關于企業辦公室管理創新的思考

何春燕

【摘要】提升企業辦公室管理水平，不僅能夠提升工作效率，也能提升企業總體管理水平，創新辦公室管理工作形式，是提高辦公室管理水平的關鍵。本文結合現代企業的辦公室工作職責及自身特點，探討了現有辦公室管理工作中的不足之處，并提出科學管理的建議。

【關鍵詞】企業；辦公室管理；創新

一、企業辦公室管理的內涵

辦公室是發揮“承上啟下、溝通內外、協調左右、聯系四方”作用的關鍵，對企業正常運轉有極其重要的作用和意義。辦公室管理工作綜合性較強，其職責范圍內容也較豐富。

（一）輔助領導決策。辦公室作為綜合管理機構，接觸工作面廣、信息范圍大，通過搜集信息、提出多種備用方案，提出建設性參考意見，為企業管理層提供全面、詳盡的決策依據，以提高企業整體工作效益，做好企業管理者進行科學決策的參謀和助手。

（二）協調職能。辦公室是企業工作高效、有序進行的協調者，主要負責與外單位和企業內部各部門的溝通、協調工作，保障及時傳達各級領導指示精神，促進企業正常運轉和工作全面發展，實現各項計劃目標。既包括協調與上級單位、平級單位等與企業有關的各種關系，為企業持續發展創造良好的外部環境；也包括協調企業內部各部門之間的關系，為企業穩定和諧的發展創造良好的內部環境。

（三）信息溝通。現代企業接收的信息量較大，對接收的信息進行有效控制管理是實現管理目標的基礎。良好的溝通機制能夠保障信息傳達的及時性、暢通性，更能為企業的決策與執行力提供基本的保障。企業內部控制活動中，提高信息的透明度與反饋程度是實現有效溝通、完成經營管理目標的重點。企業辦公室需要改善溝通環境，健全溝通機制，建立現代化、科學化的信息網絡。企業辦公室既要培養素質好、開拓意識強的信息人才隊伍，又要通過信息與溝通機制建設不斷強化內部控制，制定與企業經營目標相結合的信息管理制度，明確職責，予以監督考核。在信息溝通工作中，利用現代科技降低信息不對稱的不利影響，企業辦公室應力求把握信息所反映的客觀事實，保障信息的準確性、安全性和暢通性，為企業經營發展服務。

（四）提高管理效能。管理者清晰、準確地認識管理職責，是有效發揮辦公室管理職能的前提。辦公室既要完成企業管理者下達的各項計劃工作任務，又要保障與各部門建立和諧的工作關系。管理的同時應加強有效溝通，避免空白管理和重復管理造成時間、人力成本的浪費，以進一步提升管理效率。

二、企業辦公室管理存在不足

（一）管理觀念缺乏創新。隨著經濟不斷發展，新思想和新方法不斷被運用到企業管理中，企業辦公室管理面臨日益嚴峻的挑戰。辦公室不僅是為公司內部工作運轉服務，新時期企業辦公室工作的內容和形式都發生了變化，結合企業工作實際開展情況不斷創新管理觀念，應提升辦公室管理工作的全面性、計劃性和預見性，推動企業改善管理機制，適應競爭激烈的市場環境。

（二）管理水平亟待提高。管理涉及組織的所有資源及活動，包含著深刻的辯證關系。正確處理和對待管理決策、管理體系建立、管理規范與創新、管理的“以人為本”、管理對象等幾個方面關系，有利于提升公文收發、日常接待、信息收集處理等日常工作的管理效率，推進工作方式規范化和制度化，是提高管理水平、提升管理效益和企業整體工作效率的前提。根據企業實際情況，發揮辦公室工作人員積極性，引導其發掘內在潛能，不斷探索新的工作方法，高效完成管理者布置的各項工作任務，充分發揮辦公室效能。

三、管理創新思路

（一）更新管理理念。現代企業辦公室管理的核心是為企業發展大局服務，保障各部門工作順利推進。辦公室管理必須不斷創新工作思路，改進管理方法。挖掘不同崗位的潛能，調動員工的積極性與創造性，通過制度約束的力量保障管理創新的方式落實到位。同時，根據辦公室管理方式的創新，調整優化企業文化及制度規范，為企業運營、管理和發展帶來源源不斷的生機和活力。

（二）規范管理制度。有效落實企業辦公室管理工作，進一步優化、完善管理工作。企業需不斷完善長效管理制度及管理規范，對內部行為進行約束和規范，以期提升辦公室管理效率。以健全的制度為基礎規范辦公室管理工作。企業通過完善的管理制度，調動員工的積極性，提高企業整體工作效率。

（三）樹立良好工作作風。員工的工作作風對工作開展成效至關重要，樹立良好的工作作風有利于提高工作效率、提高團隊凝聚力。員工通過加強自身學習，提高組織管理、綜合分析、協調辦事等工作能力，保障工作成效。

（四）探索創新管理機制。辦公室管理人員、工作人員要以改革的精神思考和研究本職工作，在工作中勇于開拓創新辦公室工作新局面的有效途徑，積極探索建立標準規范、信息靈敏、優質高效的辦公室工作機制，不斷完善，進一步提升工作效能。

四、企業辦公室管理的創新途徑

（一）提高辦公室工作人員綜合素質。具備高素質綜合管理能力，是辦公室工作協助企業領導進行企業管理的基本要求。只有辦公室工作人員的整體素質不斷提升，才能不斷提高辦公室的工作質量。提高工作人員的綜合素質可通過崗位培訓、再教育、自學等方式進行，充分調動員工的積極性，鼓勵員工結合崗位工作完善職業規劃，實現自我價值與企業價值的統一。

（二）強化辦公室工作的服務、監督職能。認清企業不同時期的發展形勢，積極轉變管理觀念，增強服務意識，是辦公室管理工作的責任與義務。建立規范的工作秩序，保證科學決策、有效指揮和政令暢通。督查是辦公室管理的重要職責，是落實企業經營計劃和目標任務的關鍵。辦公室管理工作必須圍繞企業發展戰略、工作重心，建立權威高效、運轉自如的監督機制。

（三）管理規范與企業業務開展有機結合。企業辦公室管理的工作應當與企業業務開展有機結合，以企業發展為目標，企業利益最大化為導向。規范企業內部管理，管理者不僅要了解本行業法律法規、行業行規，還要掌握市場動向、發展趨勢，分析行業管理模式，不斷提高業務知識和技能，辦公室管理規范與企業業務發展有機結合不僅有利于推動企業業務發展，也有利于完善辦公室管理機制，有效增強企業發展動力。

（四）創建學習型辦公室。創建學習型辦公室是企業構建學習型組織的一部分，是與時俱進、順應知識經濟與信息時代的必然要求，是提升辦公室管理創新能力的有效途徑。根據企業辦公室的特征和實際，結合崗位職責，定期組織開展學習，將各種知識、企業價值觀、行為規范、崗位要求轉變為共同愿景、崗位能力和自覺行動。通過學習實現信息反饋、交流和共享，為組織和個人帶來新的創造能力。

現代企業辦公室管理是企業內部管理的核心，作為綜合性管理服務機構，辦公室是企業正常運行的中樞神經，是企業得到反饋信息的紐帶。辦公室需協調內外多方關系，辦公室管理人員要增強創新意識、服務意識、學習意識、責任意識、大局意識，構建學習型辦公室，為企業的良好運行服務。同時，易于操作、實用性強的規章制度是現代企業辦公室實現科學管理的重要環節。企業的成敗不僅取決于其適應市場和環境的應變能力，同時取決于其內部管理制度的科學性、完善性。有了企業辦公室科學的現代管理制度，才可能發展成為規范、高效的現代企業。因此，企業辦公室要力求使每項工作都能做到制度化、規范化，并建立必要的考核、獎懲辦法，鼓勵先進，督促落后，保證辦公室工作順利運轉。企業辦公室管理工作要不斷適應科技發展帶來的巨大變化，及時讓最新技術為之所用，對辦公設備亦要注意不斷更新和改進，創新管理方式，謀求效率的最大化改善。

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