房地產開發企業項目建設文件材料歸檔的追蹤管理

文/魏絨芳

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房地產開發企業項目建設文件材料歸檔的追蹤管理

文/魏絨芳

項目文件材料的齊全完整是項目建設檔案規范化管理的前提和基礎，是項目建設檔案發揮作用的重要保證。規范房地產開發企業項目文件材料歸檔管理流程，做好項目文件材料的歸檔追蹤是保證項目建設檔案齊全完整的有效措施。

房地產項目文件材料是項目建設過程的真實記錄。是日后對項目設施設備使用、維護及改造的重要依據。項目文件材料包括了項目的前期可行性、勘察、設計、招投標、施工、監理、竣工驗收、結算、后評估文件等，這些文件材料由不同的單位形成，數量多，種類雜，收集難度大，齊全完整程度難以保證。但這些文件材料都可以對應到房地產開發企業的內部相關責任部門，由這些責任部門負責收集整理，最后移交到開發企業的綜合檔案室。所以規范房地產開發企業項目文件材料的歸檔管理流程，做好項目文件材料的追蹤管理，是保證項目建設檔案齊全完整有效措施之一

一、房地產企業項目文件材料歸檔管理過程存在問題

1.檔案意識淡薄，項目文件材料歸檔前后的職責界限劃分不清晰。

《企業檔案管理規定》第七條和《建設工程文件歸檔整理規范》明確規定，企業各部門和項目各參建單位負責歸檔文件材料的收集和整理工作，并定期移交企業檔案部門。但在實際工作中，房地產開發企業內部各部門和項目各參建單位認為收集整理工作是開發企業綜合檔案室檔案人員的工作范圍，對項目文件材料的收集整理歸檔工作有較大的抵觸情緒。具體辦理業務的開發企業專業技術人員往往是將一堆文件材料直接交給部門兼職檔案員，甚至不辦理移交手續，文件資料無相關臺賬，其結果是部分文件材料由兼職檔案員移交歸檔，部分文件材料由專業技術人員移交歸檔，歸檔前后職責界限劃分不清，導致重要文件的遺失、項目文件材料歸檔不及時、整理不規范、齊全完整無法保證等一系列問題，“歸檔時不盡職，需要時查檔案，查不到就推到檔案管理部門”，檔案人員只好把更多的時間、精力用在收集歸檔核對、檢查上。沒有精力和時間來從事檔案管理的其它工作。

2.項目文件材料管理人員不足，人員的業務素質參差不齊，影響歸檔工作進行。

以我公司為例，公司本部現設2名專職檔案管理人員，負責公司本部各門類檔案管理工作，包括項目建設檔案管理工作，其管理范圍涉及公司本部所有部門、公司直管的項目公司、分公司及子公司負責建設的所有基建項目，工作量與管理人員數量不匹配。

公司各部門和項目部的檔案人員均為兼職，但文件材料歸檔工作從形成、收集、整理到移交檔案部門，實質上是一項獨立的文件材料收發、管理和整理歸檔流程。項目部兼職檔案員除了要配合檔案部門做好項目各參建單位文件材料的組織、協調、指導、監督和檢查工作外，還有本部門文件材料的歸檔整理工作，同時還兼職項目部其他若干工作，工作量大，工作范圍繁雜。

由于檔案工作被邊緣化，項目管理中缺少一個穩定的文件材料管理隊伍。開發企業各部門的兼職檔案人員大都由新員工兼任，企業經過幾年的培訓能勝任工作了，就把兼職檔案工作又換給了新員工，年復一年，形成了惡性循環，最終導致企業內部檔案管理人員業務素質得不到提高，無法保證歸檔質量。參建單位的資料員業務素質和專業知識更加低下，流動性大，不穩定。

3.項目建設過程中，房地產企業內部管理流程不完善，缺少文件材料的歸檔管理流程。造成文件材料的追蹤困難。造成文件材料的丟失或不齊全。

房地產開發企業內部職能部門設置齊全，但管控模式并不完善，管理流程欠缺，部門職能交叉，扯皮推諉現象存在。管理制度急需完善，文件的收集、整理、歸檔未納入有關工作程序，文件收集過程控制措施不完善。同時，房地產企業人員流動性大，歸檔文件的齊全完整難以保證，甚至造成重要文件材料丟失、損毀甚至無法查考的現象。房地產項目從開始的立項到最后的竣工驗收，涉及到的外部單位繁雜，形成的項目文件資料多而雜。收集歸檔工作需內部外部多家單位共同協助配合才能完成。開發企業在整個項目資料的收集工作中擔當著重要的組織、溝通和協調的角色，而這些具體的收集歸檔工作是由開發企業的內部職能部門負責完成的，所以，規范房地產開發企業內部文件材料收集歸檔流程，做好文件材料的追蹤管理，才能規范房地產開企業的檔案管理程序。

二、項目文件材料對應關系及管理流程

1.項目文件材料對應關系。項目文件材料包括項目建設的各個階段，涉及到項目建設有關的所有單位和部門。依據基建項目管理程序和內部職能部門職責分析，項目文件材料實質上只分為內部文件材料和外部文件材料。所有的外部單位形成的外部文件材料都可以對應到開發企業的內部相關職能部門，這樣，項目文件材料的歸檔追蹤就能夠在開發企業內部落實到位。項目文件材料文件包括了項目前期形成的文件材料、項目建設階段、竣工驗收階段形成的文件材料等，比如我公司工程部、財務部、設計部、結算部、合同部、成本部、計劃部、報建部等部門都會形成與項目有關的前期資料、施工文件、竣工圖及竣工驗收時政府相關部門、質檢部門形成的驗收文件，與項目前期工作有關的外部單位如政府有關部門將形成與項目前期工作有關的文件材料。公司發展計劃部負責項目前期的可行性及土地方面的工作，項目可行性研究報告、土地文件是由外部咨詢機構和政府有關部門形成的，這項工作是由發展計劃部負責，發展計劃部就是項目文件材料的發起部門，因此，與外部業務有聯系的部門就是項目文件材料的歸檔責任部門。從下面的項目文件材料

2.項目文件材料的管理流程

項目文件材料的管理流程包括項目文件材料的發文流程、收文流程管理和管理關系圖中我們可以得出，項目文件材料都能夠對應到內部的管理部門中。經內部責任部門收集整理后移交到公司綜合辦公室檔案室歸檔。歸檔流程。項目建設過程中的每個單位或部門應遵循文件由誰發起、由誰負責歸檔的原則。

項目文件材料對應關系圖

文件的收發流程和歸檔追蹤流程圖

備注：①發文、收文均指文件材料。該流程與基建管理流程同步。②本流程的前提是項目文件材料管理制度體系健全并得到貫徹落實。③本流程既適合專業技術人員歸檔，也適合兼職和文書人員歸檔。就是文件材料從形成開始一直由負責該項工作的人員進行追蹤，直到在歸檔整理流程中向檔案部門移交成功為止。

（2）項目文件材料的歸檔整理及追蹤流程圖

三、項目文件材料歸檔管理追蹤實施措施

1.健全項目文件材料管理機制和管理網絡。

在項目準備階段，提前規劃設立項目文件材料管理機構，實行統一領導，分級管理的原則，由公司領導專職負責，明確項目檔案管理主管部門。由主管部門負責內外部各單位之間的組織、協調及收集、歸檔等具體工作。主管部門須設立專職的項目檔案管理人員，各部門根據工作需要設立（專）或兼職項目檔案人員負責本部門文件材料的收集、整理和歸檔工作。但是項目部須設立專職檔案人員，項目部檔案人員工作量大，工作面寬，既要負責項目圖紙、變更單、簽證單、認價單的收發（分發給各參建單位），公文（所有與項目有關的文件）的流轉，同時還要負責組織、協調、指導、檢查參建單位項目文件材料的收集整理和歸檔工作。參建單位和監理單位須設立專職的資料員負責本單位所形成的文件材料的收集整理和歸檔移交。只有房地產公司檔案管理部門、內部各部門、參建、監理單位共同配合、設立不同層次的管理機構和管理人員才能做好項目文件材料的收集整理工作。

2.準確劃分文件材料的歸檔范圍和歸屬部門。

房地產開發企業須根據工作職責劃分內部各部門的工作范圍以及項目文件材料的歸檔范圍，包括對應外部相關單位的內部部門產生的文件材料類型。這是做好歸檔追蹤的前提和基礎。

劃分項目文件材料的歸檔范圍就是明確企業本部檔案室、各部門和項目部歸檔工作職責和歸檔文件材料的范圍。

歸檔范圍的劃分才能明確內部各相關部門在各自工作職責范圍內產生的具體的文件材料內容，項目文件材料歸檔責任才能落實到位。保證歸檔范圍內的每一份文件材料不會遺漏，檔案室、各部門、項目部不能代替對方進行文件材料歸檔工作，文件材料的歸檔工作只能根據“誰發起，誰負責”的原則進行。但企業對此應有明確規定。

3.健全項目文件材料管理制度，明確各方職責。房地產開發企業應根據《建設工程文件歸檔整理規范》細化建設方、監理方、參建方的各方職責和項目文件材料歸檔制度，便于做好項目文件材料收集過程控制，及時編制針對內部各部門的《項目建設前期文件材料歸范圍及歸屬部門》《各部門文件材料的歸檔范圍及整理要求》等規范性文件，從細則規范項目文件從產生、流轉及最后的歸檔負責具體部門和人員，清楚易懂。便于操作，并把項目文件材料歸檔責任納入企業、部門的績效考核，在半年及年度績效考核中占一定的分值。

同時編制《施工文件及竣工圖歸檔整理細則》、《竣工驗收文件歸檔整理細則》、《參建單位工程建設文件歸檔明細及保管期限表》等管理制度，在細則里規定文件歸檔范圍、歸檔數量、裝訂格式、份數、竣工圖掃描數量及文件資料流向，并且把部分歸檔細則納入到合同管理之中，有利于項目文件資料的過程控制和過程管理。便于參建單位日常文件資料的收集和整理工作。便于管理部門日常監督檢查和歸檔追蹤工作。

房地產開發企業在項目文件材料的收集整理歸檔工作中負有重要的組織、協調和指導責任，各參建單位也要強化檔案意識，積極配合，做好自己工作范圍內文件材料的收集整理和歸檔工作，明確項目文件材料歸檔范圍及檔案流向，這樣，房地產開發企業項目文件材料的收集整理歸檔追蹤工作才能真正落實到位。才能保證項目文件材料的齊全完整。

（作者單位：陜西金泰恒業房地產有限公司）