對文書檔案進行科學化管理的策略分析

趙婧雅

摘 要：文書檔案是記錄企業歷史發展的一個文檔形式，是企業資源管理體系中最重要的組成部分，各大小企業單位為了適應社會的發展需求與機遇和挑戰，都在發展中不斷調整自身的結構與管理模式，只有利用最新的管理模式，加強人員素質建設，采取現代化的技術手段等才能更科學、更高效的開展文書檔案管理工作。

關鍵詞：文書檔案；管理；策略研究

隨著社會的不斷發展與進步，企業的實時發展內容日漸增多，其文書檔案也日益繁雜，但從現狀考慮，企業文書檔案管理體系仍然不健全，這就在文書檔案管理中出現了一些問題，所以，加大對文書檔案管理工作的重視度，并結合相關部門進行隨時調整，通過人員教育和設立健全的、系統的文書管理檔案，并對其管理工作加以創新和實踐是各大小企事業單位首要解決的問題。

一、新時期文書檔案管理工作的發展現狀

（一）管理人員普遍綜合素質有待提高

在現今社會，文書檔案管理工作系統和繁雜，從文書檔案的形成到檔案的確立，以及檔案的歸檔，整個過程都瑣碎而繁雜，尤其是歸檔時，要保證數據、案例等信息的準確無誤，很多符號，哪怕一個小數點就會影響整個文書檔案的正確性，是不可以摻雜虛假信息和錯亂數據的，這對工作人員的要求就很高[1]。但是現在的問題在于，一些文書檔案管理人員管理思維落后，個人綜合素質不高以及專業管理水平較差，最后就導致文書檔案在管理過程中出現了一系列的問題，這與現代社會的發展趨勢和發展理念是不協調的，也不利于企業的健康、可持續發展。所以企業亟需一套行之有效的文書檔案管理體系，需要培養一批專業水平較高，道德品質優秀的工作人員，并且需要對其進行人員的規范化操作和管理。

（二）文書檔案管理工作系統不夠規范

因為現在的文書檔案管理工作系統不夠科學、規范，所以致使文書檔案在建檔和歸檔時出現了很多問題。管理人員意識不高，管理水平落后，道德感和責任感不重，以及一些個人的利益驅使致使一些工作人員在資料搜集時就開始弄虛作假，文書檔案一開始的建立就是錯誤的，信息不真實，此外，在文書歸檔過程中，因為對內容的要求比較多，有些工作人員在進行電腦輸入時不夠細致，因為一個小數點、一個公式的錯誤影響了整個文書的錯誤，這就是工作疏忽和管理失誤。另外，因為系統不夠規范，所以導致文書檔案在選擇時不夠全面，很多重大事件、重大理念沒有被采入文書檔案中，文書檔案內容空洞、簡單，這樣就不利于以后為企業查檔服務。所以，在整個系統中，文書的準確性和質量性有待考察，迫切的需要實行系統的管理制度和工作責任制。

（三）文書檔案管理方法落后

傳統的文書檔案管理工作主要采取“立案”的整理方式，基本上都是工作人員手工進行檔案的搜集、建立、歸檔和檢索工作[2]。這樣的方式繁雜、瑣碎，并且個人的影響因素很高。為了做好現代化的檔案管理工作，把好質量關，就需要正視現在文書檔案管理方法的落后性。傳統的管理方法占用了大量的人力、物力，工作效率低下，這種形式下就需要不斷調整管理方法，正確的使用現代化的方法和手段進行文書檔案管理，因為只有系統的、科學性的、規范的現代化管理模式和方法才能節約人力、物力，并更好的適應社會和企業的發展需要。

二、新時期做好文書檔案管理工作的策略研究

（一）提升文書檔案管理工作的素質培養

要想提高檔案工作管理工作的效率和質量，首要的任務就是加強文書檔案管理人員的綜合素質，要不斷培訓他們的業務水平，還應該進行素質教育和培養，讓廣大的文書檔案工作者對該本職工作有較高的思想覺悟和責任感，除了要掌握扎實的庫藏整理基本功外，還能夠做到時刻檢閱、勤加整合。文件的收、發登記是必須謹慎細致的。除了業務水平外，還應該注重工作人員的道德素養和職業操守，杜絕工作人員在進行文書檔案建檔和歸檔時出現徇私舞弊，偷工減料，投機取巧的行為發生。這就需要管理層和相關部門建立健全的管理工作體系，制定相關的人員規范責任制度，明確劃分人員的管理職責，并定期對員工進行崗內培訓和崗外教育。在整個人員調整和改善過程中領導層也應該注重于員工之間的溝通，確保時刻掌握員工的心理動態和積極的工作想法和建議。只有業務素質和思想素養雙提高了才能做到企業和員工的雙贏局面。

（二）建立標準化的文書檔案管理方法

根據企業的實際情況，建立一套系統的、科學的、標準化的管理是時代所需，企業發展的必然選擇。加強對員工進行標準化的職業培訓，建立相關的責任機制和區別各個員工的工作內容，這樣才能確保檔案的采編和資料的歸檔具有一定的系統性，并且一旦文書檔案查閱出現錯誤，也可以及時的查找相關責任人。具體的方式、方法是在建檔時統一進行工作任務分配，并在每一份文檔上標明相關的工作人員姓名等，實行管理制度責任制，這樣才能有效的提高員工的責任意識，細分工作后員工也會更加積極的開展工作，在以后的實踐中也會節約時間、節約人員成本，避免工作的交互性[3]。建立標準化的管理，注重員工對于文書檔案的質量管理，這樣對于文書檔案管理工作是極為有利的，對于日后的文書檔案的檢索效率也有著大大的提升作用。在很大程度上，建立標準化的管理對社會，對企業是有其深遠影響意義的。

（三）運用現代化管理理念和管理方法

傳統的文書檔案管理很多都是手動的，在今后的發展中亟需引入一些現代化的管理模式和管理系統。采取高科技的文書檔案管理設備，加強辦公自動化技術水平，盡量規避工作失誤，提高文檔的準確性和安全系數。最好建立一些網絡系統，并實行科學化的管理操作流程和模式。適當的調整辦公系統，設置安全網絡和高效網絡，在對文書檔案做到保密的基礎上運用現代化的方式和方法以及設備去開展工作。至于管理層的管理理念也應該實時的進行調整，以適應社會的高速發展需要。

三、總結

文書檔案是一種有據可查的歷史憑證，是企業歷史發展的真實記錄，它直接影響著企業能否實現可持續發展。在新時期，文書檔案的保密工作仍然是發展的首要前提，在此基礎之上，建立專業化的管理團隊和工作人才，并健全科學的檔案管理方式和方法才能更好的整合企業內部資源，結合企業內、外部環境，大大的提高企業文書檔案管理工作的質量，促進企業在社會中的良性發展。

參考文獻：

[1]宋曉麗.對文書檔案進行科學化管理的策略分析[J].辦公室業務，2012（4S）：32-33.

[2]周青.對文書檔案的科學化管理的對策探討[J].卷宗，2015（4）：15-15.

[3]許琦.對文書檔案科學化管理的思考[J].人力資源管理，2013（6）：258-260.