試論信息時代會計檔案管理工作的發展機遇與制約因素

吳春艷

摘 要：信息時代的到來給各行各業的發展都帶來了一定的影響，對于會計檔案管理工作而言，在信息化環境下面臨著前所未有的機遇，同時也面臨著一些制約因素需要相關部門不斷改進會計檔案管理工作模式，實現會計檔案管理工作的信息化發展。本文主要對信息時代會計檔案管理工作的發展機遇與制約因素進行了闡述，并針對信息時代會計檔案管理工作提出了幾點發展路徑。

關鍵詞：信息時代；會計檔案管理；發展機遇；制約因素

會計檔案是反映會計實踐活動的歷史記錄，是一個企業或單位經營發展歷程的憑證和寶貴資源。在新的社會發展時期，市場經濟得到了空前的發展，再加上科學技術的快速發展促進信息時代到來，在這樣的社會環境下，會計檔案的內容和載體等都發生了很大變化，這給會計檔案管理帶來了巨大的沖擊，同時會計檔案管理也開始面臨新的發展機遇和挑戰。會計檔案管理部門和相關工作人員要充分認識到目前會計檔案管理現狀，并結合當前社會發展形勢不斷改進和優化會計檔案管理工作，抓住機遇，迎接挑戰，真正實現會計檔案管理的信息化管理，使會計檔案資源在現代化的經濟建設和社會發展中發揮其應有的作用。

一、信息時代會計檔案管理工作的發展機遇

首先，信息化環境下的會計檔案管理工作需要對現有的會計檔案資源進行信息化和數字化處理，主要是通過對檔案實體和紙質資料的影像化、電子文檔錄入和數字編碼等來實現。同時，在現代計算機技術的支持下，相關部門可以依靠計算機或移動硬盤的強大存貯功能實現會計檔案的信息化存儲，這很好的解決了原來會計檔案資源不能長期存儲、保存困難的問題，非常有助于那些寶貴歷史資料的保存。其次，信息時代的到來使得信息化成為了會計檔案管理工作發展的一個重要趨勢，這也是會計檔案管理工作面臨的一個重大機遇，相關部門和工作人員開始利用現代信息技術手段開展檔案管理工作，使得整個會計檔案管理工作的效率和質量都可以得到大幅提升，實現會計檔案管理工作的現代化發展。另外，在信息化環境下，現代科學技術給會計檔案管理工作的的檢索利用帶來了便利。在傳統的人工管理階段，會計檔案檢索需要檔案管理人員去翻閱存貯編目或清單，工作效率很低，而信息時代的到來使得會計檔案管理人員可以利用現代信息技術對會計檔案進行信息化編目并建立數據庫，為會計檔案信息檢索和利用帶來了便利。同時，通過計算機和信息化手段對會計檔案資源進行分析處理，也更容易產生一些有決策參考價值的結果，非常有助于經濟的建設發展。在信息時代，會計檔案管理部門和人員要充分利用這些機遇，不斷改進和優化會計檔案管理工作模式，提升會計管理工作質量。

二、信息時代會計檔案管理工作的制約因素

（一）信息化環境的不穩定容易造成會計檔案安全威脅

在信息時代，會計檔案經過數字化和信息化處理之后是存儲在磁性介質或光盤上的， 這些信息載體由于其物理特性，很容易受到損害而導致會計檔案丟失的狀況，另外，會計檔案信息化管理軟件出現問題、計算機故障或者工作人員操作不當也可能導致會計檔案信息被無意刪除，這對新時期會計檔案管理工作的安全性造成了威脅，也是制約會計檔案管理工作發展的一個關鍵因素。因此在信息時代，相關工作人員必須要重視會計檔案資源管理所需的信息化環境建設，定期對會計檔案進行備份，防止會計檔案丟失或損壞而給企業或單位造成不可挽回的損失。

（二）信息時代對會計檔案管理人員提出了更高的要求

信息時代的到來需要越來越多的復合型人才的支撐。對于信息化環境下的會計檔案管理工作來說，需要一批高素質的會計檔案信息化管理專業人才，而人才的缺失正是現階段會計檔案管理工作面臨的一個重要挑戰。在信息時代，會計檔案管理工作不再是簡單的技術工作，而是需要會計人員既具備檔案管理工作所需的專業化理論知識和技能，又要具備必要的計算機技能、外語水平以及現代化設備綜合應用能力等， 才能滿足信息時代會計檔案管理工作的需要。

三、信息時代會計檔案管理工作的發展路徑

面對信息時代給會計檔案管理工作帶來了機遇和挑戰，會計檔案管理部門和工作人員要采取積極有效的措施，不斷改進和優化會計檔案管理工作模式，實現會計檔案管理工作在信息時代的科學發展。本文主要闡述了以下幾條發展路徑。

（一）完善信息化環境下的會計檔案管理制度

信息時代的會計檔案管理工作不同于傳統的會計檔案管理，需要一套更加科學完善的制度作為保障。首先，會計檔案管理部門要建立完善的會計檔案保管制度，包括對原有紙質檔案資源的保管以及對硬盤、磁盤等會計檔案信息載體的保管，做好防潮、防火、防磁工作。其次，定期對會計檔案進行備份，防止由于介質損壞或計算機故障造成的會計檔案損壞或丟失。另外，在信息時代要完善會計檔案管理使用制度，在查閱和使用會計檔案時要嚴格按照相關制度來進行，必須做好相關的審批登記工作，保障會計檔案的完整性和安全性。

（二）提高會計檔案管理人員的綜合素質

信息時代給會計檔案管理人員提出了更高的要求。首先，會計檔案管理工作要具備會計檔案管理所必須的專業知識和技能，其次還要具備較高的職業道德素質和責任感，嚴守工作準則，保守會計檔案機密。此外，會計檔案管理人員還要具備必要的信息素養和計算機操作技能，以滿足信息化環境下的會計檔案管理工作的要求。

（三）優化會計檔案信息化管理工作流程

信息時代的會計檔案管理工作更加復雜，涉及的范圍和內容也更加廣泛，需要相關部門優化工作流程才能使得會計檔案信息化管理工作質量得到提升。第一需要規范會計檔案歸檔程序，嚴格按照相關規定進行會計憑證、賬簿、會計報表等會計資料的收集整理和存儲；第二，利用現代信息技術手段進行會計檔案資源的數字化和信息化，并建成科學的檢索目錄和檔案數據庫；第三，對會計檔案進行定期備份、檢查，設立備查登記本并認真登記備份時間、數量及保管方式，同時對于有問題的計算機或會計檔案存儲介質進行檢查更新，防止檔案資源損壞或丟失；第四，建立嚴格的會計檔案查閱使用制度，科學的開展會計檔案的查閱使用，以提高會計檔案管理工作效率。

參考文獻：

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