建筑施工企業(yè)的工程檔案管理對策探析

俞翌輝

【摘要】盡管近幾年來，我國相關(guān)部門已經(jīng)不斷地提高了對于建筑施工企業(yè)工程檔案管理的重視程度，但是，由于受多方面因素的影響，我國在建筑施工企業(yè)工程檔案的管理上始終存在著一系列問題，從而嚴(yán)重影響了建筑施工企業(yè)工程檔案的整體質(zhì)量。本文就目前我國建筑施工企業(yè)工程檔案收集和歸檔所存在的一系列問題做了簡要的分析和探討，希望對提高我國建筑施工企業(yè)工程檔案的管理工作具有一定的積極作用。

【關(guān)鍵詞】建筑施工企業(yè)；工程檔案管理；對策探析

目前我國在建筑施工企業(yè)工程檔案管理工作方面始終存在著一系列問題，這些問題嚴(yán)重影響了工程檔案管理的進(jìn)程。而法制意識薄弱，檔案整理工作不到位，部分單位檔案項(xiàng)目人員的素質(zhì)較低等都造成了工程項(xiàng)目方案整理的誤區(qū)。為了盡快改變這一現(xiàn)狀，各個單位的領(lǐng)導(dǎo)人員必須要及時認(rèn)識到這些問題，并且針對不同的問題及時采取相對應(yīng)的解決對策。例如，單位應(yīng)該首先提高對于工程檔案管理工作的重視程度，不斷地改革并且完善管理制度，提高所有工程檔案管理工作人員的工作意識和責(zé)任意識。

一、建設(shè)施工企業(yè)工程檔案管理存在的問題

（一）工程檔案管理人員的法制意識薄弱。法制意識薄弱，很多工作人員對于檔案管理工作的重視程度較低，部分單位甚至認(rèn)為檔案管理工作在建筑施工企業(yè)中無關(guān)痛癢，他們僅僅認(rèn)為建筑施工主要與項(xiàng)目實(shí)體有關(guān)，不能全面、正確地看待建筑施工工作，認(rèn)為工程檔案的管理是檔案部門的工作，不與自己相干。造成這樣的原因首先是管理上的欠缺，其次是檔案意識上的匱乏，致使工程檔案工作無法展開，沒有負(fù)責(zé)人，組織機(jī)構(gòu)不完善，管理方面不到位，檔案處理上問題多。所以很多時候往往是建筑施工工程要竣工驗(yàn)收時，各單位才進(jìn)行補(bǔ)收檔案工作，由于平常不重視檔案項(xiàng)目工作，使得檔案只能依靠少數(shù)人回憶來進(jìn)行填補(bǔ)，嚴(yán)重?fù)p害了工程檔案的原始真實(shí)和完整準(zhǔn)確。所以，我們要加大對于工作人員的道德法律觀念培養(yǎng)，積極落實(shí)相關(guān)政策法規(guī)，堅(jiān)決做到從源頭杜絕這些行為。

（二）部分單位檔案項(xiàng)目人員的素質(zhì)較低。很多工程項(xiàng)目的檔案管理人員（資料員）沒有接受過檔案專業(yè)培訓(xùn)，很多是由一些非專業(yè)的人員來兼職做這一工作，單位并沒有聘用專業(yè)的管理人員。因?yàn)檫@些非專業(yè)的人員缺乏專業(yè)性知識，所以在進(jìn)行工作時只是模仿其他單位的做法，然后通過自己的個人判斷來整理檔案，這樣的檔案不僅質(zhì)量不高，而且有很多的弊端，不能將檔案完全、精確、系統(tǒng)、規(guī)范地展現(xiàn)出來。人員素質(zhì)較低的直接體現(xiàn)就是檔案整理的不全面甚至于有錯誤現(xiàn)象。這些現(xiàn)象的出現(xiàn)在影響日后查詢的同時也給企業(yè)發(fā)展帶來了潛藏的危險，不利于企業(yè)的健康有效發(fā)展。

（三）檔案管理手段比較陳舊。如今，建筑施工企業(yè)的工程檔案內(nèi)容主要是建筑施工的工程概況、各個階段基本的施工工作、總結(jié)等等。但是檔案記載的語言非常僵化抽象，不夠科學(xué)、系統(tǒng)，有的信息資料不能完整、全面地反映建筑工程的真實(shí)情況，同樣也不能準(zhǔn)確無誤地評價一個建筑施工企業(yè)。建筑施工企業(yè)的工程檔案管理工作基本上都是手工操作，管理手段比較落后，缺乏現(xiàn)代化的操作設(shè)備和管理手段。而且檔案材料收集的辦法也比較簡單，嚴(yán)重缺乏實(shí)時性和系統(tǒng)性，在很大程度上影響了建筑施工企業(yè)的工程檔案管理工作作用的發(fā)揮。

（四）檔案保管工作不到位。很多建筑施工單位的檔案保管工作僅僅是在管的層面，對這項(xiàng)工作的重視程度有很大的欠缺，檔案在建筑施工中沒有起到應(yīng)有的作用。而且目前有很多建筑施工單位的檔案觀念差，嚴(yán)重影響了檔案保管工作的開展，甚至有不少單位認(rèn)為檔案保管工作僅僅只有人事檔案，而卻忽略了自身的真正體現(xiàn)價值的主體檔案，這樣直接影響到了建筑施工單位的發(fā)展和檔案的利用。這些現(xiàn)象也是導(dǎo)致檔案工作者在單位沒有地位，可有可無的主要原因。我們必須要提高管理層對于檔案保管工作重要性的意識，不僅讓他們看到工程檔案保管的重要性，更要讓他們知道相關(guān)的保管人員對于活動的重要性。

二、加強(qiáng)工程項(xiàng)目檔案的收集與歸檔工作的有效措施

（一）強(qiáng)化檔案管理人員的培訓(xùn)。在工程項(xiàng)目檔案的收集和歸檔過程中，項(xiàng)目檔案管理人員扮演了極其重要的角色，他們是進(jìn)行檔案歸檔的主要力量，而在我國現(xiàn)階段，許多企業(yè)所出現(xiàn)的問題就是檔案管理人員的整體素養(yǎng)比較低。為了盡快改變這一現(xiàn)象，各個企業(yè)必須要不斷的加大對于檔案管理人員的培訓(xùn)力度，從而不斷提高他們的工作能力和工作素養(yǎng)。例如，企業(yè)可以定期的對檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)知識培訓(xùn)，法制教育培訓(xùn)等，在培訓(xùn)過程中應(yīng)該聘請專業(yè)的人員對他們進(jìn)行培訓(xùn)，在培訓(xùn)結(jié)束之后，還應(yīng)該對他們的培訓(xùn)成果進(jìn)行考核。最后，根據(jù)他們的考核成績給予一定的獎勵和懲罰，從而不斷地提高檔案管理人員工作的積極性。另外，企業(yè)也應(yīng)該鼓勵所有的檔案管理人員進(jìn)行自主學(xué)習(xí)，根據(jù)他們的工作表現(xiàn)來決定他們的薪資情況，進(jìn)而更好地增加他們自主學(xué)習(xí)的興趣。

（二）應(yīng)用多種檔案管理基本方法。建筑施工企業(yè)的檔案內(nèi)容是多樣性的。我們應(yīng)該采用多種手段相結(jié)合的綜合收集法。一是定期收集法，就是各個管理部門和檔案管理工作人員，在企業(yè)或者項(xiàng)目每年定期舉辦的活動、會議中，做的相關(guān)活動記錄，這些記錄都是定期的，有規(guī)律可言的，一般情況下，都是按照建筑施工的時間定期收集，整理分類，并且定期向管理部門移交。二是隨時收集法，在頒獎、培訓(xùn)等不定期的情況下形成的檔案資料，根據(jù)掌握的實(shí)際情況，及時向有關(guān)部門報告。三是跟蹤收集法，一般情況下，各個施工單位在進(jìn)行建筑施工工程的過程中，對他們的施工情況進(jìn)行一定的調(diào)查和了解，這就需要進(jìn)行跟蹤收集法，根據(jù)活動地點(diǎn)和時間進(jìn)行有效跟蹤收集。

（三）建立健全的建筑施工企業(yè)工程檔案的保管制度。一個完善的檔案保管制度在建筑施工企業(yè)工程檔案的管理過程中起到了一定的推動和約束作用，為了更好地確保工程檔案管理和工作的高效進(jìn)行，企業(yè)必須要根據(jù)自身目前實(shí)際的情況，及時建立健全工程檔案保管制度。例如，企業(yè)應(yīng)該成立專門的檔案保管部門，在檔案收集整理人員將檔案整理好之后及時的向檔案保管部門歸檔，然后檔案保管人員應(yīng)及時對這些檔案進(jìn)行保管，并且必須要確保這些檔案的安全性。當(dāng)有關(guān)部門或者人員需要利用這些檔案時，必須要經(jīng)過單位領(lǐng)導(dǎo)人員的批準(zhǔn)，并且還應(yīng)該持有相關(guān)的手續(xù)，檔案保管人員才能將檔案借給他們。另外，檔案保管部門應(yīng)該將所有檔案放置在保管庫房中，除了單位領(lǐng)導(dǎo)人員和檔案保管人員，其他工作人員一律不能隨便進(jìn)入檔案保管庫房中。

（四）及時制定一個合理有效的檔案利用機(jī)制。我們知道，檔案管理工作就是對建筑企業(yè)所有的工程項(xiàng)目進(jìn)行詳細(xì)的記錄，并且必須要準(zhǔn)確標(biāo)注出各個工程的時間以及順序，因此，這些檔案都具有極其重要的作用，它們具有較高的價值，如果能好好的利用這些檔案，必定能使企業(yè)在發(fā)展過程中不斷地創(chuàng)造佳績。因此，建筑企業(yè)必須要盡快制定一個合理有效檔案利用機(jī)制。例如，企業(yè)在做投標(biāo)標(biāo)書時，相關(guān)部門就應(yīng)該充分利用檔案資源，經(jīng)由正確的渠道，手續(xù)，借出所需要的檔案，來更好地完成工作。但必須強(qiáng)調(diào)的是經(jīng)過相關(guān)手續(xù)借出的檔案必須在規(guī)定時間內(nèi)將檔案歸還，在歸還的時候。檔案保管人員需要檢查檔案的完整性，確保檔案沒有發(fā)生損壞或者缺失。如果一旦發(fā)現(xiàn)檔案發(fā)生了損壞或者缺失，必須盡快向上級匯報，并且對利用檔案人員進(jìn)行嚴(yán)厲地懲罰，同時，及時了解并且補(bǔ)充好檔案缺失損壞的內(nèi)容。

三、小結(jié)

總而言之，做好我國建筑施工企業(yè)的工程檔案的管理具有非常重要的作用，因此，我國相關(guān)部門必須要不斷地提高對于建筑施工企業(yè)的工程檔案管理工作的重視程度。例如，我國相關(guān)部門可以針對我國建筑施工企業(yè)的工程檔案管理所存在的問題，及時制定并且頒發(fā)相對應(yīng)的解決對策。另外，政府也應(yīng)該適當(dāng)?shù)卦黾訉τ诮ㄖ┕て髽I(yè)的工程檔案管理工作的資金投入力度。

【參考文獻(xiàn)】

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