淺談醫院檔案信息數據庫的建設與管理

林樺

【摘要】本文通過分析我院當前現狀和存在問題，找出解決問題的方法和對策，加快了檔案管理工作各個環節的自動化系統建設，使醫院檔案管理系統實現現代化，更好地服務于新時期檔案管理工作。

【關鍵詞】醫院；檔案；信息數據庫

醫院檔案是醫院管理工作中的憑據，是各項醫療活動中所產生的數據總稱，包括醫院各部門的物流、財流、人流等各種數據信息。隨著信息時代的來臨，迫切要求醫院加快檔案信息自動化系統建設，從而提高醫院整體工作效率，降低人力物力成本。

一、 當前醫院檔案管理的現狀

（一）檔案管理制度不健全，管理范圍不明確。當前我院檔案管理尚沒有一整套科學統一的管理制度，各部門各科室檔案管理較為隨意，缺乏及時歸檔的自覺性，認識不到檔案工作在醫院管理中的重要性和必要性，造成檔案收集率和利用率不高。

（二） 檔案管理人員業務素質不一。檔案管理人員往往被認為不同于臨床醫技科室，需要具備專業醫療知識，因而往往是由非管理專業人員組成。隨著現代管理理念和檔案信息化的發展，對人員素質要求也隨之提高，且當下對檔案管理人員的繼續教育和進修學習等重視度不足，使檔案管理人員的管理思路和管理水平停滯不前。

（三）檔案管理的硬件投入不足。部分科室檔案管理場所狹小、設備陳舊等也制約了檔案管理的發展，隨著科學技術的進步，計算機及網絡技術在本院醫療活動中得到廣泛應用，而一些檔案管理確還停留在手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和管理。

二、信息化檔案數據庫的優點

（一）檔案查詢的準確率得到提高。傳統檔案管理常存在各科室分散管理，檔號或標題不規范甚至沒有案卷標題，或者部分案卷缺少卷內目錄等等問題。數據庫建設后對醫院所有檔案集中在一個平臺統一管理，建立規范的、科學的檔案工作制度，對檔案的編排效率、檢索速度和查準率都有明顯提升，可支持關鍵詞的模糊查詢，并能在檢索結果中直接查看各標題對應的內容概要，方便日常檔案查詢工作。

（二）方便檔案的日常管理和維護。檔案注重原始稿件和原始資料，隨著檔案的利用次數增多其破損速度也在加快。檔案數據庫將檔案的原本進行數字化保存，便于借閱和利用，也方便文檔的復制、保存、打印，解決了檔案保存與利用之間的矛盾。

（三）提高檔案管理人員業務素質。檔案管理人員素質直接影響檔案管理水平，借助檔案信息化建設的契機，同步提高檔案管理人員的業務素質：一是引進專業技術人員，不斷調整網絡管理人員的結構，同時通過專業培訓，掌握現代化的網絡技術和知識。二是深入臨床和醫技科室一線調查醫療、教學和科研對檔案工作的要求，不斷探索和總結檔案管理技術的優劣，推動檔案管理水平的提高。

（四） 便于建立三級網絡管理模式。檔案信息數據庫完善后，由一名副院長直接分管，形成一個以分管院長全面領導，科主任負責，各科室專職檔案管理員為核心的檔案三級網絡管理模式。實現檔案管理的統一領導、統一制度、統一操作，發揮檔案網絡整體性優勢，實現檔案管理的自動化、現代化。

三、檔案信息數據庫建設中的若干問題

（一）對檔案信息數據庫的認識問題。檔案數據庫是檔案信息資源建設的主流組織形式。它是以檔案的本體管理為基礎，兼顧數據庫設計和應用發展的需要，將傳統的檔案實體信息、管理信息按照特定數據模型進行組織的數據集合。傳統的紙質環境下各類檔案資源的保存和利用不滿足于現代化醫院的發展要求，數據庫以其獨特的優點已經證明它是信息資源組織、管理、共享的最佳模式，它將整個檔案管理領域看成是一系列信息單元的組合，并將信息單元組成具有一定結構的整體。通過網絡在線實現對各種檔案數據的整合查詢、編輯修改、上傳下載等功能，簡化檔案管理流程。

（二）對檔案信息數據庫的設計要求。檔案信息數據庫最終目的是可以更好地提高檔案管理的服務質量和工作效率，因此需要具備以下幾個設計要求。首先是可操作性，打開信息數據庫查詢界面時方便找到查詢窗口，根據醫院各科室不同查詢要求設置多條查詢路徑，比如可以選擇不同科室，不同日期，不同人員所保存的文檔進行搜索。其次是可維護性，信息檔案數據庫的升級、數據條目的更新便于操作，可根據醫院各科室的管理需求變化更新數據庫系統。第三個要求是安全性，信息數據庫端口不可與外界相連，對密級不同檔案資料應當分別建立相應密級的數據庫，設置不同級別人員的登錄權限和可查詢范圍，同時設置防火墻和安裝防病毒軟件維護系統的安全性。

（三）對數據庫管理人員的要求。醫院信息數據庫的建設離不開人才建設，雖然檔案信息化、現代化帶來便利，但容易受外界各種因素比如機房停電、系統升級障礙、終端計算機硬件損壞等等影響，進而影響整個醫院檔案的正常管理運營。這就要求數據庫管理人員具備專業計算機理論知識和豐富的基礎數據設計經驗，具備維護設備正常運營，并抵御病毒攻擊、抵御黑客攻擊等能力。

四、小結

研究設計適合本院自身需要的個體化、特色化信息數據庫是一項復雜系統工程，是一個需要多部門協作，多專業配合，運用多學科知識不斷完善的過程，要求上至醫院領導、下至后勤保障部門定期總結和分析存在的問題，探討和尋求解決途徑，為建設更加完善的現代化信息數據庫共同努力。

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