競爭是管理的競爭，競爭的焦點在于每個社會組織內部成員之間及其與外部組織的有效溝通上?！?/p>