論基層單位基建檔案資料的收集、整理和歸檔

高雅

【摘要】隨社會經濟的飛速發展，基層事業單位檔案材料管理工作的主要內容與方式也有了非常大的變化，很多檔案管理人員依舊沿用過去那種管理理念和管理方法，無法適應當前基層單位基建檔案資料管理工作的實際需要，也給基建檔案管理工作提出了新的要求與挑戰。基于此，本文結合筆者實際研究，針對基層事業單位的基建檔案資料的收集、整理與歸檔工作分別進行了分析，希望能夠進一步完善基層單位基建檔案管理工作。

【關鍵詞】基層事業單位；基建檔案；整理歸檔

基層事業單位基建檔案資料是在其基本建設活動中直接產生的第一手資料，對于未來的項目新建、改建以及維護都發揮著非常重要的作用。基層單位基建檔案材料中蘊含了豐富的信息，其在基礎建設活動中逐漸積累的文字、圖表材料等，一般包含了綜合管理、項目可行性報告、設計材料、管理文件、監理文件以及施工文件等。

一、做好基建檔案資料的收集工作

基層單位基建檔案材料的收集工作是否可以持續有效進行，主要取決于基層單位檔案管理工作人員與基建技術人員的共同配合：一是需要基層單位檔案管理部門與管理人員在基建工程建設過程中的某一環節結束之后，嚴格根據相關規定對這一過程中所形成的文件材料實施科學鑒定、篩選以及整理，同時第一時間向單位檔案管理部門上報。二是為了確?；n案材料的完整性，保證基建檔案整理歸檔工作與單位檔案管理工作要求相符合，單位檔案管理部門要采取科學手段如制定基建檔案材料整理規定和技術管理制度，幫助相關工作人員做好基建材料的形成、積累與整理工作，對基建材料文件進行清點、檢查，同時對可能遺留的部分零散文件予以追補收集。由于基建工程項目的周期往往比較長，實施檔案分段整理收集是非常必要的，檔案收集的前提在于文件材料的積累。因為文件形成的過程較為漫長，基建工程作業地點環境復雜，若不能做好日常積累便很容易導致檔案材料的丟失，對未來基建檔案材料的開發利用造成較大的影響。因此在進行檔案收集時必須要第一時間了解基建工程的建設進度，注重日常積累，保證基建材料的收集質量。

二、做好基建檔案資料的整理工作

基層單位基建資料類型繁多、數量龐大，要把這些文件材料合理地整理，進而實現準確有效的利用，唯有在科學的分類指導之下才能夠實現。對于收集到的基建檔案材料文件應當逐一整理，篩選其中重復的或者沒有歸檔價值的零散文件，將缺失的文件補齊，讓每份文件材料都保持完整。收集完成后所有檔案資料專柜存放，專人保管，定期對其數量和保管狀況進行全面檢查，規范使用管理程序，定期對檔案資料除塵、消毒，保持檔案的整潔性和完整性。而在簽訂基建工程合同時，明確需整理的基建檔案材料數量、套數、歸檔時間和質量要求等事項，并規定不提交齊全完整的基建檔案不予驗收不予付款，有效地控制、監督、規范基建檔案整理工作。另外，應當準確區分基建檔案材料與文書檔案，針對一文多件的文件材料，例如計劃任務書、項目任務書等，可以選擇把原文件進行整理歸檔。因為單位基建工程建設過程中產生的檔案材料較多、涉及面較廣、分類交叉情況多，所產生的基建材料之間不僅有前后銜接的，同時還包括交叉平行的，因此我們必須要深入了解其中的有機聯系，讓基建檔案材料井井有條，滿足查閱與管理的需求。

三、做好基建檔案資料的歸檔工作

在實際工作中，我們必須要善于區分什么是文書檔案，什么是基建檔案，同時根據其所規定的管理方式來確定它們不同的歸檔范圍?；鶎訂挝晃臅鴻n案的歸檔應當根據國家檔案局8號令《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限》中的相關規定來執行；而基層單位基建檔案材料應當根據《國家重大建設項目文件歸檔與檔案整理規范》中的相關規定予以執行。為了保證基層單位基建檔案材料的全面性與完整性，應當將基建檔案管理和工程建設計劃、總結以及驗收等不同階段的各項工作聯系起來，實現同步開展，基建工程進度到哪里，檔案的收集、整理與歸檔工作就跟到哪里?；n案材料的立卷必須要求格式統一、字跡清晰、圖像清楚，同時按照基建材料的一般形成規律，對材料的主要內容、實際價值以及載體形式予以系統化的梳理，根據工程項目組卷，讓檔案材料歸檔準確、分類齊全、便于日后的利用和管理，確保其功能性。還需要把歸檔完成的基建材料第一時間移交到單位檔案庫保存，嚴格交接手續，交接前認真審核其歸檔質量和完整性。

另外，當基建檔案未形成時，很多資料文件都散落于基建工程技術人員或者其他管理人員的手中，我們要結合具體情況進行收集與整理，將基建檔案管理納入到全年工作計劃與目標考核中來。尤其是單位檔案管理部門必須要定期抽查，堅持做好執法檢查與業務指導工作，促進基層單位基建檔案管理朝著規范化和標準化的方向發展。

四、結語

總之，檔案材料是死的，它屬于靜態的概念，而檔案管理工作卻是活的，它屬于一個動態化系統化的過程。作為基層單位檔案管理人員，唯有對基建檔案材料管理工作的現狀有清楚的認識，采取科學有效的檔案收集、整理以及歸檔手段，并努力完善管理方式，建立完善基建檔案材料管理制度，才能夠真正發揮出基建檔案材料在基層單位建設發展過程中的重要價值，才能夠促進基層事業單位的持續健康發展。

【參考文獻】

[1]劉長城.淺析我國基層事業單位檔案管理現代化實施策略[J].民營科技，2016（01）：89.

[2]張威.基層事業單位檔案管理信息化工作的幾點思考[J].蘭臺內外，2015（06）：21.