談科技檔案的管理與收集及其開發(fā)利用

朱菲菲

摘 要：本文講述了加強(qiáng)科技檔案管理對當(dāng)今社會大環(huán)境的重要性和其在市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展中所帶來的決定性作用，其表達(dá)了在執(zhí)行時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照科技檔案管理的相關(guān)制度，達(dá)到提高企業(yè)的檔案的嚴(yán)謹(jǐn)性，增強(qiáng)企業(yè)科技檔案的收納與采集的相關(guān)措施，然后闡述了如何高效的優(yōu)化企業(yè)科技檔案的開發(fā)加以利用，從而達(dá)到更好的為企業(yè)發(fā)展做貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞：科技檔案；管理；收集；開發(fā)利用

當(dāng)今社會是一個(gè)科技與信息技術(shù)飛速發(fā)展的時(shí)代，隨著我國的科技在進(jìn)步，各個(gè)領(lǐng)域都在飛速向前邁進(jìn)，檔案事業(yè)的發(fā)展也是其中之一，最為顯著的就是科技檔案的發(fā)展前景，其在工程建設(shè)中的作用越來越大，不論是在科研方面還是在設(shè)計(jì)方面而言都是比不可少的。在經(jīng)濟(jì)的帶動下，各個(gè)領(lǐng)域都離不開對科技檔案信息的需去，因此科技檔案的管理與收集是現(xiàn)在企業(yè)發(fā)展過程中應(yīng)要注重的環(huán)節(jié)，它與我們的生產(chǎn)生活息息相關(guān)，有效的提高工作效率，提高企業(yè)生產(chǎn)力的作用。

一、科技檔案的管理完善化

我國《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》中規(guī)劃了科技檔案管理的相關(guān)管理政策，來帶動檔案事業(yè)的飛速發(fā)展。[1]近幾年，無疑是科技檔案的管理水平的一次里程碑，但是對于我國各大企業(yè)來說，還是有相對的不足，在實(shí)施工作的過程中將要面臨的主要問題規(guī)范化管理的落后，這也是我們要探討的問題。

（一）管理范圍的精細(xì)化。科技檔案的管理范圍，簡要概括一下，就是要求相關(guān)的管理對象必須符合科技檔案所具有的特性與其所存在的特點(diǎn)，某種意義上來講，其實(shí)具有一定的排斥性的。科技檔案是知識形態(tài)的歷史記錄書，記錄人們所從事的科技活動中一些有保存意義的事件，能構(gòu)成科技檔案特性的要素都是科技檔案的記錄范圍，其是一個(gè)整體不可劃分。

（二）管理范圍的自律性。建立檔案管理的自律機(jī)制是管理中的重中之重，是成為本單位在統(tǒng)一公司制度中的重要組成部分，它是檔案部門與其他相關(guān)部門的關(guān)系的協(xié)調(diào)管理為目的，并且在實(shí)施相關(guān)措施時(shí)，是以確保對歸檔文件的整體完整性以及其對精準(zhǔn)的系統(tǒng)操作加以控制。其本質(zhì)是一種用來制約的機(jī)制，是以規(guī)則和制度組成的，如其要達(dá)到國家標(biāo)準(zhǔn)等相關(guān)明文規(guī)定。

（三）“一人為本”的管理理念。當(dāng)今社會飛速發(fā)展進(jìn)程中，管理理念的中心思想就是要本著以人為本，也是管理中的重要觀念，科技檔案管理也要本著這種思想，向著可持續(xù)發(fā)展道路邁進(jìn)，其主要是重視在科技檔案的形成過程中，要把“人”的思想融入到其中，在其條例中起到?jīng)Q定性作用。其次要重視檔案的后期管理中在歸檔之后，“人”的科技檔案管理中所帶來的關(guān)鍵性作用。[2]

二、科技檔案管理的收集方案

企業(yè)中的重要組成部分就是科技檔案，它是企業(yè)重要的科技技術(shù)儲備資源，直接可以體現(xiàn)一個(gè)企業(yè)的實(shí)力，反應(yīng)其的科技研究成果。在企業(yè)發(fā)展進(jìn)程中有效的收集也是其管理體系中的只要部分。只有通過收集，才能把企業(yè)科技檔案過于分化的枝條從新集中收納，方便其管理，才能保證科技檔案內(nèi)容不被流失，滿足企業(yè)發(fā)展需求。

（一）保管的統(tǒng)一性。科技檔案管理中，工程文件材料因其工作形式的原因，形成了材料周期長，種類繁多和其所在單位多等一些列特性，其全部資料都是一個(gè)相互融合的整體，不可分割，所以集中統(tǒng)一的保管是科技檔案中為確保項(xiàng)目工程實(shí)施文件的完整性中必要措施。

（二）收集歸檔的層次性。為確保其工程項(xiàng)目施工文件雖然種類繁多，但是不出現(xiàn)混亂的現(xiàn)象就要把相關(guān)的文件進(jìn)行分類從而形成自然規(guī)律，所以堅(jiān)持分階段的科技檔案管理邊防是其管理中有效的工作方案，抓住實(shí)施的工序進(jìn)行合理換分東，一步一步的進(jìn)行整理，找到就有效的整理規(guī)律，使材料收集工作能有條理的進(jìn)行下去。

（三）要明確其文件的責(zé)任單位及相關(guān)負(fù)責(zé)人。施工單位是整個(gè)項(xiàng)目工程的實(shí)施方，請主要的責(zé)任就是編繪竣工圖、監(jiān)管檔案各項(xiàng)制度、把關(guān)每一個(gè)環(huán)節(jié)與交接科技檔案手續(xù)。這就要求其檔案管理人員要對科技檔案在各個(gè)工作階段和各個(gè)部門材料進(jìn)行嚴(yán)格的檢查，認(rèn)真合適其對賬清單和材料清單是否符合相關(guān)規(guī)定，從而確認(rèn)是否符合其科技檔案的歸檔要求。

（四）收集過程中的完整性。在工程檔案的完整性至關(guān)重要，在工程項(xiàng)目竣工時(shí)，科技檔案文件包括從管理到施工在到竣工的整個(gè)工程施工階段的聲像材料，每一個(gè)內(nèi)容都是不可或缺的，也是科技檔案質(zhì)量的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)，科技檔案只有其內(nèi)容完整精準(zhǔn)以及各個(gè)施工過程的記錄在案，才能為企業(yè)提供可靠的歸檔資料。

三、科技檔案的開發(fā)與利用

（一）改成創(chuàng)新，建立新的服務(wù)體制。伴隨著我國市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，多數(shù)企業(yè)都由原先的生產(chǎn)型企業(yè)向著生產(chǎn)經(jīng)營轉(zhuǎn)型。企業(yè)的經(jīng)營活動在不斷地增多，產(chǎn)生的科技檔案也越來越多元化，對信息的要求也越來越多。在這種大環(huán)境下，檔案人員就要做到開放、主動、服務(wù)的理念，要從思想到行動做出改變，并且以往的工作態(tài)度。其檔案部門要改變以往對檔案的實(shí)體管理單一的借閱方法，要從被動變主動，積極解決科技人員對檔案資料的要求，必須認(rèn)識到開發(fā)利用檔案資源是現(xiàn)階段企業(yè)市場轉(zhuǎn)型的發(fā)展需要。

（二）編輯搜索工具。隨著企業(yè)的轉(zhuǎn)型需要，市場的擴(kuò)展也使得檔案的內(nèi)容越發(fā)的多樣化，對其開發(fā)利用者而言，檔案的信息資源猶如天空中的繁星無窮無盡。這就要求檔案存檔員在開發(fā)科技檔案資料時(shí)，必須進(jìn)行編制搜索工具，讓利用者在復(fù)雜繁瑣的科技信息資料可以輕松找到相關(guān)材料資料，采用現(xiàn)如今的計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行對目錄的編制，并使其逐步融入以往的檔案資料目錄庫，從而達(dá)到提高效率的作用。

（三）加強(qiáng)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作。檔案資源的開發(fā)與利用和檔案的基礎(chǔ)以往是息息相關(guān)的，這就代表科技檔案如果沒有高質(zhì)量的庫藏就形同虛設(shè)，如文件材料的內(nèi)容不全面等問題，都會對利用工作帶來阻礙。[3]嚴(yán)重影響工作質(zhì)量。因此就要保證抓好基礎(chǔ)的檔案業(yè)務(wù)建設(shè)，并保證其材料真實(shí)可靠和其完整性，從而達(dá)到最佳創(chuàng)造條件。

四、總結(jié)

綜上所述，科技檔案對企業(yè)的生產(chǎn)與發(fā)展有著重要意義， 只有優(yōu)質(zhì)的信息儲備資源，才能發(fā)揮科技檔案的利用率，為企業(yè)子在各個(gè)方面都帶來了至關(guān)重要的意義。在經(jīng)濟(jì)貿(mào)易發(fā)展的今天，科技檔案的信息技術(shù)資源的開發(fā)和利用，可以帶來更多的資料儲備，從而達(dá)到更好的為企業(yè)服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳永新.談科技檔案的管理與收集及其開發(fā)利用[J].安徽電氣工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2005，10（4）：112-114.

[2]李瓊英.淺談科技檔案收集與管理[J].西部探礦工程，2003，15（5）：177-178.

[3]李艷飛.關(guān)于科技檔案的管理與收集及其開發(fā)利用[J].城建檔案，2015（7）：47-48.