文書工作與文書檔案管理系統的設計與實現

魏韓利

【摘要】檔案記錄著一個社會組織的發展歷程，客觀上反映了各種問題的演變過程。文書的工作在檔案管理中占據著重要地位，在今后資料的查找等各項工作的開展都是需要檔案資料的，而這些資料的整理和收集也都是需要文書能夠給予最為迅速和直接的反映的。本文從文書檔案管理工作中存在的問題以及文書檔案管理系統實現的措施等方面進行分析論述。

一、目前文書檔案管理中存在的問題

（一）文書檔案管理制度的缺失。文書檔案管理工作對于每一個辦公室人員來說都是存在的，但是人員配置確實不是齊全的。目前，許多企業的文書檔案管理都設在行政辦公室范疇之內。行政工作任務繁雜，會出現未將檔案及時歸檔，或者是沒有按照相應的管理標準等等，這樣情況下的檔案管理，不利于檔案的綜合利用，檔案管理容易造成松散局面的出現。專業人員的確實，在檔案歸檔制度上也及容易形成各種問題。各部門對檔案管理缺乏一個標準，也容易造成各部門互相推諉等局面的出現。在出現問題時各個部門相互推諉，不利于管理。其次，很多企業不重視文書檔案的管理以及檔案管理的制度不完善，對目前文書檔案管理形成了層層阻礙。

（二）文書與檔案工作在銜接上存在著問題。文書檔案管理工作，也就是說文書以及檔案兩者部分組成，兩者有區分也有聯系，在大多數企業當中，文書檔案的管理制度基本上是割裂開來的。當然了，我們能夠看到這些管理方式的科學性以及實效性。但是，在企業中的文書工作一般是兼職人員，對于檔案管理未能形成一個全面系統的考慮。而一旦將兩者工作割裂開來，讓文書工作以及檔案管理工作形成一道無法跨越的鴻溝。文書只能是文書，未能在今后的工作中充分發揮檔案的作用，檔案沒有放在合適的地方只能夠稱之為“文書”。

（三）缺乏專業的管理人才。在文書檔案的管理過程中，每個部門都未能配置一個專業的檔案管理人員，對檔案的編排等都未能形成一個專業化的認知。檔案管理人員專業意識比較薄弱，對于一般性的文件未能做到及時有效的處理，特別是一些無編號等文件也是需要專業知識處理的。而專業人員素質的缺失影響了歸檔工作，從而導致歸檔文件質量不高。而一旦出現從業人員缺乏專業素質，缺少工作責任心，未能認真記錄或者是整理相關的檔案文件，這些便會造成檔案文件的質量問題。這些情況的出現均都會造成檔案文件的利用價值的丟失。所以說，我們應該及時采取相應的解決措施，加強企業文書檔案的收集以及歸檔工作，從而保證檔案管理工作的順利進行。

二、做好文書檔案管理系統實現的措施

（一）不斷完善檔案管理制度，提高文書檔案管理水平。文書檔案管理對一個企業的發展有著不可忽視的作用，所以說，企業領導應該充分重視文書檔案管理工作，不斷與時俱進，完善檔案的管理制度以及相應的硬件設施。將企業文書檔案管理制度有效執行，不斷促進文書檔案管理工作規范性和制度化，從而不斷提高文書管理水平。當然了，要想提高檔案管理工作的管理水平，不僅僅需要穩定辦公室人員，配備專業文書從業人員。同時，每一名員工要從思想上樹立責任意識，認真做好文件資料的收集以及整理，有系統、有標準地進行收納整理，以便以后的查找和利用。

（二）建立“自動化”管理系統，實現檔案管理工作的一體化管理。首先，我們應該將文書以及檔案的工作淡化。將所有的文書都能夠給予相應的編號，都能夠利用信息技術進行相應的存儲。畢竟，現在是一個信息化的時代。文書的儲存以及瀏覽等都將變得更加容易、更加規范。而自動化系統的設計時，需要將前期的文書資料進行整合，將文書以及檔案的信息都歸入到相應的系統之中，同時再利用計算機對這些資料進行有效的管理，從而達到資源共享。同時也能夠實現文書和檔案工作合并，在這樣自動化的管理模式下，能夠高效地將兩者的工作聯系起來，從根本上實現文書處理以及檔案管理的規范化。

（三）加強檔案管理人員的培訓，不斷提高從業人員的專業素質。作為一名專業檔案的從業人員，不僅僅需要具備專業的檔案管理知識，同時還應該具備較強責任心。除了可以利用業余時間自我提升之外，企業也應該積極組織相關專業知識的培訓工作，不斷強化從業人員的專業素質。同時，也要加強相關兼職檔案人員的知識以及技能培訓工作，讓他們在自己的工作中掌握應該如何進行文書檔案的管理工作，從自身做起，能夠更加了解文書檔案管理的有效性，同時為接下來專職人員的管理鋪平了道路。在第一次文書檔案錄入中達到專業化，有效避免了專業文書檔案管理人員二次操作。每一個人深入了解文書檔案的收集以及管理流程，有效地為檔案的管理工作打下堅實的基礎。而在錄入工作中就存在的問題，檔案管理的工作人員應及時反饋給各部門，進行及時地解決，避免問題的遺留。針對不熟悉的工作人員，可以定期給予相應的培訓，從而確保檔案管理工作的順利開展，這樣能夠有效減少檔案收集后返工情況的出現，這樣的檔案管理工作更加的高效化。當然了，文書檔案管理工作的順利開展，也離不開各部門的支持與配合。

三、總結

文書檔案管理工作是衡量一個企業檔案管理水平的重要標準，管理水平的高低也直接影響著資料的完整性以及今后的利用率。所以說，檔案管理工作應該讓每一位工作人員予以重視，能夠從以及思想層面以及實際行動中去踐行。加強文書檔案的管理工作，建立健全文書檔案管理工作的標準，從實際中不斷建立新的標準和規范，讓企業文書檔案管理能夠更加適合企業實際的發展。不斷提高文書檔案利用率，為企業的發展提供強有力的后盾。