高校圖書館采訪有效性的質量控制

孫明（沈陽理工大學圖書館，遼寧沈陽110168）

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高校圖書館采訪有效性的質量控制

孫明
（沈陽理工大學圖書館，遼寧沈陽110168）

[摘要]通過對高校圖書館內外環境和文獻資源利用數據統計分析，提出了高校圖書館采訪有效性問題。在此基礎上，提出圖書館采訪有效性的質量控制，包括采訪前的質量控制，采訪過程中的質量把關，采訪結束后的質量監督，采訪工作的組織管理。

[關鍵詞]高校圖書館采訪有效性質量控制

[分類號]G258.6

1　引言

高校圖書館的宗旨是盡最大可能滿足學校教學和科研需求。文獻資源建設是圖書館服務工作的前提和基礎，采訪工作是文獻資源建設的首要步驟，采訪工作的好壞直接影響圖書館的整體服務水平。近年來，圖書館的內部環境和外部環境發生了很大變化；利用圖書館的讀者人數不斷增加，讀者對圖書館的需求不斷細化；圖書館文獻購置經費向電子化文獻傾斜，圖書購置經費相對降低；文獻出版數量激增，圖書價格持續上漲。如何用有限的經費購買到切實適合讀者的高質量文獻，是擺在圖書館人面前的一個亟待解決的重要問題。文獻采訪有效性指的是文獻采購人員所采文獻滿足讀者需求的程度。筆者結合本館文獻采購的實際，對如何提高文獻采訪有效性的質量控制做了一些探討，希望能對圖書館文獻資源建設發揮推動作用。

2　從文獻資源利用的統計來分析采訪的有效性

文獻資源的利用情況最能反映讀者的滿意程度，是分析采訪有效性的最佳途徑。筆者利用圖書館自動化系統，對沈陽理工大學圖書館2010至2014年中文圖書的入藏及利用情況進行了統計分析，學科分類采用《中圖法》第4版，T類以其所包含的16個二級類目替代。統計數據包括：2010至2014年新書入藏分類統計；2010至2014年讀者分類借閱量統計；2010至2014年館藏利用分類統計（見圖1至圖3）。

圖1　2010至2014年新書入藏分類統計（按入藏比例）

從圖1可以看出，2010至2014年新書入藏量差異較大，入藏量最高的TP類（自動化技術、計算技術）占入藏量的17.68%，第二為F類（經濟）占13.26%，總體來看T類（工業技術）占入藏總量的38.48%，其中二級類目中TP類比例最高。入藏品種數前10名入藏量占總入藏量的72.6%，其他13類入藏量僅占總入藏量的27.4%。

圖2　2010至2014年讀者分類借閱量統計

從圖2分析得知，研究生和本科生借閱總量達97%，教師讀者占3%，說明本校圖書館服務對象中，學生讀者占主要部分，所以在采訪過程中應該重視學生讀者的閱讀需求，加大對學生讀者的需求調查，同時也要加強對教師讀者的文獻資源宣傳推廣。

圖3　2010至2014年館藏利用分類統計

從圖3的統計分析可以看出，借閱率最高的是H類，達到73.5%，其中“自動化技術、計算技術”“電子工業”“金屬學、金屬工藝”“語言、文字”“藝術”“文學”“哲學”“馬列”“歷史”“軍事”“機械、儀表工業”“武器工業”12個學科專業圖書外借品種比例超過了50%。說明這幾類圖書的讀者群比較集中，購入的圖書受關注度高。從以上的統計分析可以看出，圖書館最主要的讀者群為學生讀者，讀者的需要主要集中在如圖所示的幾個大類，這就要求我們在采訪過程中要重視學生讀者的需求，同時在采訪過程中重點留意對這幾類圖書的采購。從新書入藏和利用情況來看，新購入的圖書也是讀者借閱量最大的圖書，TP類圖書館藏量和借閱量都大，F類圖書藏量相對于借閱率偏高。從以上分析來看，本館文獻資源的供給和讀者的需求還存在一定的矛盾，需要在圖書的采訪中提高采訪的有效性，更有效地利用經費，以滿足讀者的需求。

3　采訪有效性的質量控制

筆者結合本館采訪工作實際，從采訪前的質量控制，采訪過程中的質量把關，采訪結束后的質量監督，采訪工作的組織管理四個方面來研究高校圖書館采訪有效性的質量控制問題。

3.1采訪前的質量控制

采訪前的質量控制是入藏文獻質量控制最重要的階段，也是采訪工作的核心。

3.1.1制定高校圖書館文獻采訪計劃和采訪制度

采訪計劃是圖書館采訪工作在一定時間范圍內的行動指南和采訪依據，制定科學合理的文獻采訪計劃有助于加強文獻采訪工作的針對性和有效性，減少采訪工作中的人為偏見，避免采訪過程中的盲目性、隨意性。在制定采訪計劃時要堅持需求第一的原則，使有限的經費盡可能地買到讀者最需要的圖書，使經費的使用效果最大化，并考慮學校的專業設置和發展方向。其次，要充分研究本館的館藏結構現狀，注重館藏結構的連續性、系統性、時效性以及特色館藏建設；統籌考慮各類圖書的入藏比例，重點學科與一般學科的比例，自然科學與社會科學的比例，還要考慮到學校新增專業與傳統專業的比例，保障重點專業，重點學科的專業需求同時對新增專業適當傾斜。此外，為使采訪工作有章可依，實現采訪工作的規范化、系統化，在制定采訪計劃的同時還要制定適合本館發展的采訪制度。

3.1.2搜集整理圖書出版發行信息，掌握讀者需求信息

面對繁榮復雜的圖書出版市場，擴大視野，全面了解圖書出版發行信息，及時捕捉圖書出版動向是做好采訪工作的前提條件。目前，雖然各圖書供應商會提供給圖書館大量的綜合各出版社的書目信息，各出版社也會定期提供各自的書目，雖然這些書目覆蓋面很廣，但不一定全面。面對魚龍混雜的圖書市場，只依靠這些書目信息是不夠的。采訪人員必須走出去，經常走訪出版社、特色書店，參加各種圖書展會，利用網絡、書展、報紙、電視、廣播等各種渠道獲取全面正確的圖書出版信息。

采訪人員還應該及時掌握讀者的需求信息，全面掌握學校學科分布狀況、重點學科科研情況及學科發展動態，分析現有館藏文獻結構是否合理；加強讀者需求調研，調查對象應該是全面的，除了做好對教學、科研主管人員及學科帶頭人、重點教師的訪問，針對高校學生讀者占大多數的特點，更要加強對學生讀者的訪問和溝通。通過讀者座談會、讀者薦購、問卷調查等多種方式廣泛征求需求信息，同時在訪問的過程中利用各種手段向讀者推薦展示館藏資源。

3.1.3合理選擇圖書供應商

目前大多數高校圖書館對于圖書供應商的選擇基本上都采取公開招標的方式，做好招標工作可以保證圖書的采訪質量，也使得采訪工作更加規范和程序化。根據本館近幾年的招標經驗，筆者認為，應選擇規模大、信譽好、有經濟實力、供貨速度快、到貨率高、服務好、折扣低的供應商。由于不同的圖書供應商在供貨上有自己的側重，有的偏重于京版、滬版，有的偏重于高校社和地方社，圖書館在選擇供應商時可以考慮選擇兩個以上或更多的服務內容與特點能夠平衡互補的供應商，以取各家之長，更好地提高采訪效率。在供應商中標后注意與供應商的交流和溝通，就本館的采訪特點、服務要求、館藏等隨時進行聯系，提高供應商的服務水平，提高采訪效率，最大限度保證入藏文獻的質量。

3.2采訪過程中的質量把關

采訪過程中的質量管理不僅是一個目標管理，更是一個過程管理，不能僅重視采訪完成后的質量考核和處理，應該重視采訪過程中的每一個環節，確保采訪的每一個步驟都得到質量保證。

3.2.1嚴格采訪制度，優化采訪模式

采訪制度是圖書館根據有關規章制度和本館實際制定的采訪程序和規范，一絲不茍地執行這些制度有助于保障文獻采訪的質量。

目前，高校圖書館常用的采訪模式有書目預訂、現場采購及綱目訂購幾種方式。綱目預訂在國外圖書館比較盛行，在我國也有一些高校圖書館在使用，書目預訂和現場采購相結合的采訪模式在我國高校圖書館中使用的比較普遍。采用書目預訂可以按照學校課程設置有重點地篩選書目，方便采購人員掌握所選圖書的學科比例，現場采購采訪人員可以到現場了解圖書的大概內容和質量。采用書目預訂和現場采購相結合的方式既可以避免書目預訂的盲目性，又彌補了現場選書的遺漏，從而提高圖書的到書率和到書速度。同時采訪人員還應該充分利用現代化手段，采用綱目預定、網上訂購等多元聯合的采購模式，取各家所長，互相補充，進一步提高采訪的有效性。

3.2.2保證充裕的采訪時間

現在高校圖書館基本上都是通過招標的方式選定圖書供應商，然后才可以啟動采訪工作。有的學校由于經費預算下來晚，招標工作啟動也相應地晚，經費還不允許跨年，造成采訪人員每年的有效采訪時間大大減少，為了完成當年的采購任務，采購人員需要在有限的時間內超常采購大量圖書，造成采訪人員的工作重心放在完成采購任務上，從而很難保證采訪質量，影響采訪的有效性。一些專業性很強的圖書，時效性強，由于受印刷數量的限制，采購時間晚了，往往只能看到書目而很難配到書。保證充裕的采訪時間對提高采訪的有效性是必要的，圖書館可以通過提前招標、經費跨年等方式保證充裕的采訪時間。

3.2.3對供應商的即時考核

經過計劃、調研、精心采購到的圖書，往往因為圖書供應商的到書率不高而打折扣，直接影響采訪的有效性。圖書供應商為了追求利潤的最大化，對于高折扣低利潤的圖書住住配貨不夠積極，而這些書往往是我們最需要的專業書。為了提高采訪的有效性，保證采訪工作不打折扣地實現，對供應商的即時考核是必須的。筆者結合本館的采訪實踐認為對供應商應從以下幾個方面進行考核：到書率，這是保障圖書采訪質量最重要的一個方面；到書時間，目錄滿足率（就供應商提供的目錄占出版人提供目錄的比例），數據加工。通過對這些指標的即時考核，考核結果作為給供應商分配采購額度的依據，通過考核使供應商更加重視供貨質量，使采訪質量和采訪有效性得到了保障。

3.3采訪后的質量監督

文獻采訪質量管理，不同于別的質量管理，采購的圖書進入流通部門后，需要進行事后的質量監督，對所采圖書的利用情況進行統計分析，并接受專家及讀者的評價。找出采訪過程中的缺陷，及時改正，查漏補缺。

3.3.1統計圖書利用率

圖書利用率是指定時間內，某館藏地的圖書借閱冊數或種數占本館圖書的總種數或冊數的百分比，圖書利用率能直接反映所采圖書與讀者需求的貼近程度，是檢驗采訪質量的一個重要指標。采訪人員可以利用計算機系統，定期統計出所采圖書借閱率高的、借閱率低的及借閱率為零的圖書，然后對統計結果進行綜合分析，分析這些圖書所屬的學科類別及讀者借閱比例，結合讀者對這些書的評價，對采訪結果做出評價，以改進采訪工作策略。

3.3.2做好圖書查漏補缺工作

在書目預訂和現場采購相結合的基礎上，增加圖書查漏補缺的方式可以更有效地保障圖書采訪的質量。根據圖書新書入藏及利用的統計結果，有針對性地搜集出版社的出版目錄，用來和已采到的圖書目錄進行對比分析，也可以針對供應商分別建立目錄庫，用以記錄、跟蹤采訪過程中因各種原因沒有到貨的圖書目錄。對于一些有價值的重點圖書、年鑒、連續出版物等，看看本館是否漏藏，進行整理補充。并使這項工作形成一個規律性的制度，以保證采訪的有效性。

4　加強采訪工作的組織管理

4.1建立跨部門的圖書采訪工作組

圖書館可以建立跨部門的圖書采訪工作組，工作組成員由專業的采訪人員、學科館員、各院系的專家及部分專業教師組成，制定科學詳細的操作方案和實施細則，明確各自的職責。比如采訪人員要掌握本館的館藏結構及館藏特色，對本館各類圖書的收藏情況要心中有數。學科館員要負責與各院系專家教師的及時溝通，掌握本校的重點學科、新增學科及專業發展動向，獲取充分準確的需求信息。采訪工作組不僅要對采訪工作提出合理的建議，同時還要對采訪工作進行監督，定期對入藏圖書做出客觀評價。

4.2提升采訪人員綜合素質

采訪人員是采訪工作的主體，采訪人員的素質對采訪工作的有效性起決定性作用。采訪人員的素質體現在以下兩個方面：一是要有全面的圖書館學、情報學專業知識和圖書采訪的專業技能，同時還要具備相關學科的基本知識、良好的信息意識，對讀者需求信息及圖書出版信息有敏銳的洞察力和判斷力。二是要有良好的思想品德，采訪工作不僅是一項知識性、實踐性強的工作，同時也是一項復雜、細致的工作。要求采訪人員要有強烈的事業心和責任感，在工作中能一絲不茍，吃苦耐勞。高校圖書館應該加強對采訪人員的素質培養，建立一支高質量的文獻采訪隊伍。

參考文獻：

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孫明男，1962年生。本科學歷，館員。研究方向：圖書館文獻資源建設。

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收稿日期：（2015-10-09；責編：徐向東。）