加強機關照片檔案管理的思考

李國生

【摘要】本文根據檔案行業標準《照片檔案管理規范》，結合檔案接收工作中發現的機關單位照片檔案管理存在的共性問題，與同行探討如何在照片形成、收集、鑒定、歸檔各環節加強管理，以提高照片檔案質量。

【關鍵詞】照片檔案；管理；技術

照片檔案能起到其它載體檔案不可替代的重要作用。然而，對于照片檔案管理，除藝術、文化等專業部門比較規范外，其它機關普遍顯得比較薄弱。

一、機關照片檔案管理存在的主要問題

（一）質量參差不齊。部分照片在材料來源、理化加工、主題表達、構圖、用光等方面尚有一些不足，降低了利用價值。

（二）收集不齊全。長期以來，機關以紙質檔案為主要保管對象，受此影響，單位工作人員不同程度地存在著重視紙質檔案、忽視其它載體檔案特別是照片檔案的現象。表現在收集工作中，既不注意收集機關內部形成的照片，又忽視與外單位共同形成的照片，任憑經辦人員交多少算多少。照片不能完整收集起來，很多有價值的照片隨著時間的推移而流失。

（三）歸檔不完整。包括數碼相機在內的照相設備在機關得到廣泛應用的當今，照片數量呈幾何級增長。機關在工作中形成的記錄其基本職能、主要工作成果、重大事件、領導人或著名人物參加本單位活動及其它具有歷史查考價值的照片、底片都應該歸檔，應該說照片檔案數量很可觀。但從本地區的情況看，實際歸檔率卻很低。我館近年來先后接收133個州級立檔單位檔案進館，其中只有8個立檔單位保存著照片檔案。某一新聞單位成立30多年來，在采訪過程中形成大量題材廣泛、內容豐富的照片，僅見諸報端的圖片就超過萬幅，從一個側面反映了改革開放以來自治州經濟、社會發展面貌，價值一般都比較高，有的具有很高的歷史價值，然而，檔案室竟沒有1張照片。又如，黨委某一綜合部門，60多年來曾組織召開很多全州性重要會議，每次會議都安排強大的宣傳陣容，但會議結束，多數照片便分散到各參會單位和個人手中，機關檔案室只保存零星的照片檔案，照片資源流失嚴重，像全州第一至三次黨代會這樣重要會議僅分別存有1張、22張、14張；1956年成立大理白族自治州慶典這一重大活動僅存17張照片。

（四）價值鑒定不準確。在鑒定過程中，由于過多考慮本單位短期內利用，忽視其長遠歷史價值，保管期限劃分很不準確，部分照片保管期限與其價值偏差過大。如，將主要領導在重要會議上講話照片資料定為短期，而將單位組織職工開展娛樂活動照片定為永久。如此問題在接收進館時還得重新鑒定、整理，造成不必要的浪費。

（五）整理不規范。編號混亂，或根本沒有編號，整袋原封不動地裝入箱柜內；固定方式不當，有的用膠粘劑將照片粘貼在紙板上的，底片不用底片袋裝，而是隨意附在照片后面；說明不規范，沒有總說明，分說明太簡單，過多使用藝術語言，照片主要內容不明了、貼切。

（六）保管條件差。沒有專用庫房，缺乏專門裝具，保管環境溫濕度變化大、塵灰多，部份照片已褪色、底片粘連，有的還存在火災等安全隱患。

（七）利用手段單一。由于復制成本和技術要求高、費時，因此多數單位基本沒有將照片數字化，沒有電子目錄，檢索基本靠手工翻閱，查閱速度慢，利用時僅以外借底片擴印或翻拍原照為主，難以適應機關高效率工作節奏需要。

二、改進方法及保障措施

（一）提高照片檔案重要性的認識。照片檔案不僅對本單位工作起重要作用，而且對維護本地區歷史面貌有一定的參考價值。為切實改進照片檔案管理，提高服務水平，檔案管理人員要努力克服重紙質檔案、輕照片檔案的思想，圍繞機關中心工作，通過配合各種紀念活動編輯圖冊、舉辦展覽等多種形式提高各部門對照片檔案重要性的認識。只有這樣，才能爭取領導的重視，協調好部門之間的關系，解決工作中存在的困難和問題，使全局上下形成齊抓共管照片檔案工作的良好氛圍。

（二）強化制度建設。照片形成面廣、經手人員多，管理難度大。為保證照片質量，使照片在各流轉環節銜接有序，根據《照片檔案管理規范》，結合各單位實際，制訂相應的管理制度，并采取可行措施，以確保照片齊全完整，維護其原始性和真實性：1.形成階段。精心維護設備，所選照相材料質量優良，技術精益求精，沖印質量過關，照片一經產生，就要使底片與照片相對應，并附有齊全的文字說明；數碼照片要注意其格式和像素達到標準要求，并要有硬拷貝。2.收集階段。照片形成渠道多，收集難度大，這就要求檔案人員及時掌握照片形成動態，當照片全部或階段形成即主動協同有關部門，及時將經辦人員手中的照片及相關材料收集齊全。3.歸檔階段。為保證照片、底片和相應說明三者的有機統一，照片的歸檔不能像紙質文件那樣，到第二年才進行，應及時歸檔。

（三）加強監督指導。檔案行政管理部門要加大監督指導力度，把照片檔案作為年度執法檢查的內容之一，要求機關設專人負責此項工作，有健全制度和科學的管理措施，使反映區域內重要會議、重大活動等價值高的照片完整保存下來。就大理州而言，作為全國唯一的白族自治州，悠久的歷史（境內歷史文化遺存豐厚，文物古跡星羅棋布， 全州已發掘的重點文物保護單位達300多項）、濃郁的民族風情（13個世居民族及其他民族豐富多彩的生活、共同創造的文化遺產）、奇異的節慶活動（三月街民族節、白族繞三靈、石寶山歌會等節日）、優美的自然風光（獨特的地理位置和氣候，孕育出了獨特的自然風光，自古就有“風花雪月地，山光水色城”的美稱，田園民居獨具特色，集全國歷史文化名城兩座，國家級風景名勝區、國家級自然保護區兩處，最佳中國魅力城市、中國內地十佳宜居地于一身，境內130多個旅游景點和4個國家森林公園構成云南省旅游業的重要骨干區和滇西北旅游熱線的核心），是攝影的理想勝地。這里時刻有絕美照片產生，關鍵是如何及時收集、整理，充分發揮照片檔案的作用，為旅游二次創業、提高大理的知名度服務。

（四）做好業務培訓。照片形成過程復雜、流轉環節多，管理難度大。隨著數碼技術的普及，數字照片越來越多，管理方法發生了根本的變化。檔案行政管理部門要抓住機遇，順勢而上，加強掃描技術、網絡技術、數碼技術、多媒體等技術的培訓。此外，檔案人員還要通過繼續教育、學術交流等多種形式拓寬視野，更新觀念，創新思維，提高照片檔案的管理水平。

（五）改善保管條件。由于感光材料的特殊性，照片檔案的保管條件比紙質檔案嚴格得多。要求有獨立庫房、專門箱柜和合適的裝具（常規照片，可用照片檔案冊；規格過大或過小的照片，可自制相冊，用相角固定在白卡板芯頁上，照片之間用中性偏堿薄紙隔開，底片袋使用中性光滑紙袋裝）松散豎放，配備空調、除濕、監控等設備，做好防火、防盜、防塵、防霉、防紫外光和濕溫度控制（相對紙質檔案，照片檔案的溫濕度要求更高）等工作，定期檢查照片質量。創造條件，將傳統照片轉換成數字照片，做好數據備份，及時采取遷延措施，維護數據安全。

從黑白到彩色、從銀鹽片到數碼像，攝影技術日趨成熟，照片種類越來越多，數量呈幾何級增長。目前，就多數檔案部門來說，要像廣東省檔案局那樣直接派檔案工作人員到現場拍攝重大活動、重大事件照片資料仍然存在不少困難。因此，加強照片檔案管理，不僅是機關工作的需要，而且對優化檔案館館藏和國家檔案資源建設具有重要意義。

【參考文獻】

[1]鄭茜.讀圖時代.中國檔案，2000（3）.