新形勢下流動人員人事檔案管理研究

呂克琦

【摘要】隨著我國產業結構調整、國有企業改革等一系列宏觀政策的穩步推進，全國流動人員人數逐年增加。流動人員人事檔案作為個人歷史真實面貌的文件記錄，對流動人員在工資認定、職稱晉升、干部選拔等方面都起著很大的作用。本文通過分析流動人員人事檔案的現狀及存在的問題，提出了新形勢下促進流動人員人事檔案管理發展的建議。

【關鍵詞】流動人員；人事檔案；管理

一、 人員流動現狀

改革開放的新形勢下，全國的流動人員人數逐年增加。據統計，“十二五期間”，我國流動人口每年增加約800萬人，2014年年末已達到2.53億人。一方面，高校畢業生在就業的過程中形成了大規模的人員流動。2015年全國高校畢業生人數創歷史新高，達到749萬人，比2014年增加22萬，大學生就業面臨嚴峻的挑戰；另一方面，組織間再就業人員流動的數量也非常龐大。隨著我國經濟增長方式的轉變，產業結構調整、國有企業改革等一系列宏觀政策的穩步推進，造成一大批“下崗待就業”人員。盡管國家出臺一系列保障措施促進下崗職工再就業，但短時間內這類失業人員的基數仍很大。此外，還包括農村剩余勞動力向城市非農產業的流動。這三大類的流動人員對我國國民經濟的發展起著重要的作用。

二、流動人員人事檔案存在的問題分析

（一）檔案材料難以收集，歸檔信息不完整。人事檔案作為記錄個人歷史真實面貌的文件材料，必須具有真實性、完整性。然而，在現實流動人員管理的過程中，檔案歸檔材料很難收集完整。人事檔案包括十大類的材料，涵蓋學歷、工作經歷、政治面貌、獎勵與處分等多個方面，許多單位對人事檔案重視程度不夠，將精力集中在對流動人員的使用上，對工作中形成的檔案材料沒有加以收集和整理。一些單位和高校在人員流出后并未按檔案管理的相關規定，及時將檔案轉移至人才服務中心，而是交由本人代為保管。檔案信息的不完整為流動人員日后在干部選拔、職稱晉升、工齡認定等方面帶來了很大的麻煩。

（二）流動人員的檔案材料的真實性不高。人事檔案是組織考察個人基本情況的重要依據，也是本人在工作、退休期間享受政治待遇、物質待遇、精神待遇的重要參考。“三齡兩歷一身份”（年齡、工齡、黨齡和學歷、工作經歷、干部身份）是人事檔案的核心，也是流動人員人事檔案最容易失真的信息。由于流動人員檔案的管理還不完善，流動人員工作不固定，有些人為了個人私利，擅自涂改出生日期、工作經歷、入黨時間等重要信息，出現年齡越來越小、榮譽越來越多等混亂的現象，這就使得流動人員人事檔案的可信程度大大降低。

（三）檔案轉遞不完善，人檔分離的現象十分突出。流動人員的本質特點決定了檔案傳遞工作在流動人員人事檔案管理中的重要地位?！读鲃尤藛T人事檔案管理暫行規定》中明確指出，流動人員人事檔案在轉遞時必須完整齊全，應通過機要交通或專人送取，不得郵寄或交流動人員本人自帶。目前，流動人員人事檔案的轉遞很不完善，移交不及時，甚至出現不移交等現象。一些單位在轉移時不按規定采用機要信件的方式，隨意選擇快遞公司投遞檔案，或者交由個人代為移交，導致檔案的缺損、涂改和遺失。在現實的檔案管理工作中，流動人員的檔案因為沒有履行正規的轉遞手續而出現“死檔、黑檔”等人檔分離的情況時有發生。

三、流動人員人事檔案管理的建議

（一）嚴格檔案轉遞手續，實行動態化管理。隨著市場經濟體制改革的不斷深入，人員的流動越來越大，越來越頻繁，這對流動人員的人事檔案轉遞工作提出了更高的要求。單位應嚴格執行檔案管理相關規章制度，切實做好流動人員的人事檔案轉遞工作。在轉遞人事檔案前，單位應對檔案的基本信息進行核對。檔案中缺少的重要材料，如工資審批材料、年度考核材料、政治面貌等，須及時補充，確保檔案的完整性、準確性。通過選派具有檔案管理資質的人員或采用機要信件的方式投遞人事檔案，對于流動人員自帶的檔案材料，人才服務機構不得接收。

（二）做好檔案收集整理工作，確保檔案真實完整。由于流動人員流動的無規律性、不固定性，這給流動人員的檔案收集、整理、核對工作都帶來了很大的難度。要確保流動人員檔案的真實性，首先須建立健全人事檔案收集環節的管理制度。流動人員在與用人單位簽訂勞動合同時，應對檔案的收集、保存、轉遞等工作作出約定，以契約的形式在法律的層面上明確勞資雙方的責任和義務。完善流動人員人事檔案的收集網絡，可采用定時收集、跟蹤收集、補充收集等多種形式和方法。其次，改變以往被動的收集保管方式。人才服務機構應加強與用人單位之間的動態聯系，以單位集體的名義存放流動人員的人事檔案。流動人員的工資晉升材料、年度考核材料、學歷晉升材料、獎懲材料等先由單位完成，正式材料形成之后一定期限內交由人才服務中心，人才服務中心根據檔案管理的規定和要求進行整理和審核。

（三）加強檔案基礎設施建設，優化人才隊伍建設。基礎設施建設是推動流動人員人事檔案發展的前提條件。各級人力資源保障部門應加大對檔案人財物的投入力度和政策扶持，保證流動人員人事檔案存放的安全性、完整性。根據國家檔案的相關規定和要求，參照自身實際情況，改善檔案室的硬件水平，努力把檔案室建設成為符合“十防”要求的合格檔案室，強化安全保障措施。同時，加強檔案信息化建設，管理部門應針對流動人員的特點，開發出適合流動人員人事檔案管理的軟件，結合互聯網技術，建立包含人員信息、業績評價、工資晉升等業務的人才跟蹤系統，實行流動人員人事檔案動態化管理。

加強檔案管理人才隊伍建設是推動流動人員人事檔案發展的關鍵。選拔政治素質高，業務能力強的人員充實流動人員檔案管理隊伍，推進檔案人員持證上崗制度，加強崗位管理與考核。積極開展繼續教育、專題討論、學術交流等方式的檔案培訓工作。定期組織檔案管理人員系統的學習檔案學理論知識、學習檔案管理部門、組織部門關于檔案的最新文件和精神、了解本專業的學科發展動態，不斷完善和豐富檔案知識結構體系，提高檔案人員的綜合素質。

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