淺談有衛生防疫專業特色的檔案編研工作

楊健

【摘要】衛生防疫中心在開展編研工作時，在突出衛生防疫專業特色上做文章，使編研材料有很強的專業性、實用性。

【關鍵詞】檔案編研；疾病預防

隨著我國衛生防疫事業的蓬勃發展，各級衛生防疫中心的檔案工作也逐步走上了規范化、科學化管理的軌道，研究如何提高檔案編研工作，深入開發檔案信息資源已成為各衛生防疫中心檔案工作中一項十分重要的任務。衛生防疫中心在開展編研工作時，在突出衛生防疫專業特色上做文章，使編研材料有很強的專業性、實用性。在工作中我體會到，要開發有衛生防疫特色的檔案編研材料，要抓住以下幾個環節：

一、以業務檔案為編研工作的主要對象

衛生防疫中心在以開展衛生防病為中心的各項工作中，形成了大量的文書、業務技術、科研、基建、設備、會計、教學、聲像、實物等檔案材料。但由于衛生防疫是一項專業性很強的工作，故而反映與記錄此項工作的主要載體——業務檔案就具有了極強的專業性。此外，衛生防疫在業務上又具有連續性的特點，對疫情流行規律的認識以及在開展公共衛生的監督監測的過程中，都必須以業務檔案為依據。因此，在開展檔案編研工作時，應首先從業務檔案入手，編研材料才可能有專業特色，才能更有效地為中心開展衛生防病、監督監測工作服務。

二、選題要圍繞業務上的主要任務

檔案編研材料要有特色，要把好選題關。選題應圍繞和反映單位的中心工作和主要業務活動。脫離業務工作的選題，就談不上編研材料的專業性。為此，檔案人員應做到兩個了解和掌握。

（一）要了解和掌握單位的中心工作。在安排全年的檔案編研工作時，首先要摸清單位檔案利用需求的趨向，以此來確定編研選題，從而確保編研材料能最大限度地滿足單位實際工作的需要。只有了解和掌握單位的中心工作，才能對當年的編研工作的開展做到心中有數，才能確保編研選題在大的方向上與單位的中心工作保持一致，不偏離利用需求，更好地服務于中心工作。

（二）要了解和掌握各項業務工作內容。衛生防疫中心的主要業務是開展傳染病、地方病的預防和管理以及食品衛生、環境衛生、學校衛生、放射衛生、勞動衛生的監督監測。檔案人員在具體做各專業口的編研計劃時，應針對以上各業務工作的特點和內容來確定編研材料的題目和適合的類型。為此，檔案人員應經常深入科室，廣泛地與業務人員交流，了解各科工作職責和范圍，熟悉各業務工作的流程和具體內容，從中掌握業務人員的利用需求。此外，還可通過在借閱中開展專題利用登記、發放利用意見表和分析利用效果登記等形式，充分全面地了解和認識業務人員的利用需求。這是確保編研選題具有專業性并能符合業務需求的重要環節。

三、積極開發深層次的檔案編研材料

檔案部門在分析利用需求的基礎上，針對室藏檔案的內容和特點，可以開展多種層次的編研加工。由于衛生防病業務是一項連續性很強的工作，在開展疫情的分析預測、制定防治策略以及對公共衛生實施監督監測的過程中，都需要掌握和對比以前年度的監督監測數據，特別是在開展預防醫學科學研究時，更需要以較長年度的相關數據做依據。這就要求檔案人員對檔案信息除進行初次加工外，還應將編研工作的重點放在能系統地提供高度濃縮的檔案信息的二三次加工產品上。檔案部門在編制專題性統計分析材料時，應注意以下幾個問題：

（一）要積極爭取業務部門的配合。檔案部門根據所選題目，以中心檔案室藏檔案為依據，在完成對各年度相關數據統計后，可交予業務科室，由專業人員做出分析性報告。這樣的編研材料既內行，又有一定的深度。

（二）統計分析時間跨度要大。統計分析材料的時間跨度越大，越能揭示出規律性、本質性的信息，越能有助于業務人員認識和總結疾病流行規律及公共衛生發展趨勢。如果所跨年度過短，就沒有多少實用的價值，不能為湊編研材料的數量而忽視編研材料的實用性。

（三）統計數據真實準確完整。編研不是杜撰，它必須以檔案材料為依據，是在分析檔案原件內容的基礎上，根據選題對數據進行取舍。因此，如實地采用檔案數據，是決定編研質量及可靠程度的前提。有時，某個編研題目所需數據不能從檔案上直接得來，就需要檔案人員認真研究檔案材料，找到相關的數據進行計算而得出，不能圖省事而主觀杜撰。另外，數據必須要準確完整，不能隨意遺漏，要保證所采用的數據能系統全面地揭示編研材料的主題。要根據數據間的有機聯系進行分類，同類項目才能進行有關的計算。計算要正確，并要經過復核。

（四）形式新穎好看。編制專題性統計分析，往往以表格、數字、文字為主，形式比較單一刻板。我們可采用計算機豐富的圖表處理軟件和打印技術，使編研材料做到圖文并茂，色彩鮮艷，生動直觀，新穎好看。

四、檔案人員應具備專業知識

檔案人員要努力開發檔案信息資源，做到編研材料有特色，為衛生防病業務服務，這是衛生防疫中心檔案工作不斷發展和進取的需要。目前的衛生防疫中心檔案人員多為“半路出家”，因此加強對檔案編研工作的認識和編研知識與技能的學習是十分必要的。這是做好編研工作的基礎。

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