會計師事務所云端知識管理系統構建研究

乾惠敏，吳思竺

(重慶理工大學 會計學院，重慶　400054)

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會計師事務所云端知識管理系統構建研究

乾惠敏，吳思竺

(重慶理工大學 會計學院，重慶400054)

摘要：我國會計師事務所普遍存在著嚴重的人才流失現象，以人才為載體的知識流失問題亟待解決。以大數據時代下云計算向會計領域不斷滲透為背景，分析事務所人才流失現狀，構建一個云端知識管理系統，以降低人才流動對會計師事務所造成的知識流失、提高知識的利用率、增強會計師事務所的綜合競爭力。

關鍵詞：云端知識管理系統；會計師事務所；人才流失

一、會計師事務所人才流失現狀

知識是會計師事務所的核心競爭力，人才是運用知識的載體，會計師事務所是典型的知識密集型企業，留住人才是其生存和發展的根本，我國本土中小型會計師事務所眾多，但普遍存在人才流失嚴重的現象[1]。

從以注冊會計師(certified public accountant，以下簡稱CPA)為代表的內部員工的角度看，通常情況下，大學畢業生開始工作的前3～5年更愿意選擇在會計師事務所工作，以便利用會計師事務所的職業特點，迅速地積累知識和經驗，同時通過注冊會計師考試，在會計師事務所工作的前三至五年給員工帶來的薪酬收益和知識收益普遍超過了其他企業；3～5年以后，大多數人員能順利通過注冊會計師考試，并在一段時間的事務所工作經歷后擁有了知識資本和經驗資本，能力變強的同時有了更多的需求[2]，通常此時的CPA對工作會有工作壓力降低、休假時間增加、薪酬待遇提高、自我價值實現等各方面的期望，但會計師事務所的行業性質決定了CPA的工作不可避免地是長期出差導致的工作環境不穩定、頻繁加班造成的工作時間不自由、不斷擴大知識儲備量來保證審計質量、審計風險帶來工作壓力，同時還存在薪酬待遇與勞動付出不成正比的現象，因而，CPA可能會選擇合適的機會離開事務所進行二次就業。CPA將會計師事務所當做職業跳板的現象已經非常普遍[3]。

顯然這使會計師事務所陷入一個尷尬的局面，從以合伙人為代表的會計師事務所投資主體的角度看，事務所的根本需求是不斷擴大業務量、開發更大的市場，將鑒證業務做大做強，賺取更大的收益，而事務所最重要的資本是知識資本，CPA作為與知識資本不可分離的載體，人才的重要性與離職率極高的行業特點成了事務所與CPA博弈中最大的矛盾[4]。

現階段很多學者提出通過改變薪酬制度、強化組織文化、考慮CPA各方面需求等方法來幫助事務所留住人才，但在很長一段時期內，人才流動頻繁的現象將難以根治。在人才流失現象沒有解決的情況下，權宜之計是最大限度地留住知識[5]。

二、構建云端知識管理系統的必要性

1998年Davenport提出，知識管理是組織有意識的戰略，它能保證組織及時將最需要的知識傳送給最需要的人，幫助人們共享知識，并通過付諸實踐達到提高業績的目的。白文龍論述了知識管理在會計師事務所的重要性，并通過顯性知識和隱性知識之間的轉換來分析會計師事務所如何實現知識管理[6]。 陳高才等提出，將知識管理分成知識獲取、共享、擴散、外溢、增長5個環節，為使會計師事務所擁有的知識創造更多的社會價值，應將知識管理運用到會計師事務所管理中[7]。穆勝提出知識管理中最好的知識庫應該是一朵“知識云”，并以奔雷公司為案例，通過打造知識云來建立知識管理平臺應對員工流失，云端知識管理系統的建立也初見端倪[8]。但是現階段極少有學者將云端知識管理系統運用到會計師事務所，也沒有構建出一個具體的知識管理系統來指導實踐，因此有必要對此進行相關研究。

目前，事務所人才流失過程中，儲存在員工腦海中的知識也隨之被帶走，這對于知識資本占主導地位的會計師事務所來講損失重大，為了將員工在職期間積累的知識有效地傳遞、共享，并在離職后繼續供事務所其他員工學習、探討，有必要構建一個知識管理系統，來有效地管理知識，減少人才流失過程中的知識流失。

隨著大數據時代的到來，云計算作為一種新興計算模式向各個行業滲透，云服務可以使一般的企業、事務所不需要購買專業的設備就能擁有大型企業一樣專業的服務器、網絡設施、信息系統，并且能夠在任何地方利用各種終端機方便地獲取資源池中的數據、信息，同時用戶只需繳納低廉的月租費用，就可以由云端服務提供商代其處理技術問題、設備維修問題等，云技術以其低成本、大容量、高效率、超便捷的優點得到了企業的普遍關注[9]。未來，會計行業普遍采用可信的云端會計信息系統進行云會計、云審計工作將是一個不可逆轉的大趨勢。長遠來看，隨著云時代的到來，會計師事務所構建云端知識管理系統可以降低成本、提高效率[10]。

三、云端知識管理系統的構建

(一)系統構建的云服務支持

知識管理系統的構建，首先，需要技術支持[11]，選擇安全有保障的云端服務提供商，保證信息不丟失，不被黑客惡意攻擊和竊取至關重要；其次，事務所與云端服務提供商需要積極配合，系統建立初期，事務所要抽調各部門、項目組主要負責人成立專門的搭建小組，分析總結自身特點，結合本所行為習慣，配合云服務提供商設計有效的知識管理系統，后期要安排專門的管理人員與云服務提供商溝通接洽進行系統維護和更新工作[12]。

(二)系統的設計與實現

圖1是會計師事務所知識管理系統的運作流程圖，知識管理系統的云端主要是一個T型構架，云端T型構架的橫向是行業知識，由于會計師事務所的鑒證業務涉及到各行各業，事務所可以根據本企業主要審計的行業來進行細分，當涉及到新的行業，可以與云服務商溝通進行系統更新；云端T型構架的縱向是專業知識，可劃分為稅務、會計、內部控制、審計風險等板塊；系統終端是事務所員工，由于云端系統的優勢，員工可以隨時隨地使用手機、電腦等多種終端機進行知識共享與交流。

圖1　云端知識管理系統流程

員工A通過上傳知識片段完成個人隱性知識向云端顯性知識的轉換，知識片段可以是個人從項目中得到的經驗、對新政策的解讀、關于某行業的特點總結，以及提問等文字形式，還可以是圖片說明、視屏制、超鏈接等；上傳者需要給每個知識片段貼上標簽，作為索引的關鍵詞，并標注該知識片段所屬的T型區域。

上傳的知識片段進入云端知識管理系統前要經過管理站的審核，由專門的管理人員對上傳的知識片段進行審核、篩選和分類整理，這一過程管理員只需要對知識片段進行簡單的分析判斷，主要目的是對系統進行基本的監督和控制；由于知識貢獻者在上傳知識片段的同時就標注了知識所屬管理系統區域，所以減少了知識管理員的工作量，而且并不需要聘請具備特殊專業知識和技術技能的人員，從而可降低知識管理系統的成本。

經管理員審核后的知識片段分門別類進入所屬管理系統區域，其他員工便可以通過搜索標簽、關鍵詞等方式進行知識搜尋，參與其中的員工還可以自由評論、回答、打分等，這一過程是完成知識由顯性到隱性的轉換。

整個系統采用可追溯式，每個進入系統的員工都要通過注冊獲取個人ID號碼，并憑借此ID號碼進行終端登錄，平時的互動可以由員工自由設置匿名狀態或實名狀態[13]，在需要的時候才由管理員調出知識貢獻者的ID號碼，由知識管理系統反饋員工的參與度，并設置激勵機制與系統參與度掛鉤[14]。激勵機制可以根據知識的采用頻率、標簽的搜索頻率、評價和打分情況設立相應的薪酬激勵、晉升激勵措施。這樣既能保護個人隱私，又能促進員工的積極性[15]。

云端知識管理系統，是一個嚴格的從個人隱性知識到云端顯性知識再到個人隱性知識的過程，這樣能夠使事務所的員工快捷地實現知識傳遞與共享；隱性知識轉換成顯性知識的過程還能在員工離職后有效地保存其在職期間貢獻的知識，讓后來進入事務所的新員工也能獲取這些知識[16]，從而有效地降低人才流失過程中的知識流失。

(三)系統的評價

系統構建以前，知識都儲存在員工的大腦里面，一旦離職，相應的知識和經驗都被帶走，只有少部分知識通過平時的學習交流活動或者口口相傳得到保留。云端知識管理系統就像一個電子圖書館，里面的知識片段就好比一個時政論壇或一本歷史書，不僅能在當時促進員工對新知識的迅速吸收，還能將過去的經驗、知識一一記錄，讓后來需要該種知識的人，通過搜索標簽的方式迅速查閱，即使在離職現象嚴重的情況下，也能使過去的知識、經驗最大限度地保留在事務所，大大降低知識流失代價。

一個有序的云端知識管理系統使內部人員知識交流更加方便，能夠增強事務所的組織文化氛圍、增加員工的歸屬感和凝聚力，減少由于長期出差在外導致的人員分散、交流不便的問題，良好的激勵措施為員工的積極參與提供了保障[17]。

成本方面，私有云的租賃價格低廉，系統一旦開發成功，就是一個可供長期使用的無形資產，攤銷成本不高，對員工的獎勵支出可以由之前的一部分培訓支出來抵消，且這一部分獎勵還有可能帶來降低人員流失的積極效應，同時，待事務所的云端知識管理系統發展到成熟階段，還可以適當地有償對外開放，取得其他業務收入。

四、構建云端知識管理系統應注意的問題

(一)建立知識共享的企業文化

事務所建立知識共享的企業文化首先應該建立以人為本的企業文化，員工不是事務所做大做強的工具，建立人性化的事務所，不僅能使員工積極地參與到知識管理系統中來，還能反過來降低人才的流失；事務所要做好相應的激勵措施培養員工貢獻知識、分享知識的理念，同時做好相應的保障措施，消除員工對知識共享后降低自身競爭力的擔憂等負面情緒。企業知識共享文化的建立是一個自上而下的過程，從事務所的合伙人、部門經理帶頭做起，鼓勵項目經理、普通員工積極參與，將知識管理能夠促進員工知識增長的理念深入人心。

(二)重視組織發展的長期戰略

云端知識管理系統的構建雖然能改善人員流失帶來的知識流失問題，但組織長期發展的根本還是留住人才。事務所要從自身找原因，更多地考慮員工的利益并尋求相應的對策，如考慮員工持股、增強員工的主人翁意識、增強事務所對人才的吸引力等。

(三)重視培訓活動

云端知識管理系統的建立雖然在一定程度上促進了在職人員對各種知識的學習和共享，但是組織自身的內部知識總是有局限的，事務所可以組織專業知識培訓、小組討論、頭腦風暴等活動。

五、結束語

在會計師事務所人才流失現象普遍存在的現狀下，建立一個有效的知識管理系統，不僅能夠降低知識在人才流動過程中的流失，還能促進全體員工之間的交流，改變事務所以項目小組為單位的工作氛圍，從而增強組織凝聚力。但是云端知識管理系統的構建，還處于一個初級階段，需要更多的實踐經驗和理論研究來補充和優化。同時，本文構建的知識管理系統僅限于在單個事務所運行，知識的吸收和擴散都具有一定的局限性，在整個行業的事務所之間進行知識的有效傳遞從而創造更多的社會價值也是未來進一步研究的方向。

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(責任編輯魏艷君)

Research on Cloud Knowledge Management System Building in Certified Public Accountants Firm

QIAN Hui-min, WU Si-zhu

(College of Accounting, Chongqing University of Technology, Chongqing 400054, China)

Abstract:There is serious outflow of talent phenomenon in certified public accountants in China and the knowledge loss problem with talent as the carrierneeds to be solved. In the background that cloud computing permeates accounting field in the era of that big data, we analyzed the firm’s present situation of outflow of talent, and built a knowledge management system in order to reduce the loss of knowledge from talent outflow of certified public accountants, and to improve the utilization rate of knowledge and to enhance the comprehensive competitiveness of the public accounting firm.

Key words:cloud knowledge management system; certified public accountants firm; outflow of talent

文章編號：1674-8425(2016)04-0070-04

中圖分類號：F233

文獻標識碼：A

doi:10.3969/j.issn.1674-8425(s).2016.04.011

作者簡介：乾惠敏(1962—)，男，重慶人，副教授，研究方向：財務會計。

收稿日期：2015-06-20

引用格式：乾惠敏，吳思竺.會計師事務所云端知識管理系統構建研究[J].重慶理工大學學報(社會科學)，2016(4):70-73.

Citation format：QIAN Hui-min, WU Si-zhu.Research on Cloud Knowledge Management System Building in Certified Public Accountants Firm[J].Journal of Chongqing University of Technology(Social Science)，2016(4):70-73.