淺析聲像檔案的管理和應用

李成蘭

摘 要：與紙質檔案相比，聲像檔案的建立、保管、使用等條件比紙質檔案要求更嚴格。因此應重視對聲像檔案的作用和特點的宣傳，通過采取形式多樣的宣傳，進一步提高單位職員對聲像檔案重要性的認識，為聲像檔案的存管和利用發揮積極作用。

關鍵詞：聲像檔案；問題；對策

隨著社會進步和科技發展，聲像技術開始成熟并廣泛地涉及到當今工作和生活當中。與紙質檔案相比，聲像檔案的建立、保管、使用等條件比紙質檔案要求更嚴格。因此，建立和形成一套科學合理的聲像檔案應用機制就顯得尤為重要和必要。

一、聲像檔案的概念

聲像檔案是指主要以磁性材料或感光材料為載體、以音像為主要反映方式、記錄本單位在政治、經濟、科學、技術、文化等各項活動中直接形成的、具有保存價值的包括照片、錄音帶、錄像帶、影視片等專門載體的歷史記錄。

概括而言，聲像檔案具有以下特點：可以音畫同步將檔案內容呈現在閱讀者面前，直觀性生動而強烈；將紙質檔案需用若干文字表述的內容以極短的音像表現，生動而真實；可以隨時復制和轉換，并且攜帶方便，利于儲存和傳播，提高工作效率；因為聲像檔案是由感光材料和磁性材料為檔案載體，所以，聲像檔案受制于溫濕度、灰塵等環境影響，保管的要求比紙質檔案要高。

二、聲像檔案管理存在的主要問題

1.缺乏管理制度，檔案管理有名無實

由于不重視，致使聲像檔案管理沒有形成切實可行的制度，或者即便有了制度也不夠規范落實。這就使檔案管理者無章可循、不以為是，就會出現檔案管理混亂、檔案損壞缺失等現象。

2.管理人員不專業，聲像檔案受損

由于聲像檔案屬于科技產品的一員，要求管理者具備一定的專業知識，為檔案管理創造適宜存管的內部和外部環境。但是，有些單位由于輕視，將紙質檔案和聲像檔案的管理混為一談，結果造成聲像檔案受損與缺失。

3.存管條件不符 ，檔案保存內容不全

與紙質檔案不同，聲像檔案需要具備相應的裝具和環境條件，如果還將其按照紙質檔案一樣對待，這種換藥不換瓶的做法就會影響聲像檔案的保管質量。由于檔案管理人員缺乏專業知識，收集檔案時疏忽大意，往往會出現有音無像、有像無音、缺少必要的文字說明或文字說明不完整等現象。

三、聲像檔案的管理和應用的對策

目前，聲像檔案愈來愈展現出紙質檔案不可替代的魅力，這就對聲像檔案管理者提出了新的課題，對于如何科學建立聲像檔案及科學合理的管理及應用機制，建議如下：

1.建立規章制度，提高管理者的專業水平

根據本單位實際，制定一套切合實際的管理制度進行規范，根據管理制度細化檔案管理中的程序。如對產生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統一管理，防止分散流失，杜絕歸為己有；對聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規定等。

另外，對檔案管理者通過培訓學習等方式提高業務能力，使聲像檔案管理形成有章可循、檔案管理者專業匹配，為確保質量聲像檔案歸檔提供有效保障。

2.確定歸檔要求，明確收集范圍

檔案管理部門需配備專用檔案庫（柜、架），根據檔案管理制度統一管理本單位聲像檔案，確保聲像檔案的安全與完整。檔案的聲像資料應是原版原件（特殊情況下可接收復制品）。檔案部門應隨時收集零散的具體保存價值的聲像資料。

此外，所有歸檔的聲像資料需由形成部門編寫文字說明（包括時間、事由、地點、人物、背景、攝影者等），編寫文字說明需要做到：準確揭示檔案材料的內容，概括其反映的全部信息，標注項目正確齊全；照片的自然張、錄音（像）帶按案卷編寫文字說明，一組聲像資料聯系密切的應加文字說明；文字簡潔、語言通順；時間用阿拉伯數字表示。

聲像檔案的收集范圍主要包括：反映本單位主要職能活動工作成果和存在問題的聲像資料；各級領導人和著名人物參加的與本單位有關的重大活動的聲像資料；本單位有關人員組織或參加的重要會議，會見以及外事活動的聲像資料；涉及本單位和本系統權益的聲像資料；其它單位形成的與本公司有關的重要聲像資料；其它具有保存價值的聲像資料等。

3.改善保管條件，保障檔案質量

根據聲像檔案的材料需要恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等特點，改善和提高檔案存管環境條件，具備適宜保管聲像檔案的環境。建立一個硬件達標的聲像檔案管理室對聲像檔案的存管質量具有十分重要作用，是管理好聲像檔案的基礎和必須。

4.做好聲像檔案整理，提高對聲像檔案重要性的認識

聲像檔案的整理，應遵循有利于保持聲像檔案的有機聯系、有利于保管、有利于提供利用的原則。可按載體類別、年度、問題分類，保持分類方案的穩定。照片檔案以冊為保管單位，錄音、錄像、光盤等以盤（盒）為保管單位進行整理。聲像檔案應按照全宗、保管期限、年度、問題相結合的方式進行分類、排列及編制檔號。聲像檔案保管期限分為永久、長期、短期，保管期限的劃定應參照相應紙質檔案的保管期限確定。聲像檔案應編制檔案目錄。照片檔案以冊為單位編制目錄，每一冊內應有卷內目錄；錄音、錄像、光盤等聲像檔案，以盤（盒）為單位編制目錄。檔案入庫前要對聲像檔案進行檢查、驗收。對受到污染的照片要進行必要的技術處理。

在做好以上工作的同時，應重視對聲像檔案的作用和特點的宣傳，通過采取形式多樣的宣傳，進一步提高單位職員對聲像檔案重要性的認識，為聲像檔案的存管和利用發揮積極作用。

（作者單位：臨沂市蘭山區社會保險事業管理辦公室）