如何做好水利檔案管理工作

楊淼

【摘要】水利部門在水利建設(shè)及工程管理工作所形成的具有查考價值的各種文字、圖表及數(shù)據(jù)等，對其進(jìn)行歸檔保存，即是水利檔案。做好水利檔案的管理工作，可以為以后水利工程的規(guī)劃、設(shè)計、施工、運行、維護(hù)及抗災(zāi)提供重要的依據(jù)，使其能夠更好的服務(wù)于水利工作及經(jīng)濟(jì)建設(shè)工作。

【關(guān)鍵詞】水利檔案；特點；管理工作

水利檔案具有較強的查考價值，水利檔案能夠有效的保留意歷史的真實面貌，可以為水利工作提供重要的參考依據(jù)。水利檔案對水利活動進(jìn)行真實的記錄，是水利事業(yè)發(fā)展的寶貴財富。而且隨著水利工作的不斷深入，水利檔案資料的利用價值也越來越突顯出來，在水利工作及經(jīng)濟(jì)建設(shè)工作方面發(fā)揮著越來越的重要作用。

一、水利檔案的特點

（一）綜合性強。水是人類生存和發(fā)展的重要資源，水利建設(shè)對于社會和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展至關(guān)重要。水利建設(shè)作為國民經(jīng)濟(jì)的基礎(chǔ)設(shè)施，在防洪、供水、水資源及生態(tài)等方面發(fā)揮著非常重要的作用，同時水利事業(yè)又與電力、建筑、水文、地質(zhì)及氣象等具有非常密切的聯(lián)系，這也使水利檔案具有較強的綜合性。

（二）地域性強。在自然界中水資源分布十分廣泛，但由于所處地域不同，水資源的循環(huán)規(guī)律也會存在一定的差異性，每一條河流都具有自身的獨特性，即使同一條河流其上游和下游情況也存在著許多的不同之處，這也決定了水利檔案具有較強的地域性特點。

（三）原始數(shù)據(jù)價值高。在長期治水過程中會形成大量的原始資料，這些原始資源是長期水利工作實踐的成果，具有較高的價值。特別是水文情況，由于其具有較強隨機性，變化較大，在水利工程規(guī)劃、設(shè)計和施工管理過程中需要以多年的水文氣象資料作為重要依據(jù)，這些水文資料需要在原始積累基礎(chǔ)上逐年進(jìn)行延續(xù)，因此資料時間保存越長，則其價值也就越高。

二、做好水利檔案管理工作的具體措施

（一）明確責(zé)任，強化對水利檔案的組織領(lǐng)導(dǎo)。為了做好水利檔案管理工作，各級水利部門需要對檔案的主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行明確，同時設(shè)置專職檔案管理人員，確保做到檔案工作職責(zé)的有效落實。同時檔案管理人員在工作過程中，單位主管領(lǐng)導(dǎo)還需要做好監(jiān)督和促進(jìn)工作，確保檔案管理人員能夠有效的履行職責(zé)，在水利工程建設(shè)工作能夠及時對檔案資料進(jìn)行收集和歸檔，有效的保證檔案資料的系統(tǒng)性、連續(xù)性和完整性，在對檔案資料進(jìn)行整理和歸檔過程中，需要對項目立項、設(shè)計和施工過程中形成的報告、批復(fù)、圖紙、合同、標(biāo)書、賬冊及協(xié)調(diào)文件等資料進(jìn)行重點關(guān)注。作為一線作業(yè)技術(shù)人員，需要在水利工程驗收完成扣，及時做好資料的歸檔工作，特別是施工中一些新工藝和新技術(shù)資料更應(yīng)及時進(jìn)行整理和歸檔。

（二）夯實基礎(chǔ).抓實水利檔案工作的軟、硬件建設(shè)。加大水利檔案設(shè)施的投入力度。各級部門需要有效的增加水利檔案管理工作的經(jīng)費，進(jìn)一步強化水利檔案管理工作軟硬件建設(shè)工作。首先，加快水利檔案的硬件設(shè)施建設(shè)，購置檔案管理工作中的各種設(shè)備和設(shè)施，改善檔案管理工作的環(huán)境，有效的夯實檔案管理工作的基礎(chǔ)。其次，在當(dāng)前信息化技術(shù)快速發(fā)展新形勢下，需要在完善軟硬件建設(shè)的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步推動檔案管理信息化和現(xiàn)代化建設(shè)。加快檔案管理觀念的轉(zhuǎn)變，使檔案管理人員能夠在工作中不斷創(chuàng)新，充分的運用信息化技術(shù)，有效的提高水利檔案的利用效率，確保水利檔案管理質(zhì)量的提升。有效的推進(jìn)水利檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，為水利檔案資料共享奠定良好的基礎(chǔ)。

（三）創(chuàng)新方法，運用計算機技術(shù)管理水利檔案。首先，建立水利檔案目錄系統(tǒng)。根據(jù)相關(guān)要求及水利專業(yè)特點，分類打印出各類水利檔案的總目錄和分類子目錄。把根據(jù)檔案目錄格式打印出的清單提供給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)部門等利用者，以替代原來建賬、建卡的重復(fù)性手工勞動。使利用者根據(jù)手中的清單或計算機中的目錄，就可直接進(jìn)行查詢、檢索、辦理借閱歸還手續(xù)等。其次，建立水利檔案計算機儲存系統(tǒng)。水利檔案利用頻繁，水利建設(shè)、工程管理、領(lǐng)導(dǎo)決策、水利科研等都離不開水利檔案。有時為了某個數(shù)據(jù)，往往要查閱許多資料。建立計算機儲存系統(tǒng)，該系統(tǒng)具有數(shù)據(jù)輸入、審核、轉(zhuǎn)儲、查詢、統(tǒng)計、打印等功能，操作簡便，用時較少，且查全率、查準(zhǔn)率高。再次。建立水利檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。應(yīng)用計算機將水利檔案信息進(jìn)行分類匯總，建立水利檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。在該系統(tǒng)中，將灌區(qū)和流域及行政區(qū)劃的水文地質(zhì)、土壤類別、地下水開采等一些不變資料建立“死”數(shù)據(jù)庫；按灌區(qū)和流域及行政區(qū)劃將水文氣象、國民經(jīng)濟(jì)統(tǒng)計資料、水利工程等一些需要逐年延續(xù)的資料建立“活”數(shù)據(jù)庫。

（四）用活檔案，發(fā)揮水利檔案存史資政的積極作用。圍繞工程建設(shè)的實際.水利檔案管理人員應(yīng)廣泛收集資料。盡力提供資料。注意用活檔案，讓檔案從水利工程建設(shè)中來、再服務(wù)于水利工程建設(shè)中去。此外。在嚴(yán)格履行審批手續(xù)、切實做好安全保密工作的同時，注意發(fā)揮水利檔案的服務(wù)功能。在服務(wù)中收集水利檔案，在服務(wù)中完善水利檔案，努力提高水利檔案的管理水平。

（五）加強學(xué)習(xí).提升水利檔案隊伍整體素質(zhì)。水利檔案管理工作具有較強的政策性和連續(xù)性，對檔案管理人員具有較高的要求。這就需要建設(shè)一支高素質(zhì)及作風(fēng)過硬的水利檔案管理隊伍。需要做好水利檔案管理人員培訓(xùn)和教育工作，通過業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使水利檔案管理人員能夠掌握檔案專業(yè)知識和計算機信息技術(shù)，強化知識積累，提高其業(yè)務(wù)能力。同時還要做好水利檔案管理人員的思想政治教育工作，使檔案管理人員具有較強的政治素質(zhì)和扎實的工作作風(fēng)，能夠更好的為水利檔案事業(yè)服務(wù)。

三、結(jié)束語

水利檔案工作需要有效的滿足時代發(fā)展的需求，加快推進(jìn)現(xiàn)代化的步伐，這樣才能開拓水利檔案管理工作的新局面，使水利檔案管理工作更加規(guī)范，與時俱時，更好的體現(xiàn)出水利檔案管理工作的自身價值，強化水利檔案的開發(fā)和利用工作，使水利檔案能夠更好的服務(wù)于經(jīng)濟(jì)建設(shè)。

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