在辦公自動(dòng)化背景下分析計(jì)算機(jī)信息化處理技術(shù)

鄭海燕

摘 要：在辦公環(huán)境中應(yīng)用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)信息技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化辦公模式十分必要，只有充分發(fā)揮信息化處理技術(shù)的作用，才能適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要，提升辦公行業(yè)的效率。

關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化；計(jì)算機(jī)；信息化

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，當(dāng)前的現(xiàn)代化辦公環(huán)境需要對(duì)越來(lái)越多的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行處理，由于業(yè)務(wù)逐漸復(fù)雜化，對(duì)信息的處理和傳輸面臨著新的挑戰(zhàn)。在這樣的時(shí)代背景下，傳統(tǒng)的信息處理手段已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要，傳統(tǒng)的信息處理方法不僅需要耗費(fèi)時(shí)間成本和勞動(dòng)力成本，處理信息的效率也十分低下，無(wú)法滿足現(xiàn)代人們的辦公需求。因此，在辦公環(huán)境中應(yīng)用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)信息技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化辦公模式十分必要，只有充分發(fā)揮信息化處理技術(shù)的作用，才能適應(yīng)當(dāng)今時(shí)代的發(fā)展，提升辦公行業(yè)的效率。

一、計(jì)算機(jī)技術(shù)與辦公自動(dòng)化概述

（一）計(jì)算機(jī)信息技術(shù)

在日常辦公工作中，大部分工作內(nèi)容都是對(duì)工作信息資料的分析與處理，隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，各個(gè)行業(yè)的工作內(nèi)容中，信息資料的處理工作越來(lái)越繁雜，這就為辦公帶來(lái)了極大的挑戰(zhàn)。計(jì)算機(jī)信息技術(shù)對(duì)于信息的獲取、傳送、分享、監(jiān)測(cè)等，可以以科學(xué)化的方式來(lái)對(duì)信息進(jìn)行分析和處理，對(duì)于辦公中的信息管理和信息處理有著積極作用。計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在辦公工作中的應(yīng)用主要是指通信技術(shù)、微電子技術(shù)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)等，這些技術(shù)的集合，大大提高了辦公的效率，促進(jìn)了企事業(yè)單位的進(jìn)步和發(fā)展。

（二）辦公自動(dòng)化概念

辦公自動(dòng)化是指在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的基礎(chǔ)上建立的一種新的辦公模式，這種辦公模式可以充分發(fā)揮現(xiàn)代科技和計(jì)算機(jī)先進(jìn)設(shè)備的作用，將原本混亂復(fù)雜的辦公室環(huán)境和辦公內(nèi)容更加簡(jiǎn)單化和明朗化。辦公自動(dòng)化模式不僅大大提升了辦公效率，同時(shí)也減少了人力和物力的投入，但這種辦公模式對(duì)于專業(yè)人才的專業(yè)素養(yǎng)以及設(shè)備的配備有較高層次的要求，將辦公自動(dòng)化全都落到實(shí)處存在較大的困難。

二、計(jì)算機(jī)信息化處理技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用

（一）Web.2.0技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用

在辦公自動(dòng)化背景下，互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用十分廣泛，但是互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，信息量增多，對(duì)于信息的處理和分析就迎來(lái)了更大的挑戰(zhàn)。讓計(jì)算機(jī)信息化處理技術(shù)與現(xiàn)代化辦公需求相適應(yīng)，可以在辦公中廣泛應(yīng)用Web.2.0軟件。Web.2.0軟件是一種商務(wù)溝通平臺(tái)，該軟件可以在提供辦公日常所需信息和服務(wù)的同時(shí)，利用資金實(shí)現(xiàn)為辦公商務(wù)提供信息資料的安全性和可靠性。Web.2.0軟件可以有效實(shí)現(xiàn)本公司工作人員與客戶之間的商務(wù)洽談，并減少洽談業(yè)務(wù)中出現(xiàn)不必要的信息處理問(wèn)題，同時(shí)也可以讓企業(yè)內(nèi)部部門之間加強(qiáng)溝通合作，加強(qiáng)部門與部門之間、同事與同事之間的磨合，提高企業(yè)內(nèi)部工作效率，促進(jìn)企業(yè)辦公的進(jìn)步。總體上看，Web.2.0軟件是一項(xiàng)應(yīng)用范圍較廣，適應(yīng)性較強(qiáng)的信息化處理技術(shù)。

（二）B/S型結(jié)構(gòu)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用

B/S型結(jié)構(gòu)是在C/S模式基礎(chǔ)上，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)加強(qiáng)的自動(dòng)化辦公手段。C/S模式是計(jì)算機(jī)辦公接口，可以用來(lái)連接整個(gè)系統(tǒng)的操作者和辦公應(yīng)用系統(tǒng)，這樣的模式可以實(shí)現(xiàn)辦公鏈接的直接通向性，有助于提升辦公自動(dòng)化程度。而B/S結(jié)構(gòu)是一種綜合性的系統(tǒng)，作為一種后臺(tái)Web服務(wù)器，B/S結(jié)構(gòu)系統(tǒng)是對(duì)C/S模式中傳遞的辦公信息進(jìn)行分析和處理后，把混亂的基礎(chǔ)信息整理成為有邏輯，且清晰合理的有效信息，該系統(tǒng)通過(guò)一系列HTML代碼，將有效信息反饋給辦公人員。最后，利用B/S結(jié)構(gòu)自動(dòng)化系統(tǒng)，可以儲(chǔ)存和簡(jiǎn)化數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器，這有助于存儲(chǔ)有用信息，為將來(lái)的辦公決策提供有效依據(jù)。在辦公自動(dòng)化背景下，計(jì)算機(jī)可以代替人工操作處理大量復(fù)雜的信息和數(shù)據(jù)，但是這種信息處理方式存在一個(gè)弊端，在同一時(shí)間內(nèi)，無(wú)法對(duì)所有的數(shù)據(jù)及時(shí)進(jìn)行處理和反饋，但是利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)可以先將信息數(shù)據(jù)儲(chǔ)存，然后根據(jù)辦公需求，找出需要處理的信息和數(shù)據(jù)進(jìn)行處理。這種辦公模式可以大大提升辦公效率。與此同時(shí)，利用B/S結(jié)構(gòu)模式，可以將數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器與網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器融合在一起，實(shí)現(xiàn)協(xié)同工作，這樣更有利于維護(hù)辦公系統(tǒng)，也有助于促進(jìn)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的正常運(yùn)行。

（三）計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用

多媒體技術(shù)的應(yīng)用是以計(jì)算機(jī)核心技術(shù)為中心載體，融合了圖片、視頻和音頻等多種媒體的綜合新技術(shù)，與其他計(jì)算機(jī)技術(shù)相比，多媒體技術(shù)擁有更好的交互性，多媒體技術(shù)被廣泛應(yīng)用于企業(yè)日常的辦公中。首先，多媒體技術(shù)的核心技術(shù)是數(shù)據(jù)存儲(chǔ)。多媒體技術(shù)中應(yīng)用了只讀光盤，其擁有容量大、價(jià)格低、速度快的優(yōu)點(diǎn)。其次，超文本技術(shù)是多媒體技術(shù)中的重要組成部分，超文本是一種非線性結(jié)構(gòu)，可以以節(jié)點(diǎn)為單位，并進(jìn)行信息組織，進(jìn)而通過(guò)表示節(jié)點(diǎn)與節(jié)點(diǎn)之間的關(guān)系進(jìn)行連接，構(gòu)成一個(gè)特定的信息網(wǎng)絡(luò)，操作者可以根據(jù)自己的需求進(jìn)行信息文本報(bào)的選擇。這種方式有利于提高辦公的效率。同時(shí)，還可以利用計(jì)算機(jī)對(duì)語(yǔ)言信息進(jìn)行識(shí)別和分析，即通過(guò)觀察說(shuō)話人的語(yǔ)音波形，根據(jù)特定的模型得出語(yǔ)音信號(hào)表示，進(jìn)而通過(guò)人和及其提取信號(hào)。在辦公自動(dòng)化背景下，廣泛應(yīng)用多媒體技術(shù)，可以讓用戶更好地對(duì)圖、文字、聲音等數(shù)據(jù)信息進(jìn)行處理，有效提高信息分析處理效率，促進(jìn)辦公的高效運(yùn)行。

（四）網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在辦公自動(dòng)化工作中的應(yīng)用

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公化系統(tǒng)可以有效融合科學(xué)管理和組織理論，并將其貫穿于整個(gè)辦公活動(dòng)過(guò)程中。利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公化系統(tǒng)可以充分利用組織信息資源，提升單位辦公質(zhì)量和辦公效率，同時(shí)使企業(yè)內(nèi)部工作人員協(xié)同合作，實(shí)現(xiàn)信息資源共享，打破傳統(tǒng)辦公效率模式，提升辦公效率。例如：電子郵件在辦公中的應(yīng)用，利用電子郵件可以不受信息傳遞時(shí)間和空間的束縛，也可以減少信息傳輸出錯(cuò)的問(wèn)題。利用數(shù)據(jù)通信網(wǎng)，可以為辦公提供相關(guān)的工作網(wǎng)站，有效實(shí)現(xiàn)通信雙方的安全通信，且雙方的通信信息內(nèi)容可以保存在服務(wù)器中。再如：電視會(huì)議的利用，可以實(shí)現(xiàn)會(huì)議相關(guān)人員不受時(shí)間和空間限制，進(jìn)行面對(duì)面交談，這樣可以減少企業(yè)外出費(fèi)用和時(shí)間，是經(jīng)濟(jì)便捷的最佳辦公通道。

綜上所述，在辦公自動(dòng)化背景下應(yīng)用信息化處理技術(shù)是時(shí)代發(fā)展的需要，利用信息化技術(shù)的方便快捷特性，可有效地解決信息處理中的各種繁雜問(wèn)題，也能有效實(shí)現(xiàn)辦公信息的傳送與分享。因此，對(duì)于計(jì)算機(jī)信息化處理技術(shù)的研究和探索十分必要，應(yīng)不斷完善信息化處理基礎(chǔ)，進(jìn)而將更加成熟的信息化技術(shù)應(yīng)用于自動(dòng)化辦公系統(tǒng)中，促進(jìn)現(xiàn)代辦公技術(shù)的發(fā)展與進(jìn)步。