淺析企業(yè)干部人事檔案管理信息化平臺的應(yīng)用

薛青

摘 要：干部人事檔案整理工作是企業(yè)組織人事管理工作重要組成部分，是干部人事工作不可或缺的基礎(chǔ)性工作，它可以全面的、歷史的了解考察干部，是反映干部情況的基本憑證和重要依據(jù)。企業(yè)可以通過檔案，對員工進(jìn)行全方位的考察，從而確定用人機(jī)制。有利于企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，在現(xiàn)代企業(yè)中有著不可忽視的地位。本文就如何抓好干部人事檔案管理信息化平臺建設(shè)進(jìn)行了一些探討。

關(guān)鍵詞：人事檔案；信息化管理

一、企業(yè)干部人事檔案管理的現(xiàn)狀

目前，大部分企業(yè)都能夠按照《干部檔案工作條例》，加強(qiáng)企業(yè)干部檔案工作，提高科學(xué)管理水平，有效地保護(hù)和利用檔案。特別是2014年《干部人事檔案專項(xiàng)審核工作實(shí)施方案》文件下發(fā)后，對干部“三齡兩歷一身份”、家庭主要成員及重要社會關(guān)系等信息進(jìn)行審核，注重審核檔案材料是否涂改造假，干部信息是否真實(shí)準(zhǔn)確，重要原始依據(jù)材料是否完整規(guī)范，通過這項(xiàng)工作的開展，企業(yè)的干部人事檔案規(guī)范化、制度化等方面均得到了進(jìn)一步加強(qiáng)，有效地對原有干部檔案管理松懈、人事年齡信息不準(zhǔn)確、檔案涂改等亂像進(jìn)行了整改和治理。個(gè)別單位以干部人事檔案信息數(shù)據(jù)化平臺為基礎(chǔ)，建設(shè)了檔案編碼管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)干部人事檔案信息化、規(guī)范化、動態(tài)化管理，集制度查詢、編碼信息、統(tǒng)計(jì)分析、預(yù)報(bào)提醒、查借閱管理等工作內(nèi)容和服務(wù)功能為一體的全新系統(tǒng)，減少了查找時(shí)間和檔案原件的使用率，為干部工作提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案信息服務(wù)，保護(hù)檔案原件、提升工作效率。

二、檔案管理信息化平臺建設(shè)的必要性

（一）檔案管理信息平臺是綜合平臺，能夠使檔案信息實(shí)現(xiàn)縱向貫通、橫向集成和高度共享。檔案管理信息平臺深化應(yīng)用后，將實(shí)現(xiàn)檔案信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化、檔案管理自動化和檔案信息利用在線化，充分發(fā)揮檔案部門的信息服務(wù)功能，為企業(yè)生產(chǎn)、管理提供決策服務(wù)，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理水平質(zhì)的飛躍。

（二）面對檔案工作的新形勢，企業(yè)干部人事檔案工作的外部條件和內(nèi)部需求都在發(fā)生新的變化，在新時(shí)期，要適應(yīng)檔案工作的要求，必須沖破“接檔案、管檔案”的陳舊觀念，剔除影響檔案事業(yè)發(fā)展的體制弊端，檔案管理信息化平臺建設(shè)可以促進(jìn)傳統(tǒng)檔案管理理念的轉(zhuǎn)變，有利于新一代檔案管理體制的建立和完善。

（三）企業(yè)干部人事檔案管理信息化是提高工作效率，節(jié)約資源的必然要求。傳統(tǒng)檔案工作，主要是利用人工對檔案實(shí)體進(jìn)行精細(xì)的收集、整理、保管、利用等，投入的人力大，是以手工勞動為主的管理模式，花費(fèi)了大量的人力、物力。檔案管理信息化不僅大大提高了檔案的儲存量，提高了工作效率，還有力地促進(jìn)了節(jié)約型社會的建設(shè)。

三、制約檔案管理信息化平臺建設(shè)的主要因素分析

（一）檔案的本質(zhì)屬性的影響。原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性。這種原始記錄性一方面表現(xiàn)在檔案的內(nèi)容上，另一方面表現(xiàn)在檔案的形式上。在檔案管理信息化中，檔案多數(shù)以電子文檔的形式存在，從起草、修改到印發(fā)都在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，具有便于修改、便于復(fù)制特性，使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在。

（二）缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，法律法規(guī)不完善。檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是信息化建設(shè)的前提和必要條件。但目前的狀況是：檔案信息規(guī)范化統(tǒng)一的分類編碼標(biāo)準(zhǔn)不完善、不統(tǒng)一；并且由于缺乏技術(shù)組織上的支持和系統(tǒng)管理、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支撐，缺乏統(tǒng)一明確的管理性、業(yè)務(wù)性和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)；這些都制約著信息交流的范圍和程度，直接影響著檔案信息化建設(shè)的步伐。

（三）在日常檔案管理中只有根據(jù)其來源，才能形成相應(yīng)的法律責(zé)任。而在電子文檔的形成過程中，打亂了或者是破壞了原始文件的本來順序。原本清晰的法律責(zé)任界限變得模糊，缺乏法律依據(jù)使得大量的電子檔案無法充分發(fā)揮其應(yīng)有的使用價(jià)值，相關(guān)法律條例的制定迫在眉睫。

四、檔案管理信息化建設(shè)的幾點(diǎn)對策

檔案信息化平臺建設(shè)需要制定企業(yè)干部人事檔案信息化管理的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一檔案管理應(yīng)用軟件；做好電子文件、電子檔案的積累、保管、利用，保證電子文件、電子檔案的齊全、完整、有效，具體講，檔案管理信息化建設(shè)的主要對策有以下幾點(diǎn)：

（一）組織人員研究建設(shè)企業(yè)干部人事檔案信息化統(tǒng)一平臺，規(guī)范企業(yè)各單位在硬件設(shè)施的投入和建設(shè)、做到硬件配套、數(shù)據(jù)導(dǎo)入導(dǎo)出格式統(tǒng)一，內(nèi)容上要包括發(fā)展的總體框架、規(guī)劃、措施、技術(shù)支撐、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范以及相關(guān)內(nèi)容，使檔案信息化建設(shè)駛?cè)胍?guī)范、有序的發(fā)展軌道。

（二）建立電子文件管理的圖文記錄系統(tǒng)，保證檔案的真實(shí)性可靠性。由于電子化、信息化手段的應(yīng)用，檔案資料大多可以進(jìn)行數(shù)字化處理，并按數(shù)字化手稿進(jìn)行管理，以磁盤、光盤存貯量，已經(jīng)有效地解決了傳統(tǒng)檔案管理中存在的“保存”問題，在新建檔案或整理原始檔案的過程中，要注意圖文掃描收集，通過密鑰、口令等手段控制圖文修改權(quán)限，做到收集、掃描、存檔三同時(shí)，做到紙制材料與圖片資料的一致，保證檔案的真實(shí)性可靠性。

（三）統(tǒng)一規(guī)范，建立企業(yè)干部人事檔案管理現(xiàn)代技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，提高信息的可獲取性。企業(yè)干部人事檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是信息化建設(shè)的前提和必要條件。企業(yè)檔案工作部門必須要遵循標(biāo)準(zhǔn)化的原則，對收集、整理、編目、檢索、溫濕度控制、防霉防蟲以及安全保管等基礎(chǔ)性工作，都要嚴(yán)格按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范整理。

總的來說，做好企業(yè)干部人事檔案信息化管理工作是企業(yè)發(fā)展的必經(jīng)之路，企業(yè)管理者應(yīng)該深諳人事檔案管理的意義，按照人事管理工作的規(guī)律來處理工作中的一些問題，使得人事檔案管理工作向信息化邁進(jìn)，為企業(yè)在用人方面提供準(zhǔn)確真實(shí)的依據(jù)。我們應(yīng)該在企業(yè)中大力的推行企業(yè)干部人事檔案信息化管理工作，使得人力資源的配置更為合理，并給企業(yè)帶來更好更大的效益。