談科技檔案的管理與收集及其開發利用

朱菲菲

摘 要：本文講述了加強科技檔案管理對當今社會大環境的重要性和其在市場經濟發展中所帶來的決定性作用，其表達了在執行時，應嚴格按照科技檔案管理的相關制度，達到提高企業的檔案的嚴謹性，增強企業科技檔案的收納與采集的相關措施，然后闡述了如何高效的優化企業科技檔案的開發加以利用，從而達到更好的為企業發展做貢獻。

關鍵詞：科技檔案；管理；收集；開發利用

當今社會是一個科技與信息技術飛速發展的時代，隨著我國的科技在進步，各個領域都在飛速向前邁進，檔案事業的發展也是其中之一，最為顯著的就是科技檔案的發展前景，其在工程建設中的作用越來越大，不論是在科研方面還是在設計方面而言都是比不可少的。在經濟的帶動下，各個領域都離不開對科技檔案信息的需去，因此科技檔案的管理與收集是現在企業發展過程中應要注重的環節，它與我們的生產生活息息相關，有效的提高工作效率，提高企業生產力的作用。

一、科技檔案的管理完善化

我國《科學技術檔案工作條例》中規劃了科技檔案管理的相關管理政策，來帶動檔案事業的飛速發展。[1]近幾年，無疑是科技檔案的管理水平的一次里程碑，但是對于我國各大企業來說，還是有相對的不足，在實施工作的過程中將要面臨的主要問題規范化管理的落后，這也是我們要探討的問題。

（一）管理范圍的精細化?？萍紮n案的管理范圍，簡要概括一下，就是要求相關的管理對象必須符合科技檔案所具有的特性與其所存在的特點，某種意義上來講，其實具有一定的排斥性的。科技檔案是知識形態的歷史記錄書，記錄人們所從事的科技活動中一些有保存意義的事件，能構成科技檔案特性的要素都是科技檔案的記錄范圍，其是一個整體不可劃分。

（二）管理范圍的自律性。建立檔案管理的自律機制是管理中的重中之重，是成為本單位在統一公司制度中的重要組成部分，它是檔案部門與其他相關部門的關系的協調管理為目的，并且在實施相關措施時，是以確保對歸檔文件的整體完整性以及其對精準的系統操作加以控制。其本質是一種用來制約的機制，是以規則和制度組成的，如其要達到國家標準等相關明文規定。

（三）“一人為本”的管理理念。當今社會飛速發展進程中，管理理念的中心思想就是要本著以人為本，也是管理中的重要觀念，科技檔案管理也要本著這種思想，向著可持續發展道路邁進，其主要是重視在科技檔案的形成過程中，要把“人”的思想融入到其中，在其條例中起到決定性作用。其次要重視檔案的后期管理中在歸檔之后，“人”的科技檔案管理中所帶來的關鍵性作用。[2]

二、科技檔案管理的收集方案

企業中的重要組成部分就是科技檔案，它是企業重要的科技技術儲備資源，直接可以體現一個企業的實力，反應其的科技研究成果。在企業發展進程中有效的收集也是其管理體系中的只要部分。只有通過收集，才能把企業科技檔案過于分化的枝條從新集中收納，方便其管理，才能保證科技檔案內容不被流失，滿足企業發展需求。

（一）保管的統一性?？萍紮n案管理中，工程文件材料因其工作形式的原因，形成了材料周期長，種類繁多和其所在單位多等一些列特性，其全部資料都是一個相互融合的整體，不可分割，所以集中統一的保管是科技檔案中為確保項目工程實施文件的完整性中必要措施。

（二）收集歸檔的層次性。為確保其工程項目施工文件雖然種類繁多，但是不出現混亂的現象就要把相關的文件進行分類從而形成自然規律，所以堅持分階段的科技檔案管理邊防是其管理中有效的工作方案，抓住實施的工序進行合理換分東，一步一步的進行整理，找到就有效的整理規律，使材料收集工作能有條理的進行下去。

（三）要明確其文件的責任單位及相關負責人。施工單位是整個項目工程的實施方，請主要的責任就是編繪竣工圖、監管檔案各項制度、把關每一個環節與交接科技檔案手續。這就要求其檔案管理人員要對科技檔案在各個工作階段和各個部門材料進行嚴格的檢查，認真合適其對賬清單和材料清單是否符合相關規定，從而確認是否符合其科技檔案的歸檔要求。

（四）收集過程中的完整性。在工程檔案的完整性至關重要，在工程項目竣工時，科技檔案文件包括從管理到施工在到竣工的整個工程施工階段的聲像材料，每一個內容都是不可或缺的，也是科技檔案質量的一個重要標準，科技檔案只有其內容完整精準以及各個施工過程的記錄在案，才能為企業提供可靠的歸檔資料。

三、科技檔案的開發與利用

（一）改成創新，建立新的服務體制。伴隨著我國市場經濟的發展，多數企業都由原先的生產型企業向著生產經營轉型。企業的經營活動在不斷地增多，產生的科技檔案也越來越多元化，對信息的要求也越來越多。在這種大環境下，檔案人員就要做到開放、主動、服務的理念，要從思想到行動做出改變，并且以往的工作態度。其檔案部門要改變以往對檔案的實體管理單一的借閱方法，要從被動變主動，積極解決科技人員對檔案資料的要求，必須認識到開發利用檔案資源是現階段企業市場轉型的發展需要。

（二）編輯搜索工具。隨著企業的轉型需要，市場的擴展也使得檔案的內容越發的多樣化，對其開發利用者而言，檔案的信息資源猶如天空中的繁星無窮無盡。這就要求檔案存檔員在開發科技檔案資料時，必須進行編制搜索工具，讓利用者在復雜繁瑣的科技信息資料可以輕松找到相關材料資料，采用現如今的計算機技術進行對目錄的編制，并使其逐步融入以往的檔案資料目錄庫，從而達到提高效率的作用。

（三）加強基礎業務工作。檔案資源的開發與利用和檔案的基礎以往是息息相關的，這就代表科技檔案如果沒有高質量的庫藏就形同虛設，如文件材料的內容不全面等問題，都會對利用工作帶來阻礙。[3]嚴重影響工作質量。因此就要保證抓好基礎的檔案業務建設，并保證其材料真實可靠和其完整性，從而達到最佳創造條件。

四、總結

綜上所述，科技檔案對企業的生產與發展有著重要意義， 只有優質的信息儲備資源，才能發揮科技檔案的利用率，為企業子在各個方面都帶來了至關重要的意義。在經濟貿易發展的今天，科技檔案的信息技術資源的開發和利用，可以帶來更多的資料儲備，從而達到更好的為企業服務。

參考文獻：

[1]陳永新.談科技檔案的管理與收集及其開發利用[J].安徽電氣工程職業技術學院學報，2005，10（4）：112-114.

[2]李瓊英.淺談科技檔案收集與管理[J].西部探礦工程，2003，15（5）：177-178.

[3]李艷飛.關于科技檔案的管理與收集及其開發利用[J].城建檔案，2015（7）：47-48.