人事檔案管理研究

梁雪蓉

摘 要：在高校管理工作中高校人事檔案管理工作占有重要的地位。當(dāng)前隨著我國國民經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的高校人事檔案管理工作已經(jīng)不能適應(yīng)高校長遠(yuǎn)的發(fā)展，本文會(huì)重點(diǎn)針對這些問題展開論述，提出改進(jìn)人事檔案管理的對策。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；問題；對策

高校人事檔案管理工作是高校日常管理工作的重要組成部分。新形勢下，由于高校人事制度的變革，高校人事檔案管理工作面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，如何使高校人事檔案管理工作盡快適應(yīng)社會(huì)新形勢發(fā)展的需求是當(dāng)前高校人事檔案管理工作急需解決的問題，最終實(shí)現(xiàn)高校人事檔案工作的發(fā)展和創(chuàng)新，提高高校的綜合競爭力。高校人事檔案管理工作具有復(fù)雜性和專業(yè)性的特點(diǎn)，主要包括制度建設(shè)、人才隊(duì)伍建設(shè)、教學(xué)資源和信息管理建設(shè)等幾個(gè)方面。由于當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的融合，使得高校的人事檔案管理工作面臨著嚴(yán)重的沖擊，高校人才流動(dòng)頻繁，制約高校人事檔案管理工作的發(fā)展。

一、高校人事檔案管理的現(xiàn)狀和存在的問題

（一）檔案管理意識不強(qiáng)

高校人事檔案管理重視程度的高低直接決定了檔案管理水平和質(zhì)量的高低。此外檔案管理人員的自身業(yè)專業(yè)技能和思想覺悟也決定了檔案管理水平的高低。但由于當(dāng)前，從事高校人事檔案管理工作人員的綜合水平不高，導(dǎo)致他們的思想意識不夠，對檔案管理工作缺乏正確的認(rèn)識，不能正確認(rèn)識檔案管理工作，因此對基本的檔案管理范圍知識、人事檔案歸檔內(nèi)容等了解的不夠全面，所以也就不能適應(yīng)當(dāng)前高校改革與發(fā)展的大潮，為日后高校人事檔案管理工作帶來了難度。

（二）歸檔材料不完整，檔案管理缺乏規(guī)范性

近年來隨著高校辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大和高校的擴(kuò)招，高校對人才的需求也進(jìn)一步擴(kuò)大。高校急需引進(jìn)一批高水平的人才，這就無形之中提高了對高校人事檔案管理工作的要求。在這些人才引進(jìn)過程中，通常都會(huì)缺少檔案材料，有些缺少年度考核資料，有些缺少學(xué)歷材料，有些缺少職稱變動(dòng)材料，有些缺少工資變動(dòng)材料，還有的對這些材料收集不及時(shí)或是未及時(shí)歸檔，造成這些材料的漏缺，給后期的人事檔案管理工作帶來了極大的不便。這種傳統(tǒng)的人事檔案管理仍然以被動(dòng)的方式進(jìn)行，也就是通過相關(guān)部門以郵寄的方式寄送至檔案室，由于寄送不到位或是執(zhí)行不到位很容易造成檔案材料的不完善，比如高校教職員工外出培訓(xùn)或是對于一些停薪留職人員的檔案收集工作就不夠完善，影響了高校人事檔案管理工作的進(jìn)行。

（三）資金投入不足

當(dāng)前很多高校在資金投入方面還存在很大的不足，導(dǎo)致高校在硬件設(shè)備方面還存在很大的漏洞。比如很多高校并沒有將檔案庫房、閱覽室、辦公室分開，有些條件好的學(xué)校也只是將辦公室和檔案庫房分開，所以也就談不上其他設(shè)備的配備。

（四）人事檔案信息化水平低

隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的到來，高校人事檔案管理工作也要與時(shí)代接軌，將現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)引進(jìn)檔案管理中。但由于從事檔案管理的工作人員年齡偏大，思想意識落后，受傳統(tǒng)規(guī)章制度的影響，很難將計(jì)算機(jī)與紙質(zhì)檔案進(jìn)行有效結(jié)合，導(dǎo)致高校人事檔案管理工作難以實(shí)現(xiàn)信息化，他們?nèi)匀徊捎脗鹘y(tǒng)的手工完成，這樣既增加了工作量，還不能對人事檔案工作進(jìn)行有效查詢。傳統(tǒng)的人事檔案管理工作只是簡單的對材料進(jìn)行裝卷、整理，注重外在形式的管理，而對于檔案材料的完整性和準(zhǔn)確性卻不是很在意，這就造成了人力資源的極大浪費(fèi)。在一些學(xué)校中雖然配備了計(jì)算機(jī)，但這些計(jì)算機(jī)也只是進(jìn)行簡單的記錄和打印工作，并沒有真正建立起數(shù)據(jù)庫，更不能及時(shí)對人事資料進(jìn)行查詢，無法真正發(fā)揮計(jì)算機(jī)的職能。另外，有些院校雖然也建立了電子數(shù)據(jù)庫，但是由于軟件功能低下，不能對人事檔案管理工作進(jìn)行有效的整理、篩選，分類、匯總，因而無法有效的將電子數(shù)據(jù)庫與紙質(zhì)檔案進(jìn)行有效結(jié)合，降低了高校人事檔案管理的有效性。

二、改進(jìn)高校人事檔案管理工作的對策

（一）加強(qiáng)宣傳工作，提高人們對檔案重要性的認(rèn)識

要改進(jìn)高校人事檔案管理工作，首先要提高人們對于檔案管理工作的認(rèn)識。檔案記錄著每個(gè)人的出生時(shí)間、工作時(shí)間、工作經(jīng)歷、學(xué)歷、職稱等內(nèi)容，對個(gè)人的工資、晉升、退休等息息相關(guān)。因此要加大對人事檔案管理工作的認(rèn)識，提高人們的認(rèn)知度。另外還可以加大對人事檔案的宣傳力度，加深人們的檔案意識。

（二）加快檔案信息化進(jìn)程中人才隊(duì)伍建設(shè)

從事高校檔案管理人員除了要具備專業(yè)的檔案管理技能外，還要具備相關(guān)的計(jì)算機(jī)知識，這是因?yàn)樾畔⑸鐣?huì)的發(fā)展，對檔案管理工作提出了更多的要求。因此要對檔案管理人員進(jìn)行信息技術(shù)培訓(xùn)，建立科學(xué)的人才培訓(xùn)體系，制定長遠(yuǎn)的人才發(fā)展戰(zhàn)略和人才培養(yǎng)體系，此外還要健全多元化培訓(xùn)渠道，建立系統(tǒng)的人才培養(yǎng)和培訓(xùn)機(jī)制，引進(jìn)高層次人才，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)包括對工作人員進(jìn)行理論培訓(xùn)，還要加強(qiáng)檔案人員的實(shí)踐培訓(xùn)；此外，還可以通過交流和合作提升檔案管理人員的知識和能力。

（三）增加硬件投入，加快檔案信息數(shù)字化建設(shè)

加強(qiáng)高校人事檔案管理信息化建設(shè)是新時(shí)代賦予我們的新要求。在新的形勢下，要實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、制度化，必須要將信息技術(shù)與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)高校人事檔案管理的現(xiàn)代化。電子檔案是信息時(shí)代下紙質(zhì)檔案的新發(fā)展，電子檔案由兩種形態(tài)構(gòu)成，一種是直接以數(shù)字模式產(chǎn)生的數(shù)字信息檔案，另一種是通過對紙質(zhì)檔案進(jìn)行再加工后形成的原件數(shù)字檔案。數(shù)字檔案是對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的再現(xiàn)過程，但由于各地區(qū)信息化水平的不同，數(shù)字檔案建設(shè)很多還都不完善，影響了高校人事檔案的發(fā)展。如果硬件投資到位，將會(huì)把工作人員從復(fù)雜的工作中解放出來，這樣既解放了勞動(dòng)資源，保護(hù)了紙質(zhì)檔案的完整性，又方便了檔案查詢、再利用，在一定程度上提高了工作效率。

三、小結(jié)

總之，高校人事檔案管理是一項(xiàng)長期、復(fù)雜的工作，但在當(dāng)前的人事檔案管理工作中還存在著很多的問題，只有加強(qiáng)宣傳工作，提高人們對檔案重要性的認(rèn)識，加快檔案信息化進(jìn)程中人才隊(duì)伍建設(shè)，增加硬件投入，加快檔案信息數(shù)字化建設(shè)，才能有效提高高校人事檔案管理工作的效率，最終促進(jìn)高校教學(xué)工作的開展。

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